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Como gerar boletos bancários? Aprenda aqui!

Não tem como negar: o Brasil é o país do boleto. Criado em 1993 para mais segurança às rotinas de cobrança e facilitar os recebimentos, gerar boletos bancários é tão conveniente que é o método utilizado em 50 milhões de transações todo mês.

Gerar boletos bancários facilita seu controle financeiro, o faturamento e ajuda na redução da inadimplência.

Os boletos são uma excelente forma de cobrança, tanto para as avulsas quanto para as recorrentes, como é o caso de mensalidades. Agora, com as novas regras do boleto, eles podem ser pagos em qualquer instituição financeira.

Neste artigo, vamos falar deste meio de pagamento através dos seguintes tópicos:

  1. O que é e como funciona o boleto bancário;
  2. Vantagens na utilização do boleto;
  3. Tipos de boleto;
  4. Como gerar boletos bancários;
  5. Como estipular multas e juros em cobranças.

1. O que é e como funciona o boleto bancário?

Boleto bancário é uma opção de cobrança na qual a pessoa que o emite (beneficiário) recebe o dinheiro diretamente em sua conta corrente. Já a pessoa que vai pagar (pagador), pode realizar o pagamento em qualquer banco, aplicativo financeiro, casas lotéricas e até pela internet.

O boleto conta com um código de barras e outro numérico, através do qual o sistema bancário é capaz de identificar unicamente o título, processar o pagamento e enviar essas informações para o emitente. O documento também conta com uma data de vencimento, podendo ser acrescentadas informações de multa e juros para pagamentos após o vencimento.

Anteriormente à implantação da Nova Plataforma de Cobranças, existiam boletos sem registro e com registro. Porém, atualmente, todos os boletos emitidos são obrigatoriamente registrados.

Desta forma, todas as informações sobre o pagador, beneficiário e cobrança estão centralizadas nesta plataforma central de boletos comum à todas as instituições financeiras.

Resumindo…

Em suma, o boleto bancário funciona da seguinte maneira:

  1. Beneficiário (emissor) emite o boleto;
  2. Pagador recebe o boleto e faz o pagamento;
  3. Boleto é definido como quitado pelas instituições financeiras e valor é creditado na conta do beneficiário.

como gerar boletos bancários

Exemplo de boleto bancário

2. As vantagens do boleto 

As vantagens do boleto bancário são,

  • Meio de pagamento seguro, evitando fraudes;
  • Tarifa fixa* por operação de boleto entre R$ 2,00 e R$ 5,00, o que confere uma economia quando comparado a outros meios de pagamento;
  • Tempo curto para o recebimento do valor em conta;
  • Pagamento pode ser feito em qualquer banco ou app financeiro;
  • Facilita o controle financeiro;
  • Eficaz na combate à inadimplência;
  • Profissionaliza a cobrança.

*Quando emitido diretamente com o banco, para um mesmo boleto podem ser cobradas várias tarifas para cada tipo de operação: cancelamento, liquidação, manutenção de boleto vencido, expiração, etc. Quando emitido por intermediadores, padrão de mercado é que seja uma única tarifa por boleto.

O estudo “O brasileiro e sua relação com o dinheiro”, divulgado em 2018 pelo Banco Central do Brasil, mostra que a grande maioria dos pagamentos realizados no país são feitos com dinheiro em espécie, seguidos de cartão e transferência.

Para o varejo e transações do dia a dia, esses meios de pagamento são apropriados. Já para pagamento de contas (água, luz, internet, etc) e cobranças, o boleto como um meio de pagamento é bastante apropriado e oficializa a cobrança.

Um ponto positivo de gerar boletos bancários é sua flexibilidade de pagamento. Assim sendo, o pagador pode pagar o boleto através de sua conta bancária, app financeiro, lotérica, direto no banco ou até mesmo em supermercados. Assim, o pagador tem diversas opções para pagar o boleto, o que aumenta a taxa de recebimentos do beneficiário.

A atual obrigatoriedade do registro de todos os boletos emitidos, facilita o controle financeiro e ajuda na redução de fraudes.

Podemos concluir que, por toda flexibilidade e segurança oferecida, o boleto bancário é uma excelente opção para oficializar a cobrança, manter o controle financeiro e combater a inadimplência.

3. Tipos de boleto

São dois os principais formatos de emissão de boleto: avulso e carnê.

Boletos avulsos são emitidos para pagamento único de um produto ou serviço. É um boleto registrado, o mais comum dos boletos.

O carnê é uma série de boletos avulsos. São emitidos ao mesmo tempo com informações correspondentes às parcelas de uma cobrança de um produto ou serviço. É bastante comum em escolas, para cobrança das mensalidades de um aluno.

4. Como gerar boletos bancários?

Para gerar boletos bancários existem duas opções:

  • Emissão direta com banco / instituição financeira;
  • Emissão de boletos através de um intermediador;

Ao final deste tópico, teremos uma breve discussão sobre qual é a melhor opção, bancos ou intermediadores.

Banco/Instituição Financeira

A princípio, para emissão de boletos diretamente com um banco, é preciso entrar em contato com o banco e negociar um contrato para emissão de boletos. Os boletos emitidos precisam obrigatoriamente estar relacionados a uma conta corrente – é nessa conta que serão creditados os valores recebidos.

A emissão de boletos bancários através do banco é mais comum para pessoas jurídicas. Apesar de não haver uma restrição específica, é comum ter complicações com o banco ao tentar ativar a emissão de boletos através de conta de pessoa física.

As taxas de emissão de boletos são variáveis de acordo com a negociação com o banco. Geralmente, quanto mais boletos forem emitidos, menores serão as taxas. Via de regra, as taxas ficam entre R$ 2,00 e R$ 5,00, por operação de boleto.

Então, habilitada a emissão de boletos, basta acessar o app (ou site) do banco e preencher as informações necessárias (da cobrança e do seu cliente) para emitir os boletos.

Intermediadores

A segunda opção é gerar boletos bancários através de empresas que oferecem este serviço de emissão e intermediação de pagamentos. Estas empresas são chamadas de intermediadores.

Sobretudo, além de um sistema para emissão dos boletos, é comum que essas empresas ofereçam serviços que facilitem a gestão dos boletos emitidos e acompanhamento dos pagamentos.

Existem diversos tipos de intermediadores, cada um com sua proposta específica de valor. Desde empresas focadas exclusivamente na emissão facilitada de boletos, como empresas que oferecem soluções completas de pagamento, gestão e cobranças.

Por exemplo, PagSeguro, PayPal e MercadoPago, são empresas com foco em soluções de pagamento. Enquanto, Fatura Simples, Juno e Iugu oferecem sistemas completos para gestão de cobranças, pagamentos e financeiro.

Qual melhor opção para emissão de boleto: banco ou intermediador?

Via de regra, intermediadores oferecem uma experiência facilitada na contratação, ativação e emissão dos boletos – além de tarifas mais baixas.

Contudo, vale a pena emitir boletos com o banco se o pacote de emissão contratado já inclui uma cota de boletos gratuitos ou se são pouquíssimos boletos (menos de 10). Caso contrário, os intermediadores são mais vantajosos em todos os aspectos.

Dado que você emite mais que 10 boletos mensalmente ou não tem boletos gratuitos incluso no pacote contratado com o banco, o que você precisa ponderar é qual intermediador faz mais sentido para a sua operação.

Se você precisa apenas emitir boletos (ou receber via cartão de crédito) de maneira avulsa e não estruturada, uma plataforma como a PagSeguro te atenderá bem. Caso precise de um pouco mais de controle, como cadastro de clientes e acompanhamento de cobranças, a Juno pode ser uma boa opção.

Se sua necessidade envolve um fluxo completo de captura e cadastro de clientes, cobrança de mensalidades, notificações de vencimento, emissão de notas fiscais, gestão financeira e relatórios, a Fatura Simples é a solução ideal para você.

Então, uma escolha bem feita impactará positivamente a estratégia, operação e crescimento do seu negócio, com resultados que vão além da facilidade na emissão de boletos, como melhoria na gestão, profissionalização das cobranças e redução da inadimplência.

5. Multa e Juros nos boletos bancários

Existem dois tipos de penalidade para o atraso no pagamento de boleto. São eles:

  • Multa – penalidade única para o atraso no pagamento de um boleto. A multa aplicada deve ser no máximo 2% do valor do boleto.
  • Juros – é a penalidade diária a partir do vencimento de um boleto. Por Lei, o juro de um boleto deve ser estipulado em no máximo 1% ao mês.

Estes parâmetros são definidos pelo Código de Defesa do Consumidor.

Descomplicando a gestão de pagamentos

Em síntece, a agilidade nos processos de cobrança é um fator crucial em todo negócio. A utilização de um sistema de gestão de cobranças permite otimizar rotinas de faturamento, integrando a realização de suas vendas à emissão de notas fiscais, ao envio de boletos e cobranças, e a gestão financeira.

Dessa maneira, todo o acompanhamento, da venda à conciliação bancária, é realizada em um único software, otimizando o gerenciamento de recebimentos, principalmente para um volume alto ou crescente de clientes.

A Fatura Simples é especialista em gestão e otimização de cobranças e faturamento. Oferecemos uma solução completa para:

  • controle de pagamentos e cobranças;
  • emissão de boletos bancários e notas fiscais;
  • gestão de mensalidades, assinaturas e vendas recorrentes.

Se você leu até aqui, a Fatura Simples pode transformar sua operação financeira, tornando-a eficiente, eficaz e escalável.

Acredita que precisa de um Intermediador para emissão de boletos e gestão completa da sua operação de faturamento? Solicite contato!

Descubra o que é a régua de cobrança!

A régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira essencial para garantir um bom faturamento e, consequentemente, a redução da inadimplência.

Como já definimos em um outro artigo, ela é o processo que estabelece como e quando acontecerá cada etapa da cobrança.” Apesar de ser fundamental, este é um processo inexistente, e até desconhecido, em grande parte das empresas brasileiras.

Neste artigo, você lerá sobre:

  1. Como funciona a régua de cobrança;
  2. Por que utilizar uma régua de cobrança na sua empresa;
  3. Como estabelecer este processo para diferentes meios de pagamentos;
  4. Dificuldades na execução de uma régua de cobrança;

[LEIA TAMBÉM] Régua de cobrança (solução para atingir 0% de inadimplência)

1. Como funciona uma régua de cobrança?

Não há nada misterioso no funcionamento de uma régua de cobrança. É preciso apenas identificar os melhores momentos para entrar em contato com o cliente com a finalidade de que sua fatura em aberto seja paga.

Além de definir estes momentos, é essencial escolher as melhores ferramentas de comunicação seu cliente. Podemos citar, por exemplo: email, WhatsApp e SMS.

Por exemplo, digamos que um venda acabou de ser efetuada. O passo a passo de uma régua de cobrança deve ser:

  1. Emitir fatura da venda efetuada (primeira etapa do processo);
  2. Enviar um lembrete de vencimento;

Se o pagamento foi efetuado por seu cliente e a venda foi faturada, está tudo certo!

Caso contrário, o processo define que continue o acompanhamento da situação. Portanto, siga os próximos passos até que a fatura seja paga:

  1. Enviar uma cobrança amigável até 1 semana após o vencimento;
  2. Entre 1 e 3 semanas de atraso, envie um alerta de pagamento pendente;
  3. Após 3 semanas, envie uma notificação de inadimplência;

Por fim, se o atrasou chegou ou ultrapassou 4 semanas, a sugestão é que seja enviado um alerta de suspensão dos serviços.

