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Categories: Inadimplência

7 passos para vencer a inadimplência

Empreender é um desafio. No Brasil então, mais ainda. Precisamos lidar com todas as nuances da construção de uma empresa e ainda navegar a burocracia brasileira e pagar altos impostos.

Mesmo vencendo tudo isso, ainda há um vilão que pode quebrar o seu negócio: a inadimplência.

A inadimplência elimina a previsibilidade do seu fluxo de caixa e isso pode fazer com que sua empresa não tenha recursos para quitar suas próprias despesas. Em apuros, você recorre a empréstimos bancários, e com isso assume novos riscos e altas taxas de juros. Se o pagamento, além de atrasado, nunca for realizado, você estará com sérios problemas.

Para que seu negócio cresça, é necessário investir continuamente. No entanto, como fazê-lo nesse cenário de incerteza?

Em sua estratégia de crescimento (e sobrevivência!) é indispensável que tenha uma abordagem bem definida para combater a inadimplência.

Aplique as práticas abaixo e constate a redução da inadimplência. Aplique-as em conjunto e desfrute de resultados ainda melhores.

1. Formalize a cobrança

A formalização da relação com o cliente é extremamente importante para prevenir e tratar casos de inadimplência.

Ter tudo bem documentado, esclarecido e registrado, além de demonstrar seriedade e profissionalismo, garante que as expectativas estejam alinhadas entre as partes. No caso da tratativa com inadimplentes chegar a vias jurídicas, toda essa documentação funciona como evidência e será usada para definir, em juízo, como e quando o cliente deve quitar suas dívidas.

O primeiro e mais importante documento é o Contrato de Prestação de Serviços, em que se detalha cada situação da relação comercial. As cláusulas específicas fundamentais abrangem o escopo do serviço prestado, a vigência do contrato, condições de rescisão e pagamento. Para cada ‘quebra’ de contrato deve-se ter uma consequência bem definida (multas específicas para rescisão e atraso de pagamento, por exemplo).

A Nota Fiscal, ou documento similar fiscalmente válido, é o que dá amparo legal à cobrança.

Independente das definições de pagamento acordadas com o cliente, é importantíssimo que lhe seja enviada uma Guia de Cobrança. Esse documento contém todos os detalhes da fatura e instruções de pagamento – e/ou um boleto bancário, por exemplo. O envio pode ser feito por email, idealmente com confirmação de entrega e leitura. É importante que o envio, e suas confirmações, fiquem registradas e seu histórico seja acessível. Isso funciona como uma ótima ferramenta para analisar os hábitos de pagamento do seu cliente, além de ser mais uma evidência de cobrança realizada.

Documento bônus: Aceite. O Aceite é a confirmação de que o produto ou serviço foi entregue conforme combinado entre as partes. É o documento comprobatório que legitima a conclusão da venda e funciona como recurso para posterior cobrança jurídica.

Vale ressaltar que essa formalização não impede que se tenha uma relação próxima e amigável com o cliente. Só é importante manter essa postura de ‘preto no branco’ para que tudo fique claro e todos saibam o que os esperam em cada situação da relação comercial. Quanto mais detalhado, menos brechas para expectativas irreais que geram problemas e desgaste entre as partes.

2. Padronize as datas de cobrança e vencimento

Sua missão é fazer o cliente eleger seu pagamento como o mais importante e conveniente dentre todos os fornecedores. Com isso em mente, estar no lugar certo e na hora certa é um diferencial altamente eficaz.

Vamos considerar dois tipos de clientes (juridicamente falando).

O primeiro é o cliente pessoa física (CPF), que provavelmente recebe seu salário até o 5º dia útil do mês. Nesse caso, faz bastante sentido definir o vencimento como dia 10, de forma que o cliente tenha recursos para pagá-la em dia.

Quando o cliente é pessoa jurídica (CNPJ), a maior parte dos pagamentos são recebidos entre os dias 5 e 15 do mês. Seguindo a mesma lógica, é interessante situar o vencimento entre os dias 10 e 15.

Para que consiga pagar em tempo hábil, é importante que o cliente já tenha em mãos a Guia de Cobrança (Fatura de Pagamento) alguns dias antes do vencimento. Deve-se tomar cuidado para não enviá-la muito antecipadamente a ponto do cliente esquecer a dívida. Entre 5 e 10 dias – estendendo-se para 15 dias se for pessoa jurídica – é um bom prazo entre cobrança e vencimento.

