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Aprenda como cancelar uma nota fiscal!

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) entrou em vigor há mais de 10 anos, mas ainda gera muitas dúvidas na cabeça dos gestores. Uma das mais frequentes é como cancelar uma nota fiscal, algo necessário em muitos casos.

O fato é que os erros são recorrentes, mas eles podem ser corrigidos quando identificados a tempo. Você tem dúvidas sobre o assunto? Então continue a leitura e entenda como é simples fazer o cancelamento!

Por que e quando devo cancelar a nota fiscal?

Podem ocorrer inúmeros problemas que geram a necessidade de cancelamento de uma nota fiscal. Entre os principais, podemos destacar falhas na digitação do número do CNPJ ou nome do fornecedor, erro no cálculo dos valores da fatura ou na quantidade de produtos e até a desistência de compra.

É preciso ter em mente que a nota fiscal é um documento importante que deve conter todas as informações corretas. Caso contrário, a empresa pode ser acusada de fraude, correndo o risco de pagar multas e de arcar com outras obrigações legais.

Quais são os processos para cancelar uma nota?

Boa parte dos erros cometidos durante a emissão de NF-e são identificados imediatamente. Nessas situações, elas podem ser canceladas dentro do prazo estabelecido por cada Secretaria da Fazenda do Estado (em torno de 24 horas).

Outro fator a se considerar é se o produto já saiu da empresa ou o serviço começou a ser prestado. Se estiver dentro do prazo e ainda não estiver em circulação, a nota fiscal pode ser cancelada sem nenhum prejuízo e na própria plataforma de emissão.

Para isso, basta procurar no menu do software (seja ele fornecido pelo estado ou pago) um botão de cancelar NF-e ou NFS-e e seguir os passos indicados na ferramenta. Se você contrata um serviço de emissão de nota fiscal, você pode contar com o suporte da empresa para te ajudar no momento de cancelamento.

No entanto, se o prazo estiver vencido ou o produto já tiver saído, é preciso seguir outros procedimentos e pagar uma multa. A nota fiscal pode ser cancelada dentro dos seguintes processos:

  • cancelamento: quando a nota foi autorizada, mas ainda não atingiu 24 horas;
  • devolução: a NF-e foi enviado e rejeitada pelo destinatário por alguma discrepância;
  • estorno: a nota já foi emitida, mas a carga não foi despachada;
  • inutilização: é descartada por estar com a numeração errada;
  • Carta de Correção Eletrônica (CC-e): emitida quando a nota possui erros simples, que não comprometem o uso;
  • complemento: utilizado para completar quantidades ou valores de uma nota fiscal.

Como cancelar uma nota fiscal de serviço? (NFS-e)

O que falamos até agora diz respeito principalmente a NF-e. As Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) possuem procedimentos diferenciados para o cancelamento, podendo ser até mais simples. No entanto, os processos podem variar de acordo com cada prefeitura.

No geral, se o ISS não tiver sido recolhido, a nota pode ser cancelada em até 6 meses da emissão. O cancelamento pode ser solicitado no próprio software de emissão. O requerimento, junto com uma declaração do tomador de serviços, deve ser encaminhado à Secretaria da Receita.

Vale lembrar que algumas prefeituras, como a de São Paulo, permitem o cancelamento dentro do prazo sem a necessidade de enviar essa documentação. Por isso, é importante prestar atenção às regras municipais.

Como você viu, cancelar uma nota fiscal nem sempre é algo burocrático, mas é preciso ter bastante atenção a todas as etapas de preenchimento para evitar qualquer problema legal. Portanto, pesquise sobre a legislação fiscal e os prazos do seu estado e município.

Em todos os casos, recomendamos sempre considerar o uso de um software de emissão de notas fiscais. Assim, além de otimizar a sua gestão, você pode contar com um suporte para te ajudar em quaisquer eventuais complicações.

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