Foco no resultado!

Cada passo adicional citado acima está ligado à uma mensagem. Nomeamos estas mensagens de carta de cobrança. Portanto, siga esta sequência de mensagens enquanto a fatura não está quitada.

Para entender melhor a função de cada mensagem e como elaborar suas cartas de cobrança personalizadas, faça o download do nosso Kit de Cartas de Cobrança.

Perceba que, a régua de cobrança é um processo de acompanhamento da situação de pagamento de cada fatura emitida por sua empresa. A cobrança deve ser iniciada a partir do momento da venda e não apenas quando há uma situação de atraso no recebimento ou inadimplência.

Por ter este caráter atencioso com cada situação, seus resultados são bastante satisfatórios, principalmente quando é utilizada uma ferramenta de automação de cobranças.

Quer aprender as regras de uma cobrança de sucesso?

2. Porque utilizar uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é um processo essencial para a Gestão Financeira por exercer um papel de prevenção da inadimplência, portanto, colaborando também com o aumento do faturamento.

O processo te ajuda a obter o controle de todas as vendas a partir do momento em que elas são efetuadas. Assim, evita situações de suspensão de serviços ou até mesmo cobrança judicial. Quando um serviço é suspenso, há a perda de receitas previstas para os próximos meses.

O objetivo deste processo é estabelecer uma relação atenciosa com o cliente, colocando-o ao seu lado no aspecto do faturamento. Gastar horas para remediar o que podia ter sido prevenido, poderá colocar e empresa e seu cliente em lados opostos.

3. Régua de cobrança para diferentes meios de pagamento

O conceito do processo é bastante simples! Estabeleça quais serão os momentos de contato com o seu cliente e elabore uma carta de cobrança com o objetivo de levá-lo ao pagamento de sua fatura.

Agora que já temos este conceito bem fixado, veja alguns exemplos de como aplicar o processo considerando diferentes meios de pagamento.

Boleto Bancário

O primeiro ponto para se prestar atenção ao emitir um boleto bancário é sua data de vencimento. Leve em consideração as datas em que o cliente teria mais condições para efetuar o pagamento – geralmente entre os dias 5 e 15 do mês.

Após estabelecer a data de vencimento, execute a primeira etapa da cobrança: enviar o boleto junto com a fatura de serviço. Depois disso, é só enviar as próxima cartas de cobrança no momentos definidos por sua régua de cobrança.

Notificações de vencimento por SMS/WhatsApp podem ser bastante eficazes, principalmente para clientes pessoa física. No corpo da mensagem deve receber o essencial para que consiga realizar o pagamento e um link para que veja os detalhes da fatura.

Cartão de Crédito

No caso do pagamento pagamento online por cartão de crédito – como se paga pelo netflix ou spotify, por exemplo – é comum que aconteça algum problema relacionado ao limite mensal do cartão, vencimento do cartão ou suspeita de fraude.

Cada caso de insucesso na cobrança exige um caminho específico para resolução. Se o cartão estiver vencido, é preciso notificar o cliente para que seja feita a atualização para o novo cartão ou para que modifique o meio de pagamento.

Se houver suspeita de fraude, as próximas tentativas de cobrança devem ser feitas conforme regras da operadora do cartão ou do banco emissor. O mesmo vale para quando a recusa ocorre devido ao limite insuficiente.

A cobrança por cartão deve seguir fielmente as regras impostas pelo banco emissor e operadora. Caso contrário, existe a possibilidade de perder o direito de realizar esse tipo de cobrança.

Por isso, é importante que o processo esteja muito bem definido ou seja utilizada uma ferramenta para automação da cobrança.

Depósito ou transferência

O mesmo fluxo do boleto se aplica no depósito ou transferência. A dificuldade maior é na cobrança de multa e juros, já que existe a liberdade para preencher o valor. Nesse caso, pode-se cobrar o valor excedente não pago no mês seguinte.

4. Dificuldades na execução de uma régua de cobrança

Já falamos no início deste artigo que executar uma régua de cobrança exige atenção. Isso ocorre devido ao seu caráter de acompanhamento próximo em cada situação de venda.

De fato, não há mistério algum neste processo. Após a conclusão da venda, é enviada uma primeira mensagem com o resumo da venda e permanece o contato com o cliente até que o pagamento seja feito. Muito simples!

Contudo, imagine um cenário em que você efetuou 100 vendas em um período de um mês, portanto, emitiu 100 faturas. Para cada venda, uma fatura e uma aplicação da régua de cobrança.

Então, é fácil perceber que será complicado seguir todos os passos de uma boa cobrança de maneira manual. Neste caso, o ideal é procurar por uma ferramenta que execute e automatize o processo, os famosos sistemas de:

  • Gestão de Faturas;
  • Gestão de Cobranças;
  • Gestão de Cobranças e Faturamento;
  • Gestão de Faturamento;

Resumindo…

A régua de cobrança é uma ferramenta fundamental e ignorá-la é deixar dinheiro na mesa. Controlar as notificações e cobranças de maneira estratégica é essencial para manter seu fluxo de caixa sob controle.

Definir um processo de cobrança colabora  a redução da inadimplência e aumenta o seu faturamento. Além disso, colabora com a gestão do conhecimento dentro da sua empresa.

Importante lembrar que executar este processo com o auxílio de tecnologia é muito mais vantajoso, pois além de automatizar diversas etapas, existe o acesso à relatórios que ajudam na tomada de decisão de maneira muito mais eficiente e eficaz.

Agora que você sabe o que é a régua de cobrança, aprofunde-se no assunto baixando gratuitamente o nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso!

Como captar associados e financiar uma associação?

Costumamos dizer que criar é bem mais simples do que financiar uma associação. Após o desafio inicial da sensibilização de interessados, são necessários somente alguns procedimentos burocráticos para a criação oficial da entidade.

Com o passar do tempo, a captação de novos associados e financiamento das atividades da associação passam a ser os desafios constantes.

Nesse artigo você lerá sobre:

  1. Formas de captação de recursos para a sua associação;
  2. Como construir uma estrutura para adquirir novos associados;
  3. Planos para retenção e aquisição de novos membros;
  4. Como posicionar sua associação para aumentar o alcance de interessados.

Veja como muito do planejamento e execução para garantir o crescimento da sua associação estarão interligados entre os três tópicos que citamos acima.

[LEIA TAMBÉM] Associação (o que é, sua função e requisitos para fundação)

1. Como arrecadar fundos para financiar uma associação?

Toda organização tem custos para se manter. Portanto, uma associação não funciona sem um faturamento. É preciso caixa para sustentar estrutura, funcionários e demais custos.

Para gerar faturamento e financiar uma associação, você pode considerar as seguintes opções.

 

Mensalidades

Mensalidade é uma das formas mais comuns de gerar faturamento em uma associação, principalmente nas associações empresariais (ou núcleos setoriais). Cada associado paga sua mensalidade em troca da adesão ao grupo.

Neste caso, para cobrar mensalidades, você precisa ter uma estrutura de cadastro dos associados mecanismos de contato e um bom processo de cobrança para evitar inadimplência.

Se você for considerar a eficiência do trabalho nessas condições, cobrança de mensalidade é uma atividade recorrente. Como a cobrança irá ocorrer com uma periodicidade padrão o ideal é que você tenha um sistema de Gestão de Cobrança e Faturamento, assim conseguirá automatizar boa parte das suas atividades.

A automação de atividades ajuda executá-la sem larga escala sem muitos esforços. Então, caso sua associação comece a aumentar de tamanho, você sentirá pouco ou quase nenhum impacto para fazer as cobranças.

Doações e Contribuições

Com doações e contribuições, sua arrecadação será mais esporádica. Geralmente, este tipo de arrecadação é mais utilizado em associações filantrópicas.

Imagine uma ONG que trabalha em prol de questões de saúde ou humanitárias. Naturalmente, pessoas interessadas na causa se mostraram disponíveis a ajudar a organização na manutenção das suas atividades.

Patrocínios

Os patrocínios são contribuições significativas dadas por empresas ou empresários interessados em fomentar determinadas atividades. Existem diversos propósitos para uma empresa ou empresário patrocinar uma associação: filantropia, interesse comum, troca de divulgação, fomento de atividades técnicas, relacionamento com a comunidade e etc.

Parcerias Públicas ou Privadas

A depender do objetivo da associação, você pode conseguir parcerias com financiamento público ou privado. Neste caso, é uma espécie de patrocínio, porém com uma característica mais duradoura e com menor presença de marketing.

Vale lembrar que as parcerias também podem não trazer renda para a associação, mas podem ser utilizadas como barganha perante seus associados.

Por exemplo, existem parcerias que tornam possível oferecer descontos e condições especiais na compra de produtos ou serviços.

Eventos

Eventos de baixo risco podem ser uma excelente forma de fazer caixa e engajar a comunidade em volta da associação. Você pode organizar palestras, workshops e meetups

Os eventos podem ser utilizados de diferentes maneiras. Por exemplo, para associados, um determinado encontro é grátis. Enquanto isso, abrir este mesmo encontro para não-associados mediante pagamento de entrada.

Isso seria uma forma de fazer caixa e abrir portas para que os interessados tenham uma experiência tangível e possam tomar sua decisão sobre associar-se ou não.

Aplicações Financeiras

Este talvez seja um dos modelos menos praticados para financiar uma associação, mas que pode trazer um bom retorno financeiro. Primeiramente, para captar recursos com investimento, você deve ter o que investir. Portanto, esta opção é sempre considerada quando existe uma reserva financeira.

Faz mais sentido falar em aplicações financeiras para aquelas associações mais maduras. Com reserva em caixa, é decidido por meio democrático fazer investimentos a longo prazo para a organização.


Como você pode ver, são inúmeras as formas de faturamento para uma associação. Para descobrir as melhores formas de gerar receita, tenha em mente a área de atuação.

Por exemplo, para associações empresariais, as formas mais comuns são a mensalidade e eventos. Porém, algumas delas também podem utilizar-se das aplicações financeiras, parcerias e/ou patrocínios.

Para financiar uma associação filantrópica, pode fazer mais sentido gerar receita a partir de eventos, doações e/ou patrocínio.

2. Construindo uma estrutura escalável para aquisição de novos associados

Para garantir o crescimento organizado da sua associação, é necessária uma estrutura escalável. Planeje uma organização a qual seja possível aumentar o seu tamanho sem a necessidade de alto investimento na operação.

Assim, você sentirá muito pouco a diferença na gestão e organização operando para 100 ou 10.000 associados. Dessa forma, podemos citar os seguintes pontos como cruciais:

Detalhando as informações da sua associação em um site

Um site bem elaborado vai te ajudar a encurtar caminhos e evitar perda de tempo com atendimentos básicos. Quando falamos em atendimentos básicos, são aqueles tipos de informações que podem ser transmitidos de maneira impessoal através do seu site.

Abaixo, listamos alguns pontos essenciais que um bom site de associação deve abordar:

  • Propósito da associação – o propósito é a base do engajamento e necessário para trabalhar a sua causa;
  • Informações para contato – informações para contato é uma prioridade. Você deve estar sempre ao alcance dos seus interessados;
  • Benefícios para associados – mostrar o valor que sua associação agrega será fundamental na tomada de decisão de filiação;
  • Formulário para facilitar a filiação de novos membros – colher informações prévias dos interessados na filiação é fundamental. Inclusive, em algumas associações uma das etapas do processo de filiação é a aprovação pelos já associados;
  • Equipe que faz a associação funcionar – mesmo que seja um ponto de menor conversão, mostrar a equipe da associação faz parte de um trabalho de marca (branding);

Quem e quantos são os associados – quanto maior for a associação, maior será a certeza de que ela está oferecendo bons benefícios. Mostrar o tamanho da sua rede de associados traz credibilidade à sua organização.