A exceção à regra: é importante respeitar as preferências do cliente quanto a datas específicas de cobrança e vencimento. Em geral, essa preferência é justificada para facilitar sua gestão e fluxo de caixa.

3. Não deixe seu cliente esquecer do vencimento

Assim como você, seus clientes tem muitas contas a pagar e coisas a fazer. Lembrá-los dos pagamentos a vencer tem um impacto positivo enorme, pois elimina quase a totalidade dos atrasos ocasionados pelo esquecimento.

Um lembrete por e-mail, enviado um ou dois dias antes do vencimento, funciona muito bem para esse fim.

A linguagem do lembrete deve ser cordial e o caráter de lembrete deve ser enfatizado – “Esse email é apenas um lembrete.”, por exemplo.

4. Cobre multa e juros

Dentre tantos outros pagamentos e afazeres, para que o cliente lembre-se e priorize o pagamento é preciso dar-lhe boas razões. Para isso, a cobrança de multa e juros é uma prática com eficácia comprovada.

Ainda assim, existirão casos de não pagamento por negligência, imprudência e até má fé. É bastante comum que o cliente, mesmo nesses casos, solicite a remoção de multa e juros por um motivo ou outro.  Seja rigoroso com a aplicação da penalidade para que esse comportamento não torne-se padrão. É importante que exista uma boa razão para essa dispensa.

Ao dialogar com o cliente, seja neutro e mantenha sua firmeza. Chame a atenção para a cláusula do contrato que trata sobre o assunto (vide passo 1).

O bem mais importante que você tem é sua boa relação com seus clientes, logo tome cuidado para não desgastá-la. Caso seu cliente se sinta desvalorizado ou injustiçado ele pode cancelar seu contrato. Não deixe isso acontecer. Seja sensato e saiba quando dar o braço a torcer.

5. Crie uma régua de cobrança

Cada passo das suas cobranças deve ser bem definido e executado precisamente. Este processo é definido como régua de cobrança.

Se, após a primeira cobrança, o pagamento não for realizado, a cobrança deve ser repetida até que o cliente quite sua dívida.

Além da primeira cobrança e lembrete de vencimento, o cliente deve receber repetidas cobranças e lembretes até que realize o pagamento. Determine quantas vezes esse ciclo será realizado até que o serviço seja suspenso e a cobrança seja feita judicialmente.

É importante ressaltar que tudo isso deve estar previsto em contrato (vide passo 1).

Sugestão de fluxo:
1. A primeira cobrança é enviada no primeiro dia do mês com vencimento entre os dias 5 e 15 do mês (vide passo 2).
2. Um ou dois dias antes do vencimento, um lembrete é enviado para o cliente (vide passo 3).
3. Em caso de não pagamento, a cobrança é repetida a cada 7 dias.
4. Após 4 repetições, o serviço deve ser suspenso.
5. Após 8 repetições, a cobrança deve ser feita judicialmente.

6. Faça uma avaliação de crédito

Saber, de antemão, se o novo cliente ou recém inadimplente cliente tem “nome sujo” em orgãos como SPC/Serasa o ajudará a adotar a melhor abordagem para lidar com a situação.

Ao admitir um novo cliente, caso verifique que tem “nome sujo”, poderá definir em contrato que o serviço é pré-pago, por exemplo. Outras opções incluem o pagamento por ‘módulos’, em que a cada entrega do serviço uma parte do pagamento é realizada.

No caso de um serviço contínuo e súbita inadimplência de um cliente bom pagador, é possível que o cliente esteja passando por uma situação difícil e também esteja inadimplente com outras empresas. Uma avaliação de crédito pode confirmar isso e, com essa informação, você pode definir se, e sob quais condições, continuará a prestar o serviço.

7. Otimize sua operação com tecnologia!

Operacionalizar cada um desses passos manualmente pode ser bastante trabalhoso.

Um processo bem estruturado, com todos os passos citados feitos automaticamente e continuamente melhorados é algo que, sem sombra de dúvidas, reduzirá drasticamente a inadimplência no seu negócio. Para isso, a tecnologia é sua amiga.

A solução ideal é um software de automação de cobranças, com emissão de boleto, nota fiscal e gestão financeira integrada.

Esse tipo de solução é ainda mais importante para empresas com uma carteira de clientes volumosa (mais de 50, por exemplo), casos em que a gestão manual torna-se inadequada.

Pesquise as opções e contrate a mais adequada para o seu negócio. As condições de contratação são acessíveis e você não se arrependerá.

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