Porque automatizar processos na minha associação?

A automação de processos em uma organização traz a possibilidade de concluir mais atividades com um menor número de recursos ou colaboradores. Como a realidade das associações é geralmente contar com uma equipe de voluntários, utilizar soluções para a automação pode diminuir bastante o tempo gasto com a gestão.

Por exemplo, uma solução que automatiza a cobrança de mensalidades (faturamento) facilitará a arrecadação. Com o processo automático, o funcionário terá mais tempo para acompanhar as situações mais críticas, caso necessário, e agir de acordo com a situação.

Ofereça diferentes tipos de adesão na sua associação

A depender do segmento em que sua associação está atuando, pode surgir a possibilidade de oferecer diferentes tipos de adesão. Por exemplo: pessoa física, pessoa jurídica, idosos e etc.

Oferecer diferentes possibilidades de filiação e de benefícios pode aumentar o seu alcance para possíveis associados.


3. Planos para retenção e aquisição de novos membros

Com uma boa estratégia para faturamento e uma estrutura de gestão escalável, o desafio será adquirir novos membros e trabalhar a retenção dos mesmos. Assim, sua associação estará no caminho do crescimento organizado e sustentável.

Retenção de associados

Trabalhar a retenção dos associados, significa que o CHURN deve estar sempre baixo. CHURN é a métrica que indica a quantidade de receita ou clientes perdidos dentro de um determinado período.

Dessa forma, uma vez associado, seu trabalho será garantir a satisfação do mesmo com a sua associação e os benefícios entregues.

Portanto, considere os seguintes pontos como importantes na hora de desenvolver estratégias para retenção.

Promover eventos para minha associação

Promover eventos e interação entre os membros da associação pode ser uma das melhores estratégias. O fortalecimento do networking entre associados podem fazer surgir novos negócios e parcerias entre eles. Além disso, em um evento, você terá a oportunidade de trabalhar sua marca, transparência e entrega de valor.

Organize palestras com especialistas na área de atuação. Treinamentos, encontros para networking, planejamento de segmentos também são ideias que podem ser trabalhadas.

Buscar parcerias

A força da sua associação pode conseguir parceiros e negociações especiais para todo o grupo de associados. Por exemplo, condições especiais com determinados fornecedores, parceria para promoção de eventos, clubes de desconto e etc.

As parcerias podem não financiar uma associação, mas serão cruciais na hora de manter associados, pois abrem possibilidades como as citadas acima para oferecer benefícios aos membros.

Entregar valor real e mostrar resultados (ROI Positivo)

Talvez o mais subjetivo dos pontos. Entregar valor é, de fato, mostrar ao seu associado os benefícios que sua associação traz. Mostrar resultados financeiros, parcerias alcançadas, negociações coletivas.

Uma gestão democrática e transparente está mais suscetível de engajar os associados. A tentativa é que esteja bem claro aos seus membros os benefícios que sua associação entrega a eles.

Estratégias para aquisição de novos membros

Uma excelente estratégia para ampliar as possibilidades de adquirir novos membros é, caso possível, criar diferentes formas de associação. Por exemplo, uma associação que tem planos para empresa, pessoa física e estudantes.

Porém, criar novas categorias de associados nem sempre é possível. Então, vamos falar aqui de 4 questões que são bem importantes e comuns para qualquer tipo de associação.

Para adquirir constantemente novos membros, preste atenção nestes quatro pontos a seguir:

Trabalhando a marca e presença de uma organização

Defina bem a proposta da sua associação. Com isso, trabalhe um bom plano de comunicação e branding. A comunicação e o branding são os pilares que vão conduzir a imagem criada para a sua organização.

Uma posição diferenciada no mundo online é fator primordial nos dias de hoje. Lembre-se que, hoje em dia, a maioria das pessoas recorrem ao Google para fazer pesquisas sobre os mais diversos assuntos.

Mas não se esqueça que também existem possibilidades de trabalhar sua marca em frentes offline. Como, por exemplo, frequentar eventos da comunidade envolvida à sua causa.

Trabalhar a marca e a presença da sua associação nada mais é do que ter estratégia e planos para exercer influência dentro da comunidade em que sua organização está inserida.

Equipe capacitada gera qualidade e excelência no atendimento

Procure ter uma equipe preparada para recepcionar interessados e novos associados. Qualidade no atendimento será primordial para ganhar a confiança dos que pretendem se associar.

Uma equipe capacitada terá mais possibilidade de mostrar o valor da sua associação. Assim como deixar claro qual é o propósito da sua organização.

Programas de indicação ampliam o seu alcance

Programa de indicações são ótimos para ter uma boa infiltração em redes sociais. Certamente, seus associados conhecem alguma empresa ou pessoa que também colherá benefícios ao se associar à sua organização.

Imagine que cada novo associados tenha ao menos mais 2 pessoas para indicar. Seu alcance será exponencial.

Promover eventos

Viu como falamos de eventos diversas vezes? Eles são ótimos para captar recursos (vale sempre uma análise custo-risco-benefício), engajar associados e estimular novas associações promovendo a interação com não-membros.

Os eventos também são uma grande oportunidade para trabalhar sua marca e influência perante a comunidade envolvida.

Percebe-se facilmente que os eventos fazem total sentido para a integração da comunidade, promoção da sua causa e fortalecimento da sua marca. Tudo o que uma associação necessita para seguir o crescimento.

4. A importância de trabalhar para que sua associação seja um hub de interesses!

No livro “Linked: A Nova Ciência dos Networks”, o autor Albert-László Barabási explica que a natureza não randômica da formação de algumas redes produzem os hubs, conectores de uma rede com um grande número de links. Por exemplo, considerando as linhas aéreas de um país e cada linha uma conexão, podemos identificar que alguns aeroportos possuem um maior número de vôos. Estes aeroportos são os hubs.

As redes sociais também possuem natureza não-randômica. Isso significa que o crescimento de uma rede não é aleatório e igualitário. Assim está definido no livro: “todos seguimos uma tendência inconsciente, conectando, com maior probabilidade, os nós que conhecemos, que são inevitavelmente os nós mais conectados na Web. Preferindo os “hubs.”

É por isso que, dentro da sociedade, temos algumas pessoas com um maior número de conexões que outras. E a medida que o tempo passa essas pessoas com muitas conexões, têm mais chances de conhecerem ainda mais gente.

Estamos falando das redes para te mostrar que sua associação pode ser vista como um “hub de interesse”. As pessoas estão se associando por um interesse em comum. Sendo assim, quanto mais sócios você tem, será mais fácil você alcançar novos interessados. Por isso, entenda a importância do engajamento, trabalhando os aspectos e estratégias que mostramos acima.

No início, pode ser difícil obter bons resultados para adquirir novos membros e faturar, porém, ao trabalhar novas estratégias de captação e retenção de novos associados a sua rede terá chance de crescer. Perceba que o engajamento dos já associados será fundamental neste crescimento.

Sendo assim, quanto mais você obter uma organização com estrutura escalável e bom boas estratégias de marketing para engajamento, maiores serão as chances de crescimento e faturamento da sua associação, eliminando as dificuldades geradas por um crescimento dentro de uma estrutura não escalável.

Associação (o que é, sua função e requisitos para fundação)

Reconhecidas pela Lei 10.406/02, uma associação é uma organização coletiva que surgiu como alternativa para estabelecimento de um grupo com objetivos e interesses em comum.

Escrevemos este artigo para esclarecer o que é uma associação, seus tipos e benefícios, passo a passo para sua fundação e como gerenciá-la para garantir seu sucesso.

  1. O que é uma Associação?
  2. Tipos de associações;
  3. A função de uma Associação e seus benefícios;
  4. Requisitos para criar uma associação;
  5. Dicas para garantir o sucesso da sua Associação!

[LEIA TAMBÉM] Como captar associados e financiar uma associação?

1. O que é uma Associação?

Associação é uma organização sem fins lucrativos caracterizada pela união de pessoas físicas (CPF) ou jurídicas (CNPJ) com o objetivo de conquistar benefícios e desenvolvimento mútuo para o segmento que representam.

Existem associações com inúmeros objetivos e interesses: filantrópicos, sociais, econômicos, políticos, empresariais e outros. Desse modo, inúmeras configurações de grupo podem ser considerados associações.

Geralmente, estas organizações são oficializadas através de um CNPJ. Sendo assim, são as associações são consideradas pessoas jurídicas de direito privado.

Princípios do Associativismo

Na teoria, para que uma associação funcione o mais perto possível de um modelo ideal, ela deve apresentar os 7 princípios do associativismo. São eles:

Princípios do Associativismo

  • Adesão Voluntária e Livre
    • que todos os associados sejam incorporados ao quadro de membros por vontade própria e que estas permaneçam abertas a todos que quiserem e puderem cooperar e assumir suas responsabilidade, sem discriminação de sexo, gênero, social, racial, político e religiosa;
  • Autonomia e Independência
    • que toda associação tenha o direito de fazer parcerias com o governo ou entidades privadas, mas que mantenha sempre sua autonomia e independência, de modo que os associados tenham o controle, conforme diretrizes democráticas.
  • Gestão Democrática pelos Associados
    • que a gestão tenha princípios democráticos;
  • Informação, Educação e Formação
    • que seja sempre uma organização de fomento à educação e capacitação dos seus membros associados;
  • Interação
    • que as associações interajam entre si em âmbitos locais, regionais, nacionais e internacionais;
  • Interesse pela Comunidade
    • que essas organizações busquem o desenvolvimento sustentável para as comunidades, cidades, estados, regiões e países através das políticas aprovadas pelo membros da associação.
  • Participação Econômica dos Associados
    • que todos os membros de uma associação contribuam para a sua sustentabilidade, como por exemplo através do pagamento de mensalidades;

Seguindo esses princípios, é possível fundar associações com os mais variados objetivos, como falamos anteriormente. Neste artigo, vamos focar nas associações empresariais.

Por exemplo, um grupo de empresas de um determinado setor que se organizam coletivamente para troca de conhecimento, capacitação conjunta e reivindicação de condições mais propícias para o desenvolvimento de negócios do segmento.

Ainda no setor empresarial, trabalhadores de uma mesma categoria que se unem para protegerem seus direitos e alinharem deveres comuns com suas respectivas empresas, podem formar uma associação de trabalhadores. Neste caso, geralmente essas organizações são reconhecidas como sindicatos.

2. Formas de associação

Existem inúmeras formas de configuração e funcionamento de associações. Portanto, é importante entender bem as opções disponíveis para aplicar o formato mais adequado à sua realidade.

Dentre tantas opções para a formação de associações, a seguir destacamos as mais utilizadas. São elas:

APL (Arranjos/Acordos Produtivos Locais)

É um conjunto de agentes econômicos, políticos e sociais de um mesmo território que possuem semelhança produtiva e cooperam entre si para capacitação, produção e aprendizagem.

Por exemplo, um grupo de pescadores de uma região (agentes econômicos) se unem para alavancar a produção local e criar melhores condições de negociação para os rendimentos da pesca.

Dentro de um APL, esses agentes também interagem com governo, associações empresariais, instituições de crédito, pesquisa e ensino.

Porém, apesar de se assemelhar como uma associação, o APL não se constitui sob um CNPJ determinado por contrato. O SEBRAE destaca esta forma de associação como meio interessante para tornar as empresas mais competitivas.

Clusters

Os clusters se caracterizam pela concentração de empresas com características semelhantes dentro de um mesmo território. Assim sendo, colaboram entre si, aumentando sua eficiência, aprendizagem e capacidade de inovação.

Portanto, essa colaboraçã no desenvolvimento da região em que habitam, atraindo profissionais qualificados e fornecedores estratégicos.

Geralmente, os clusters não possuem formalização legal. Porém, seus impactos em uma região são tão grandes que, inevitavelmente, acabam sendo reconhecidos por seu impacto econômica ou sócio-cultural.

Um bom exemplo de cluster é o Vale do Silício (Silicon Valley) nos EUA. Aqui no Brasil, podemos destacar o Porto Digital que fica na cidade do Recife (PE).

Consórcios Empresariais

O consórcio empresarial é uma associação temporária de empresas para realização de algum empreendimento. Este modelo de associativismo é bastante comum no campo da engenharia, quando é necessário o envolvimento de diversos agentes para realização de uma grande obra. Portanto, as empresas envolvidas formalizam o consórcio através da assinatura de contratos.

Núcleos Setoriais (Associação Empresarial)

Representam a união de empresários de um mesmo setor para discussão de problemas, capacitação mútua, reivindicação de direitos e proteção da categoria perante governo e órgãos reguladores. É uma das formas mais amplamente conhecidas de associação.

Geralmente, neste modelo os empresários fundam um grupo organizado com CNPJ e cobram uma mensalidade para cada associado. Conforme a lei, a associação pode gerar lucro, porém este lucro deve ser exclusivamente reinvestido para o desenvolvimento da mesma. Logo abaixo, você verá alguns exemplos de associações empresariais.

Sindicatos

Parecidos com as associações empresariais, os sindicatos são organizações para alinhamento de deveres e proteção da categoria. Existem sindicatos de trabalhadores para negociarem com seu patronato e também existem sindicatos de patrões para negociarem acordos com os trabalhadores da categoria.

São instituições com grande poder político, já que pleiteiam direitos e deveres dentro dos seus respectivos segmentos. Assim como as associações empresariais, os sindicatos cobram uma mensalidade para gestão e manutenção de suas atividades.


Associações na prática. Veja alguns exemplos!

Como falamos anteriormente, neste artigo, nosso foco será em associações empresariais e sindicatos, as formas mais populares de associação. Portanto, trazemos alguns exemplos para ilustrar melhor estas categorias:

ADVB – Associação dos Dirigentes de Vendas e Marketing do Brasil

Com 63 anos de funcionamento, a ADVB é uma associação empresarial que foi fundada com a missão de “construir relações sólidas entre corporações e líderes empresariais.”

Como benefício aos seus associados, eles oferecem palestras, cursos e eventos para a capacitação dos profissionais de marketing e vendas do Brasil. A ADVB oferece 4 opções de assinatura, são elas: Pessoa Física, Pessoa Jurídica, Jovens e Mulheres.

ABRH – Associação Brasileira de Recursos Humanos

Associação de profissionais da área de Recursos Humanos. A ABRH Brasil (nível nacional) possui 22 seccionais. Funciona mais ou menos como uma associação de associações.

A ABRH e suas seccionais estaduais promovem eventos, pesquisas, trocas de experiências e representação perante os poderes públicos e entidades representativas do seu segmento.

ACL-PB – Associação dos Construtores Civis Leves da Paraíba

É uma associação de empresas da construção civil de obras de pequeno e médio porte, voltadas para o segmento imobiliário da Paraíba. Inicialmente, a ACL-PB formou-se para intensificar as atividades em parceria com os órgãos reguladores do estado quando identificaram que as empresas sozinhas perdiam poder de argumentação.

Hoje, além de cumprir com seu propósito inicial, a ACL-PB negocia condições especiais com fornecedores de materiais, serviços e equipamentos, fomentando o desenvolvimento das empresas do setor que estão na região.

SOFTEX Recife – Centro de Excelência em Tecnologia de Software do Recife

É uma associação de empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) da cidade do Recife, PE. Nasceu em 1994 com a missão de desenvolver promovendo integração, capacitar e certificar as empresas de TIC do estado, com o objetivo de inseri-las no mercado de maneira competitiva.

A SOFTEX Recife é um núcleo regional da SOFTEX, a executora de políticas públicas do governo federal para o setor de tecnologia da informação e que atua em 13 estados brasileiros e no distrito federal.

3. Qual a função de uma associação e seus benefícios?

No sentido mais amplo, a função de uma associação pode variar de acordo com o segmento da sociedade que está inserida. Representando um coletivo de indivíduos ou entidade, elas podem ter objetivos como: ter mais força política, aumentar a competitividade de um setor, desenvolvimento profissional entre seus membros, impacto social e de amparo aos carentes.

Alguns dos objetivos citados acima, se encaixam na realidade das associações empresariais. Estas têm como função promover a interação e cooperação de agentes de um mesmo setor para que obtenham vantagens competitivas e desenvolvimento mútuo.

Por exemplo, imagine uma associação de pizzarias que consegue negociar descontos com fornecedores para os seus associados. Esta mesma associação também pode oferecer, aos seus associados, cursos e treinamentos nas áreas de atendimento, produção, delivery e etc.

Motivações para criar um grupo de associados

Existem inúmeras motivações para se criar uma associação ou associar-se a uma. Perante todos os desafios em se criar uma associação ou se candidatar para o quadro diretor da mesma, podemos citar os seguintes benefícios:

  • Ter controle sobre pautas de interesse comum ao segmento o qual pertence a associação;
  • Ganho de reconhecimento e status perante o segmento e os possíveis clientes do segmento;
  • Expansão do networking;
  • Cultura do Give Back.

Para os associados, rapidamente, podemos citar as seguintes:

  • Troca de experiências e compartilhamento de ideias para acelerar o aprendizado e crescimento dentre os associados;
  • Programas de networking entre os associados e dos associados com agentes externos, para expansão e desenvolvimento de negócios;
  • Fortalecimento da marca individual de cada associado através da força e marca da associação;
  • Expansão no alcance de captação de fornecedores, parceiros, novos talentos e possíveis clientes;
  • Programas de capacitação e treinamento para os associados;
  • Acessos à condições exclusivas para contratação de fornecedores a custo reduzido.

O processo de fundar uma associação não é tão complicado. No entanto, fazê-la prosperar exige um nível de organização, comprometimento e velocidade que provavelmente vai além do que você tem em mente.

Assim que fundada uma associação, os programas de parceria, capacitação e representação política ainda estão em estágio inicial. Em outras palavras, inicialmente não há tantos benefícios para se oferecer aos associados. Esse cenário cria um desafio bastante comum para novas associações, que é conseguir captar e engajar novos associados.

Benefícios para um associado

Para que uma associação funcione bem, é preciso que proporcione benefícios claros aos seus associados e, talvez, à comunidade à sua volta. Em relação aos benefícios trazidos por uma associação, podemos citar:

  • Fortalecimento da capacidade de ação através de esforços conjuntos;
  • Ganho de poder de mercado junto a fornecedores, clientes e estado;
  • Criação e disponibilização de soluções coletivas;
  • Redução de custos e riscos relativos a ações e investimentos coletivos;
  • Criação de confiança entre associados;
  • Maior abertura para discussão de problemas de uma categoria;
  • Ajuda mútua e aprendizagem coletiva;
  • Condições favoráveis à inovação e parceria com governo, centros de tecnologia, universidades e empresas de grande dimensão.

4. O que é preciso para criar uma associação?

Criar uma associação vai muito além dos seus processos burocráticos. Para manter uma organização sem fins lucrativos é necessário muito engajamento por parte do grupo de pessoas envolvido.

Segundo o SEBRAE, a criação de um associação compreende um processo de 4 etapas. São elas:

Etapas para criar uma Associação

4.1 Sensibilização e engajamento de interessados

Primeiramente, é necessário envolver e engajar um grupo de pessoas interessadas na causa em comum. Passo a passo, deve-se construir um alinhamento entre os envolvidos sobre os objetivos e funcionamento da associação; direitos e deveres dos associados; e legislação regente.

Em seguida, deve-se projetar a estrutura que viabilizará economicamente a associação. O formato mais comum é através do pagamento de mensalidades pelos associados. Outras fontes de receita incluem: organização de eventos, cursos e parcerias.

Aos poucos, alguns envolvidos demonstrarão mais interesse e, comprovada a competência, podem ficar responsáveis pela operação de alguma área da associação.

O requisito básico para qualquer associação é que seus lucros sejam reinvestidos na sua manutenção e expansão. Não é permitida a distribuição de lucros entre diretoria ou associados.

Ainda nesta etapa, consulte um contador para entender os detalhes burocráticos da fundação.

4.2 Constituição de uma Associação

Após a fase de engajamento e formação do grupo inicial da associação, é necessário dar entrada na burocracia para registro da mesma.

Para criar uma associação, os requisitos serão específicos de acordo com a finalidade. Por exemplo, criar uma organização filantrópica e uma associação empresarial se diferem em alguns aspectos. Nestes casos, as especificidades giram em torno do quórum de cargos e número mínimo de membros necessários para a fundação.

Porém, a burocracia geral para toda e qualquer associação se inicia com o desenvolvimento de dois documentos. São eles:

É importante verificar se os associados iniciais possuem algum impedimento legal para participar do Conselho Fiscal ou de Administração da organização.

Também, certifique-se de que o imóvel que será utilizado como sede está regularizado. Lembre-se de que existe a possibilidade de fundar uma associação utilizando um endereço de escritório virtual.

Para registro da associação, é preciso o representante legal da associação dê entrada em um Cartório de Pessoas Jurídicas com o Estatuto e Ata da reunião inaugural.

Após o registro, você poderá criar um CNPJ para a organização através do redesim.gov.br

Como criar um estatuto?

Segundo o artigo 54 da Lei 10.406/02, o estatuto de uma associação deve conter as seguintes informações:

  1. A denominação, os fins e a sede da associação;
  2. Os requisitos para admissão, demissão e exclusão dos associados;
  3. Os direitos e deveres dos associados;
  4. As fontes de recursos para sua manutenção;
  5. O modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
  6. As condições para a alteração das disposições estatutárias e para a sua dissolução;
  7. A forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas financeiras.

Todas essas informações devem estar escritas respeitando a formatação em títulos, capítulos, artigos e incisos. Portanto, nesta fase do estatuto, o ideal é ter um advogado/consultor jurídico à sua disposição para elaboração do documento.

O que deve constar na ata de fundação?

A ata de fundação é um documento mais simples que o estatuto. Nela, constará as informações que descrevem o que se passou na reunião inaugural da associação. Além de descrever as ações ocorridas, você deverá indicar:

  • A data da reunião;
  • Endereço da reunião;
  • Nomes completos dos fundadores com estado civil, endereço completo e números de RG e CPF;
  • Nome completo do presidente escolhido na primeira reunião e do secretário;

Como este documento é um pouco mais simples, é possível encontrar diversos modelos de ata de fundação de uma associação para download.

4.3 Pré-operacional

Após a concepção, registro e oficialização da associação, começa a fase pré-operacional. Nesta etapa, você desenvolverá atividades que vão “preparar o terreno” para iniciar de fato a operação da associação.

Portanto, você possivelmente lidará com algumas ou todas essas atividades abaixo:

  • Abrir conta bancária
  • Comprar materiais/infraestrutura;
  • Contratar funcionários e serviços de contabilidade;
  • Aplicar para licenças e alvarás.

Porém, perceba que, muitas vezes, por questões burocráticas, você terá que contratar serviços especializados antes mesmo da fase pré-operacional. Vide a nossa recomendação de procurar um advogado/consultor jurídico para a elaboração do estatuto da sua associação.

4.4 Operacional

O jogo começou! Nesta altura, você já engajou membros, criou e registrou o estatuto, abriu um CNPJ e encontrou toda estrutura necessária para o funcionamento da associação.

Na fase operacional, você fará tudo o que foi planejado para conseguir atingir os objetivos desta nova entidade. Se estamos falando de associações empresariais, as seguintes atividades devem estar em pauta:

  • Realização de reuniões para discussão de assuntos em comum, deliberações e etc;
  • Atividades de capacitação e troca de experiências;
  • Promoção de eventos para os associados;

É plausível falar que é mais fácil fundar uma associação do que mantê-la ativa. Além de engajar constantemente os membros, procurando aumentar seu quadro de associados, você deve focar esforços para ter uma gestão eficiente.

Fazer mais com menos é super importante para uma associação, já que essa costuma ter poucos recursos e também pouco tempo de engajamento de seu corpo diretivo e executivo. Inclusive, no geral, esse corpo é composto por voluntários não-remunerados.

Porém, com a ineficiência do Estado, a profissionalização das associações vem ganhando força e diretores podem ser remunerados segundo algumas especificações da Lei 13.204/2015.

Por isso, é importante que os processos sejam otimizados e eficientes. Que seja possível fazer um acompanhamento rápido da operação. Que se explore ao máximo o potencial da associação, para isso é preciso ter recursos e investi-los em coisas que trarão retorno direto para a associação e seus associados.

Nesta caso, quando falamos recursos, estamos nos referindo a tempo e dinheiro.

  • Tempo: do corpo diretivo e executivo, comumente com tempo escasso e composto por voluntários. Se tem pouco tempo, deve-se aplicá-lo sabiamente.
  • Dinheiro: o processo de arrecadação e faturamento deve ser eficaz e eficiente.

Para conseguir uma estrutura que permite crescer a associação, é fator primordial eliminar gargalos e ineficiências relacionadas a captação, engajamento e faturamento de associados.

5. Dicas para garantir o sucesso do seu grupo!

Durante o texto falamos que criar uma associação é muito mais fácil do que mantê-la. Afinal de contas, não é fácil manter uma organização sem fins lucrativos que necessita essencialmente da organização e engajamento dos seus membros. Principalmente quando os maiores benefícios são colhidos a longo prazo.

E se você se pergunta: Como garantir o sucesso da minha associação? Estamos aqui para te dar algumas dicas!

5.1 Seja claro ao divulgar sua proposta e entrega de valor

Uma associação nasce a partir de um propósito coletivo. Portanto, o primeiro passo para atingir o sucesso é divulgar claramente quais são as propostas dessa associação e quais benefícios ela vai entregar aos seus associados e/ou à comunidade a sua volta.

5.2 Trabalhe sua marca

Divulgue constantemente a proposta e posicionamento da associação. Todo grupo formado por um propósito é um grupo político. É necessário convencer as pessoas e a comunidade à sua volta que a associação é essencial para o desenvolvimento da categoria para quem se propõe a trabalhar.

5.3 Promova ações para aumentar o engajamento dos associados

Desenvolver ações para aumentar o engajamento dos associados é essencial para o desenvolvimento da associação a longo prazo. Promova encontros, workshops e incentive o networking. A melhor forma de manter o engajamento na associação é entregando benefícios aos envolvidos nela.

5.4 Encontre meios para uma operação e gestão eficiente e transparente

Como as associações são organizações sem fins lucrativos, elas devem funcionar da melhor maneira com a menor quantidade de recursos. Isso significa equipes reduzidas ao máximo, menos horas de trabalho já que, normalmente, os membros da direção dividem seus horários com suas carreiras e etc.

Além disso, o desafio é sempre manter claro para os associados as propostas e benefícios da associação. Isso vai requerer uma gestão otimizada, atualizada com as práticas de sucesso da administração.

5.5 Prepare sua gestão para que a captação de novos associados seja escalável

O caminho mais fácil de manter uma associação ganhando força é adicionando novos membros. Portanto, desde o início projete uma gestão que permita uma grande expansão no quadro de associados.

Por exemplo, se hoje você trabalha com 100 associados e dentro de um período de 2 meses ganha +1000 novos membros. Você utiliza ferramentas suficientes para suportar esse crescimento instantâneo?

Por isso, é preciso simplificar a gestão dos associados e torná-la escalável. Aqui na Fatura Simples, nós oferecemos uma solução para este modelo de negócio. Veja como podemos ajudar a sua associação.


Uma história de sucesso!

A Fatura Simples oferece uma solução completa para a sua Gestão de Associados. Com a nossa plataforma, você poderá controlar o quadro de membro, o faturamento e também a cobrança de inadimplentes.

No vídeo abaixo, veja como a ACL-PB aumentou o faturamento e otimizou o fluxo de cobrança de inadimplentes com a Fatura Simples.

Carta de cobrança: entenda o que é e aprenda a fazer!

Uma Gestão de Cobranças organizada e bem definida é a chave para aumentar o faturamento da empresa e reduzir a inadimplência. Então, para que isso seja possível, é necessário colocar em prática uma régua de cobrança e desenvolver bons modelos de carta de cobrança.

Neste artigo, vamos falar sobre como elaborar cartas de cobranças de forma eficaz através dos seguintes tópicos:

  1. O que é uma carta de cobrança?
  2. Formatos mais comuns de cobrança;
  3. Como criar um modelo de carta?
  4. A importância das mensagens em uma régua de cobrança.

1. O que é uma carta de cobrança?

Carta de Cobrança é a mensagem enviada quando se realiza uma cobrança em cada uma das etapas do seu fluxo. Essas mensagens podem ser através de email, SMS, WhatsApp ou qualquer meio de comunicação que você utilize.

Portanto, a carta (mensagem) é o principal elemento da régua de cobrança. É através delas que você deve estabelecer uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente, focando sempre em conseguir o pagamento da sua conta a receber (fatura).

Em prática, a régua de cobrança são as etapas de contato com o seu contratante até que a fatura seja paga.

Kit de Cartas de Cobrança

2. Formatos mais comuns de mensagens de cobrança

A tecnologia permite usar diferentes meios de comunicação na régua de cobrança. A forma adotada dependerá das políticas internas da sua empresa e também do perfil de contratantes. Quando falamos em Carta de Cobrança, nos referimos às mensagens enviadas para o seu cliente.

O meio mais popular para envio da carta de cobrança é o e-mail, já que este fornece estrutura informações mais completas. Além disso, enviar uma notificação por e-mail permite ao setor de cobranças monitorar o recebimento e interagir com os compradores de forma ágil.

Outros formatos também utilizados são:

  • SMS;
  • WhatsApp;
  • Carta com ou sem AR (Aviso de Recebimento);
  • Telefone (ligação).

Além de também servirem como complemento ao e-mail, estes meios de cobrança citados acima podem oferecem outras maneiras de realizar a cobrança fechando todo um ciclo de comunicação que envolve o seu relacionamento com o cliente.

Contudo, apesar do telefone não ser uma mensagem escrita, em algumas situações, uma ligação pode ser suficiente para alcançar o seu objetivo. Porém, por questão de custos e tempo de trabalho, recomendamos a ligação apenas em casos de inadimplência, caso você não obtenha resposta através de algum outro meio de comunicação com o seu cliente.

3. Como criar uma modelo de carta eficiente?

Para criar um modelo de carta de cobrança, você precisa – antes de tudo – saber em quais momentos entrará em contato com o cliente. Portanto, para criá-las, você precisa definir como será sua régua de cobrança.

Se você tem dúvidas em como criar uma boa régua de cobrança, explicamos detalhadamente no artigo “Régua de Cobrança (solução para atingir 0% de inadimplência)”.

Primeiramente, para boa eficiência da sua mensagem de cobrança, elas devem sempre conter os seguintes dados:

  1. Nome da empresa contratante e contratada;
  2. Informações do produto/serviço;
  3. Valor da fatura em aberto;
  4. Meio de pagamento disponíveis;
  5. Data de Vencimento;
  6. Informações para contato (telefone, email e, caso necessário, endereço).

Portanto, o que muda em cada mensagem/notificação/carta, é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento de contato com o seu cliente.

Se você está enviando uma cobrança logo após a venda, o tom da mensagem será mais descritivo e leve, um resumo da venda. Contudo, caso seja um momento de cobrança de mensalidade em atraso, você vai precisar de uma mensagem com tom mais sério.

O que devo levar em consideração para criar minha carta de cobrança?

Para elaborar uma boa carta de cobrança preste atenção em três aspectos essenciais:

Momento de Contato

Antes de escrever o texto da sua carta de cobrança, tenha em mente em qual momento ela será enviada. Durante uma régua de cobrança, no mínimo, você entrará em contato com o cliente nas seguintes oportunidades:

  • Após o fechamento da venda (envio da fatura de serviço);
  • Poucos dias antes do vencimento da fatura;
  • Alguns dias após o vencimento (caso a fatura não tenha sido quitada);

Portanto, escreva sempre uma mensagem específica para cada momento. Por exemplo, após o fechamento da venda, envie apenas um resumo da transação comercial. Caso seja preciso entrar em contato com o cliente após o vencimento, sua mensagem deverá adotar outro tom.

Postura e Tom da Mensagem

Até momentos antes do vencimento, as mensagens devem ser leves e descritivas, alertando para a data limite de pagamento. Após essa data, adote uma postura mais séria, até que a dívida seja paga.

Independente da situação, é fundamental manter-se aberto para negociar com o cliente. Mesmo em situação de inadimplência, lembre-se que é mais importante um cliente fiel e satisfeito, do que perdê-lo.

Contudo, se você está numa situação confortável e um determinado cliente é um problema para seu negócio, é possível cogitar a ideia de encerrar a prestação de serviços para ele.

Portanto, com postura amigável, ofereça desde uma forma de parcelamento maior até um desconto mais atraente para que as dívidas sejam quitadas. Seja direto e empático com o seu cliente, jamais use um tom agressivo, mesmo em situações de inadimplência.

Segundo o Código de Defesa do Consumidor, o inadimplente não deve ser exposto ao ridículo nem constrangido de qualquer forma. Então, tome cuidado com o discurso usado para que a cobrança não se torne uma dor de cabeça.

Informações/Detalhamento

Escreva uma mensagem organizada, não esquecendo das informações essenciais que citamos acima.

Assim sendo, também dê atenção ao visual da sua mensagem. Portanto, um layout em trabalhado ajudará na construção de imagem profissional da sua empresa.

Você pode utilizar um bom desenho gráfico para registrar as informações essenciais de uma cobrança de forma bem distribuída.

Pronto pra criar sua mensagem de cobrança?

Como já falamos, em tempos de transformação digital dos negócios, o formato mais comum de envio das cobranças é o e-mail. Sendo assim, vamos te ensinar o passo a passo para escrever a sua mensagem.

Para ter uma boa estrutura e apresentação, recomendamos seguir os seguintes passos:

  1. Saudação;
  2. Informações da fatura;
  3. Meio de Pagamento;
  4. Mostre disposição em ajudar;
  5. Assine o email com informações para contato.

Por exemplo, considerando a situação de fechamento de venda, será preciso enviar para o contratante um resumo do acordo. Portanto, seguindo a estrutura citada acima, sua carta de cobrança seria mais ou menos assim:

Olá, NOME (saudação)

Aqui seguem detalhes da sua fatura referente ao PRODUTO/SERVIÇO no valor de R$X.XXX,XX com vencimento em XX/XX/XXXX. (informações da fatura)

O pagamento deve ser feito via transferência bancária para a conta com dados detalhados abaixo:

BANCO
AGÊNCIA
CONTA
CPF OU CNPJ
(meio de pagamento)

Caso tenha problemas para realizar o pagamento, entre em contato conosco antes do vencimento acima. (disposição para ajudar)

Atenciosamente,
NOME
CARGO NA EMPRESA – NOME DA EMPRESA
TELEFONE PARA CONTATO
(assinatura com info para contato)

Cobrança para SMS, WhatsApp e telefone

Note que o email fornece a estrutura mais completa para o detalhamento das informações, porém, você pode utilizar outros meios de comunicação para o envio de notificações ao cliente, considerando sempre suas limitações.

Geralmente, recomendamos o uso de WhatsApp ou SMS em situação de lembrete. Por exemplo, você pode enviar uma carta por email e através das outras plataformas fazer contato para o cliente para que veja a mensagem enviada.

Em algumas situações, é possível também enviar uma mensagem juntamente com um link para que o comprador dos serviços acesse uma página com as informações completas.

Assim sendo, lembre-se sempre que o objetivo dessas mensagens são estabelecer a comunicação e lembrar da fatura ainda em aberto. Portanto, você deve adaptá-las para sua realidade.

4. A importância da carta em uma régua de cobrança

A régua de cobrança define o passo a passo (fluxo) que você deve seguir para colocar a cobrança como prioridade de pagamento nas contas do seu cliente.

Dessa forma, este fluxo tem dois objetivos principais:

  • aumentar a velocidade e precisão com que as cobranças são realizadas;
  • aumentar os rendimentos da empresa – através da redução da inadimplência.

Colocando esta atividade dentro de um fluxo bem definido e elaborando uma boa carta (mensagem), a empresa tem a garantia de que a dívida não seja esquecida. Com a boa execução do processo, a empresa ganha a oportunidade de enxergar gargalos e eliminá-los, melhorando a operação.

A régua e as cartas (mensagens/notificações) são elementos complementares e de igual importância. Dessa forma, estabeleça uma boa Gestão de Cobranças e Faturamento dando atenção a essas duas ferramentas.

Para te ajudar ainda mais na Gestão de Cobranças e Faturamento, elaboramos o Kit Cartas de Cobrança, com um exemplo prático de Régua de Cobrança + 6 modelos de mensagem para cada etapa do fluxo. Está disponível gratuitamente e pronto para usar!

Fatura de Serviço (o que é, como fazer e sua função na Gestão de Cobranças)

A Fatura de Serviço é item obrigatório para uma Gestão de Cobranças e Faturamento eficiente. Neste artigo você vai aprender do que ela se trata, a importância da sua emissão e como esse documento pode simplificar e melhorar o controle das contas na sua empresa.

Este texto abordará os seguintes tópicos:

  1. O que é uma Fatura de Serviço?
  2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças?
  3. Como é uma Fatura de Serviço completa?
  4. Como a fatura se relaciona com a gestão financeira?
  5. Qual a diferença entre fatura, nota fiscal (NF) e guia de cobrança (boleto)?
  6. Como simplificar o controle financeiro emitindo faturas de serviço?

1. O que é uma Fatura de Serviço?

Uma fatura de serviço nada mais é que o documento que detalha a transação comercial associada a um serviço prestado.

Além de mostrar profissionalismo e boa imagem perante o cliente, uma fatura bem feita é uma importante ferramenta para a Gestão de Cobranças e Faturamento por geralmente estar ligada à uma guia de cobrança, pagamento ou recebimento.

Modelo de Fatura de Serviço

2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças

Primeiramente, a emissão de faturas é importante para deixar claro entre a empresa e o cliente quais são os serviços contratados. Dessa forma, a fatura de serviço é um elemento de gestão importante em dois aspectos:

  • Para a contratada, a fatura é o elemento que discrimina e registra o serviço a ser prestado, permitindo melhor controle de contas a receber;
  • Para a contratante, com a fatura emitida, ela pode ser inserida nas contas a pagar, facilitando também a gestão de contas.

Como você pode perceber, para ambas as partes, a emissão da fatura é um elemento de “oficialização” do serviço, facilitando o controle de contas e alinhando as expectativas.

Função da Fatura de Serviço na Gestão de Cobranças

Por definição, a Gestão de Cobranças é o acompanhamento feito para cada fatura emitida até que ela seja devidamente paga. É por isso que ela também está ligada ao Faturamento.

Portanto, você pode perceber que, a emissão da fatura de serviço é o pontapé inicial para organizar as cobranças dentro da empresa, completando o ciclo de Gestão de Cobranças e Faturamento.

3. Quais informações devem constar em uma fatura de serviço completa?

Uma fatura deve conter obrigatoriamente:

  • Dados da prestadora de serviço (contratada):
    • Razão social;
    • CNPJ ou CPF;
    • Endereço;
    • Telefone;
    • E-mail.
  • Dados do tomador do serviço (contrante);
  • Informações sobre o serviço a ser prestado.
    • Serviço a ser prestado;
    • Data de aceite do serviço;
    • Início do serviço;
    • Quais e a quantidade de serviços que vão ser prestados (talvez seja em horas, número de consultores, dias trabalhados, módulos do projeto).

Exemplo de Fatura de Serviço

Alguma empresas podem elaborar um modelo de fatura de serviço em conjunto com a guia de cobrança/pagamento. Porém, este não é um caso obrigatório e por isso tratamos de fatura de serviço e guia de cobrança de maneira separadas.

Ainda assim, é possível elaborar ambos os documentos separados e enviá-los juntos, que é o que acontece na maioria dos casos. Por exemplo, quando sua empresa fecha um serviço, você enviará para o cliente uma mensagem (carta de cobrança) com a fatura de serviço e o boleto bancário (guia de cobrança/pagamento) em anexo.

Assista a este vídeo e veja como funciona uma Fatura de Serviço:

4. Como a Fatura de Serviço se relaciona com a Gestão Financeira?

As faturas se relacionam com a gestão financeira como elemento de entrada e saída.

Quando de entrada, o documento é emitido pelo contratado e enviado para o cliente. O documento enviado entra no fluxo de cobrança, sinalizando a conta a receber.

Quando de saída, para realizar qualquer pagamento é preciso ter uma fatura. Então, cada registro de saída (despesa) deve estar associado à uma fatura. Assim, a despesa poderá ser discriminada e pode ser conferida quando for preciso.

5. Diferença entre fatura de serviço, nota fiscal (NF) e guia de cobrança?

Apesar de serem relacionados, fatura, guia de cobrança e nota fiscal são coisas distintas. Para que esteja claro a função de cada um desses elementos da administração de empresas, definimos cada uma delas:

  • Nota Fiscal – documento fiscal emitido para controle de impostos pelo governo;
  • Guia de Cobrança – detalhamento do pagamento (quanto, como e quando deve ser feito);
  • Fatura de Serviço –  detalhamento da transação comercial (contratante, contratado, serviços, quantidade, data…);

Como comentamos em nosso artigo sobre nota fiscal (NF), este é um documento oficial junto às esferas governamentais para regularização no fisco. Dessa maneira, para cada fatura de serviço, uma NF deve ser emitida a parte.

Podem até existir casos que uma empresa utiliza a nota fiscal como fatura. Assim, enviam a nota fiscal (NF) junto com a guia de cobrança (um boleto bancário ou link para pagamento). Porém, indicamos sempre emitir as faturas, NF e guia de cobrança separadas.

6. Como simplificar a Gestão Financeira do negócio com foco na transação comercial?

A emissão de um fatura, por necessidade de regulação fiscal e organização financeira, requer a emissão conjunta de Nota Fiscal e Guia de Cobrança.

Assim, registrar todas as transações comerciais é o que vai garantir a organização necessária para você simplificar a sua gestão financeira. Quando falamos em simplicidade, não queremos citar o mais básico. Nesse caso, a simplicidade da gestão financeira vem da organização, facilitando as atividades diárias, controle das contas e geração de relatórios financeiros.

Portanto, para ter essa simplicidade que resulta em eficiência e eficácia, indicamos ter sempre como ponto central o controle da transação comercial. Assim, a partir das transações são geradas as faturas, notas fiscais e guias de pagamento.

Com os registros dos documentos citados acima, você terá registros que colaboram com o controle de cobranças e faturamento.

Transação Comercial = Emissão de Fatura -> Conta a Receber -> Cobrança

Fatura Simples é solução perfeita para Emissão e Gestão de Faturas

Durante todo o texto, você percebeu que falamos bastante em emissão de faturas e, associada à ela, a necessidade de também emitir outros tipos de documentos. Porém, vai se dar conta que emitir e controlar manualmente todos esses documentos será bastante trabalhoso e, até mesmo, ineficiente.

Quanto tempo você perde para emitir cada uma das suas faturas, notas e guias de pagamento? Se você perde mais tempo do que gostaria, chegou o momento de conhecer a Fatura Simples.

Somos uma plataforma de Gestão de Cobranças e Faturamento com emissão automática de faturas e todos os documentos acessórios (notas, boletos e cobranças). Dessa forma, eliminamos processos manuais e implementamos uma gestão com ponto central no controle da transação comercial (venda/prestação de serviço).

Através de um sistema online, inserimos cada uma das suas vendas registradas em um fluxo de cobranças (régua de cobrança) bem definido, com emissão de faturas de serviços, boletos e notas fiscais.

Veja como funciona nossa plataforma!

  1. Você realizou uma venda com sucesso!
  2. Registre a venda na Fatura Simples;
  3. A venda entra para seu controle financeiro e é emitido para o seu cliente a fatura, nota fiscal e guia de cobrança;
  4. Para cada venda registrada na Fatura Simples, nossa plataforma aplica a régua de cobrança definida por você em alguns cliques.

Dessa forma, imagine um cenário de uma associação, onde você tem por volta de 100 associados. Para emitir mensalmente 100 faturas (neste caso sua fatura será a mensalidade dos associados) e ainda aplicar a sua régua de cobrança será bastante trabalhoso fará isso manualmente.

Utilizando a Fatura Simples, enquanto você foca seu tempo em fechar novas vendas, nossa solução cuida da Gestão de Cobranças e Faturamento do seu negócio. Além da plataforma, você terá uma equipe de suporte para tirar todas as suas dúvidas.

Ainda não sente a necessidade de contratar uma plataforma para emitir faturas? Baixe nosso modelo de fatura de serviço grátis!

Modelo de Fatura de Serviço

Conheça o “Salve um Amigo!”, o programa de indicações da Fatura Simples

Simplificar a vida das pessoas! Essa é a missão da Fatura Simples. Queremos que nossos clientes e parceiros tenham mais tempo livre para pensar estrategicamente nos negócios e aproveitar a vida. Assim, você não gasta horas a fio gerenciando seu faturamento de maneira manual ou pouco otimizada. Sem falar nas dores de cabeça causadas pela inadimplência.

Através de vários relatos de clientes satisfeitos comprovamos o quanto a tecnologia faz a diferença. E, para que cada vez mais pessoas se beneficiem com a automação de cobranças e faturamento, criamos um programa de indicações. Estamos oferecendo uma condição especial a quem, como nós, se preocupa em pensar coletivo.

Trata-se do “Salve um Amigo!”. Onde tanto quem indica, como quem recebe a indicação, são premiados.

Funciona assim: você, que já é cliente Fatura Simples e sabe dos benefícios da ferramenta, pode salvar um amigo ou amiga que está passando pelos mesmos desafios que você enfrentou antes de aderir à simplicidade.

Como recompensa pela sua confiança, oferecemos R$ 1000 em créditos de mensalidade. R$500 para você que indica e R$500 para seu indicado que virar parceiro da Fatura Simples.

Pronto para Salvar um Amigo? Basta clicar no botão abaixo para participar do programa!

botão para indicar um amigo para a fatura simples

Qualquer dúvida, basta acessar a página oficial do programa de indicações da Fatura Simples ou entrar em contato conosco pelo email comercial@faturasimples.com.br.

Carta de Cobrança: modelo ideal para as etapas da régua de cobrança

Um bom modelo de carta de cobrança é o principal elemento de uma régua de cobrança eficaz. Além disso, é essencial para a gestão de cobranças e faturamento, pois é através desta ferramenta que você estabelece uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente.

Você vai precisar de modelos de carta de cobrança para o momento logo após o fechamento de uma venda até os momentos de uma possível cobrança de dívida. Portanto, neste texto escrevemos sobre estes conceitos que envolvem as melhores maneira de fazer uma cobrança através de:

Utilizamos o e-mail como a principal forma de comunicação por considerar o meio mais completo. Eles têm boa estrutura para a visualização e acompanhamento das cobranças.

Porém, lembre-se que as cartas de cobranças podem ser adaptadas para outros formatos que sua empresa ache conveniente, como por exemplo: SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e até mesmo Carta Registrada com AR (aviso de recebimento).

Kit de Cartas de Cobrança

Exemplo de Régua de Cobrança

Lembrando que a régua de cobrança é um fluxo de mensagens dividido por etapas. O objetivo desse processo de cobrança é de maximizar o faturamento e reduzir a inadimplência  através de uma comunicação clara e objetiva com o cliente.

O objetivo deste fluxo de cobrança é manter sua fatura em aberta no topo das prioridades de pagamento do seu cliente. Para cada etapa da régua de cobrança, será necessário uma carta com linguagem específica.

Etapas da Régua de Cobrança

Modelos de Carta de Cobrança

Considerando o modelo de régua de cobrança acima, desenvolvemos as seguintes cartas de cobrança:

  1. Resumo de Venda/Fatura de Serviço;
  2. Alerta de Vencimento;
  3. Cobrança Amigável;
  4. Alerta de Pagamento Pendente;
  5. Notificação de Inadimplência;
  6. Alerta de Suspensão de Serviço/Ação de Cobrança Judicial.

Portanto, as cartas de cobrança estarão no fluxo de cobrança da seguinte maneira:

Régua de Cobrança com Cartas de Cobrança

Antes de tudo, é importante lembrá-los que em todos os modelos de carta de cobrança devem sempre constar os seguintes dados:

  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis;
  • Data de Vencimento.

Portanto, o que muda em cada carta é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento da régua de cobrança.

1. Resumo da Venda/Fatura de Serviço

A fatura de serviço nada mais é do que um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição de algo que deve ser pago. A fatura é emitida sempre pela empresa e geralmente é acompanhada do meio para o pagamento (boleto, conta para depósito ou link para pagamento via cartão de crédito) e nota fiscal eletrônica.

Podemos dizer que este modelo de carta de cobrança é a base para todas as outras cartas. Ao analisar cada exemplo de carta de cobrança neste artigo, você verá que, todas as cartas subsequentes, se baseiam na carta “Resumo da Venda”.

Após o fechamento da venda, o cliente precisa receber o resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança. Assim, seu cliente terá em mãos todas as informações necessárias para identificação da venda e para realizar seu pagamento dentro do prazo.

Resumo de Venda - Carta de Cobrança

2. Alerta de Vencimento | Próximo ao vencimento da Fatura

Antes do vencimento da fatura, deve-se enviar um lembrete de vencimento. Essa etapa é importante para evitar atrasos no pagamento, principalmente por esquecimento da fatura.

Neste momento, a carta de cobrança é enviada de 1 a 2 dias antes da data de vencimento da fatura.

Alerta de Vencimento - Carta de Cobrança

3. Cobrança Amigável | Pequeno atraso no pagamento

Trata-se de um modelo de carta de cobrança sutil. Muitas vezes, o cliente atrasa por distração ou falta de organização. Então, ele pode interpretá-lo mal caso você seja muito incisivo na cobrança ou diga expressamente que ele “está devendo”.

Nesta carta a comunicação deve focar na conciliação, já que é o melhor caminho para ambas as partes. Sendo assim, devem conter também as condições para a quitação dos débitos.

Esse modelo é eficaz com clientes bem intencionados e favorece a manutenção de uma boa relação com o cliente.

Cobrança Amigável - Carta de Cobrança

4. Pagamento Pendente | Após 2 ou mais semanas de atraso

Nessa situação, informa-se que os pagamentos referentes a determinado título ainda não foram detectados pela empresa. O remetente enfatiza a importância da quitação do débito e se prontifica a conversar com o responsável a respeito dos motivos pelo atraso.

O prazo para regularizar a situação deve ser expresso, assim como as consequências legais do não cumprimento do mesmo. Por ser mais incisivo, esse modelo também pede uma observação ao final de que deve ser desconsiderado caso o pagamento já tenha sido realizado.

Pagamento Pendente - Carta de Cobrança

5. Notificação de Inadimplência | Mais de 1 mês de atraso

Nesse modelo de carta de cobrança, a empresa notifica o cliente de que há um pagamento pendente.

É necessário deixar claro que o contato ou comparecimento do cliente para o acerto é imprescindível, já que a não quitação poderá levar às providências legais, como protesto em cartório ou ação de cobrança judicial, após determinada quantidade de dias passados do vencimento.

É importante também incluir uma observação ao final para que o cliente desconsidere totalmente a carta e também entre em contato caso o título em questão já tenha sido quitado.

Notificação de Inadimplência - Carta de Cobrança

6. Alerta de Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial | Mais de 1 mês e 15 dias de atraso

Chegou o momento de comunicar ao seu cliente sobre o encaminhamento da cobrança judicial ou protesto de título em cartório, além de uma possível negativação em SPC/ SERASA. Nessa etapa da cobrança é comum que o interesse em pagar aumente.

Além disso, pode-se mencionar também a suspensão dos serviços caso seja aplicável ao seu caso. Esta pode acontecer em diferentes momentos a depender do tipo de contratação.

Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial - Carta de Cobrança

 


É importante lembrar que cada etapa na sua empresa pode não ser exatamente a mesma que comentamos aqui, uma vez que alguns aspectos podem variar de acordo com o contrato firmado entre as partes.

Ademais, qualquer que seja o modelo de carta de cobrança, normalmente, elas são enviadas ao cliente via e-mail com solicitação de confirmação. Ou seja, para cada momento do fluxo de cobrança da sua empresa, deve-se usar uma carta específica.

Ferramentas auxiliares para a Gestão de Cobranças

Para te auxiliar na implementação da régua de cobrança e criação das cartas de cobrança, recomendamos duas ferramentas auxiliares. Elas irão fazer toda a diferença na organização e gestão de cobranças. São elas:

  • MailTrack;
  • Planilha de Gestão de Cobranças.

MailTrack

O MailTrack é uma ferramenta extremamente útil e serve para saber se os emails enviados foram abertos. Por meio deste software gratuito, você é habilitado a visualizar em tempo real quando seus e-mails são abertos. Assim, você tem melhor controle de quais mensagens foram entregues e abertas com sucesso.

Planilha de Gestão de Cobranças

A nossa planilha de Gestão de Cobranças não pode faltar! Com ela você aumenta a sua produtividade e controle para sua empresa; além de ter mais praticidade e tempo para você.

Com ela você poderá:

  • Cadastrar clientes e vendas;
  • Ter uma régua de cobrança, controle de vencimentos e um destaque automático de mensalidades vencidas;
  • Controlar boletos e notas fiscais emitidas.

Fatura Simples: solução para automatizar sua régua de cobrança

Imagine uma empresa que tem um bom modelo carta de cobrança e não sabe os melhores momentos para enviá-las. Da mesma forma, imagine uma empresa que tem uma régua de cobrança bem definida mas não tem modelos de carta de cobrança apropriados.

Como você pode ver, uma gestão de cobranças eficaz depende do alinhamento entre estes dois elementos: a carta de cobrança e a régua de cobrança. Portanto, tê-los bem definidos, integrados e otimizados é essencial para garantir o máximo de recebimentos em dia.

Parece complicado, mas pode ser bem simples! Imagine uma solução que já tem todas essas cartas de cobrança prontas e a cada venda que você faz elas são enviadas automaticamente, já com todos os dados preenchidos. Essa mesma solução identifica o pagamento e te envia um relatório com o detalhamento de cada cobrança e em que situação se encontram.

A Fatura Simples é essa solução! Temos um sistema online, acessível de qualquer lugar, e uma equipe especialista para implantar e prestar suporte. Você terá tudo o que é necessário para integrar e otimizar sua gestão de cobranças e faturamento. Assim, tiramos sua preocupação da execução da cobrança e você economiza tempo para que tenha foco nos resultados da sua gestão.

Além disso, nossa plataforma ainda conta com integrações para emissão de nota fiscal eletrônica, boleto bancário e pagamento eletrônico através do cartão de crédito. Quer entender melhor como funciona? Solicite uma conversa com nossos especialistas!


Conseguiu entender qual a função das cartas de cobrança e pensar num modelo ideal para o seu negócio? Faça o download gratuito do nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso e receba um kit com modelos de carta de cobrança.

As vantagens da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo obrigatório para as operações de circulação de mercadorias (NF-e) e de prestação de serviços (NFS-e). Ela permite o registro fiscal da venda ou da prestação de serviço, sendo esta um comprovante dessas operações.

Criada devido às transformações digitais, a nota fiscal eletrônica facilita o processo de tributação, o qual agora é feito eletronicamente, sem burocracia, com a garantia de uma assinatura digital, conferindo velocidade e segurança a empresa.

Para a emissão das notas fiscais eletrônicas existem diversas plataformas/softwares, tanto pagos como gratuitos, que irão proporcionar ainda mais benefícios durante o processo de emissão da nota fiscal.

Neste artigo, falaremos sobre os principais benefícios que a emissão da NF-e traz para o seu negócio:

  1. Regularização com o Fisco e Imagem profissional;
  2. Otimização de processos;
  3. Diminuição de erros;
  4. Aumento da produtividade;
  5. Simplificação das obrigações acessórias;
  6. Maior controle financeiro.

1. Regularização com o Fisco e Imagem profissional

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo obrigatório para todas as trocas comerciais de produtos e serviços. Ao emitir nota fiscal eletrônica você encontra-se regulamentado com o Fisco e evita problemas com a legislação, já que ao emitir NF-e cumpre-se com a lei.

Estar regulamentado gera um aumento na confiabilidade do seu negócio, melhorando o processo de controle fiscal com um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações com o Fisco. Além disso, estar regulamentado reflete na imagem da sua empresa de forma positiva aos olhos de clientes e fornecedores.

Sendo assim, ao cumprir com as obrigatoriedades da lei você verifica a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital através da emissão da NF-e.

2. Otimização de Processos

Quanto tempo você levaria para produzir todos os documentos fiscais manualmente? Provavelmente, muitas e muitas horas – as quais refletem diretamente na dificuldade de otimizar processos.

Ao emitir a nota fiscal eletrônica, somos capazes de reduzir ou eliminar o desperdício de tempo e recursos, gastos desnecessários, gargalos e erros, atingindo o objetivo do processo.

Será necessário o uso de um software para a emissão notas fiscais e, principalmente, automação deste processo. Mesmo realizando a emissão através do site da prefeitura da sua cidade, este ainda é um processo manual e repetitivo. Algumas plataformas oferecidas para o governo não apresentam suporte necessário para a emissão de um grande número de notas.

Portanto, utilizar um sistema próprio para emissão de notas vai garantir rapidez e organização na emissão de uma grande quantidade destes documentos.

3. Diminuição de Erros na emissão

Como já mencionamos anteriormente, a diminuição das falhas em todo o processo de emissão de nota fiscal eletrônica é notável. Principalmente, quando você utiliza um sistema apropriado, que dá a capacidade para a emissão de notas fiscais em larga escala de maneira automática.

Primeiramente, elimina-se a possibilidade de incorreções no preenchimento. Com um sistema próprio para emissão de NF-e o preenchimento é automático! Logo, o processamento de dados é muito mais eficiente e, caso seja necessário realizar um rastreio, a dificuldade na busca é mínima.

Além disso, possíveis erros cometidos na NF-e podem ser imediatamente corrigidos. Como os dados estão em um meio digital, não é necessário que sejam digitados novamente pelo contador no repasse das informações ao fisco, diminuindo a probabilidade de ocorrer divergências nas informações.

4. Aumento da Produtividade

A produtividade nada mais é do que fazer mais, oferecendo um resultado maior – ou melhor – gastando menos recursos. Portanto, podemos considerar ser produtivo quando usamos menos horas trabalhadas para entregar um volume específico de um determinado trabalho. Este conceito, na prática, é extremamente essencial para a sua empresa.

Então, emitir NF-e com um plataforma apropriada vai aumentar muito a sua produtividade. Dessa forma, o tempo que seria dedicado para essas atividades pode ser redirecionado para outras áreas que o negócio demande.

Por exemplo, otimizar as rotinas do estabelecimento, dedicar tempo para o planejamento estratégico, etc. Além disso, a motivação dos colaboradores tendem a aumentar quando tarefas burocráticas são eliminadas. Logo, ao mesmo tempo que você aumenta a produtividade dos funcionários da sua empresa, você também pode aumentar a motivação deles!

5. Simplificação das Obrigações Acessórias

As obrigações acessórias são deveres instrumentais, como escriturar livros, prestar informações, expedir notas fiscais, fazer declarações, promover levantamentos físicos, econômicos ou financeiros, manter dados e documentos à disposição das autoridades administrativas, aceitar a fiscalização periódica de suas atividades, tudo com o objetivo de propiciar ao ente que tributa a verificação do adequado cumprimento da obrigação tributária (Carvalho, 2009)¹.

Então, ao realizar o processo de emissão de NF-e você está simplificando as obrigações acessórias e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Os prestadores de serviço (NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço), por exemplo, contam com a desburocratização do processo de emissão da NF-e, o que reflete na dispensa da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais — AIDF. Processo este um tanto quanto burocrático.

6. Maior controle financeiro da empresa

Cada receita ou despesa está associada a uma Nota Fiscal (ou seu respectivo documento fiscal) permitindo um maior controle financeiro.

Através da plataforma de NF-e/NFS-e disponibilizada pelo Governo, é possível visualizar este controle financeiro mais consistente do seu negócio. No painel de controle, você poderá verificar:

  • faturamento total;
  • pagamentos diários;
  • projeções de impostos que terá de pagar no final do período.

Também é possível conceder acesso ao contador, disponibilizando todos os dados registrados imediatamente e, com isso, agilizando o trabalho contábil. Porém, ainda assim, esta é uma plataforma que demanda um trabalho manual denso e repetitivo. Mesmo que a plataforma disponibilizada pelo Governo seja boa para o controle financeiro da empresa, um software integrado pago será muito melhor.

Importância das plataformas financeiras integradas com emissão de nota fiscal eletrônica

Softwares integrados nos permitem ter mais consistência, gerar relatórios financeiros, e também contar com um suporte ágil e eficiente. Além de proporcionar maior facilidade de emissão em larga escala, registro de informações e acesso à estas informações.

Os gerenciadores financeiros permitem acompanhar o fluxo de caixa e visualizar as despesas, trazendo mais segurança e confiabilidade nas informações. Além disso, ajudam a não perder tempo na emissão de NF-e, mantendo um histórico confiável e armazenando seus arquivos de forma muito mais segura.

Portanto, uma plataforma que une a gestão de faturamento, emissão da nota fiscal e boletos bancários é essencial para maximizar os rendimentos da sua empresa.


Apesar de um tanto burocrático, com a ajuda de um software, você pode descomplicar e muito o seu processo de emissão de NF. Estes são alguns dos benefícios que a implementação da nota fiscal eletrônica (NFS-e ou NF-e) trará ao seu negócio – e, acreditem, fazem toda a diferença!

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Aproveite e confira as novas regras do boleto bancário.


¹ CARVALHO, P. B. Curso de direito tributário. 21. ed. São Paulo: Saraiva, 2009

Empresa de Cobrança (o que é, prós e contras e alternativas)

Manter a inadimplência sob controle é um desafio para qualquer negócio, especialmente em cenários com grande volume de cobranças ou de crescimento acelerado. São nesses momentos que uma empresa de cobrança e/ou um sistema para gestão de cobranças e faturamento são importantes.

Uma gestão de cobranças e faturamento bem feita é o que vai garantir recebimentos em dia. Para algumas empresas, um escritório de cobrança terceirizada é a solução ideal. Para outras, uma equipe interna com um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é suficiente para garantir a redução da inadimplência. Ainda existem aquelas em que faz sentido uma abordagem mista, com uso de software e terceirização de serviços.

Independente do modelo, ter um processo de cobranças bem definido e seguido à risca é requisito essencial para obter bons resultados. Portanto, neste artigo, vamos comentar sobre os seguintes tópicos:

  1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?
  2. Por que terceirizar as cobranças?
  3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?
  4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Uma empresa ou escritório de cobrança é uma organização especializada em maximizar os recebimentos de seus contratantes através da recuperação de dívidas. Desse modo, isso é feito através de um bom planejamento, controle e execução de cobranças.

Assim, um escritório de cobrança poderá atuar em todo o processo ou apenas em parte dele. Isso dependerá da necessidade da empresa contratante e do modelo de trabalho da empresa de cobrança.

O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Portanto, um escritório de cobrança pode atuar em um, vários ou todos os níveis de operação, como:

  1. Elaboração de contratos e planejamento da régua de cobrança;
  2. Recuperação de dívidas e cobrança de inadimplentes;
  3. Execução de ação de cobrança judicial;
  4. Compras de dívidas (em valor reduzido) e tentativa posterior de recuperação;
  5. Assumindo a operação total de cobrança (desde a primeira notificação de pagamento até uma possível cobrança judicial).

2. Por que terceirizar as cobranças?

As organizações terceirizam a cobrança por diversos motivos:

  • Alta taxa de inadimplência e atrasos nos pagamentos;
  • Alta demanda operacional para executar cobranças;
  • Desorganização na gestão financeira;
  • Manter-se distante da cobrança com intenção de preservar a relação com o cliente.

Porém, a inserção de um agente entre a relação da sua empresa com o seu cliente pode ser perigosa. Apesar de muitas vezes ser uma ótima solução para a diminuição da inadimplência, podem surgir questões como:

  • Como a contratação de um escritório de cobrança afetará sua relação com os clientes?
  • Quanto vai custar a contratação de uma empresa de cobrança?
  • A contratação vai trazer o resultado esperado?

Esses questionamentos devem ser levados em consideração, pois uma contratação equivocada pode trazer efeito contrário, piorando os resultados, complicando sua gestão e, até mesmo, afetando negativamente a relação com os clientes e reputação da empresa.

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

A resposta não é tão simples como sim ou não. Os resultados alcançados com uma empresa de cobrança podem variar, já que dependem da competência do escritório contratado e da real necessidade e encaixe da sua empresa com o serviço de cobrança.

Podemos falar que são PRÓS das empresas de cobrança:

  • Cobrança feita de forma organizada e metódica;
  • Inserção do cliente final em uma régua de cobrança;
  • Redução da taxa de inadimplência, consequente aumento do faturamento;
  • Redução da taxa de inadimplência;
  • Assessoria jurídica para formulação de contratos;
  • Assessoria jurídica em casos de cobrança judicial.

À primeira vista, os PRÓS nos enchem os olhos. Afinal, qual é a empresa que não quer receber em dia? No entanto, neste processo podem surgir alguns imprevistos. Então, podemos citar os seguintes CONTRAS:

  • Inserção de um agente na relação da sua empresa com o seu cliente e possível desgaste na relação com o cliente;
  • Falta de controle interno sobre as cobranças, comprometendo a operação da empresa caso seja necessário retomar a operação para execução interna;
  • Baixa qualidade do serviços prestados pela empresa contratada, não gerando os resultados esperados de aumento do faturamento e redução da inadimplência;
  • Alto custo para contratação do serviço.

Vale a pena contratar um escritório de cobrança?

No final das contas, tudo vai depender da sua realidade e da estratégia do negócio. Quanto maior a participação e responsabilidade do escritório de cobrança na sua gestão, maior será o custo do serviço – seja em valor absoluto ou em percentual cobrado por recuperação. Normalmente o percentual é ajustado de acordo com o vencimento da dívida: quanto mais antiga, maior será a taxa cobrada para recuperar o valor.

Portanto, é bom lembrar que para qualquer investimento a ser feito, é importante analisar o ROI (retorno sobre investimento) e o custo de oportunidade, considerando sempre outras alternativas viáveis.

Para pequenas e médias empresas que trabalham com faturamento recorrente, alertamos para a  importância de ter uma boa estrutura interna, com contratos bem feitos e fluxos eficientes de cobrança. Geralmente, essas questões podem ser resolvidas internamente com menor custo, utilizando um bom sistema para cobranças.

Para cenários como o descrito acima, uma ótima solução é contratar uma empresa que forneça um bom sistema de cobranças e também participe da sua implantação, de forma que seja estruturado um processo eficiente de cobranças para rodar internamente.

Se, ainda assim, o resultado não for satisfatório, busque ajuda especializada, com um consultor de cobranças ou mesmo terceirize a operação com uma empresa de cobranças.

Recapitulando os prós e contras de um escritório de cobrança…

Prós e Contras de uma Empresa de Cobrança

4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é uma ótima alternativa às empresas de cobrança. Esse tipo de sistema é bem acessível, de fácil implantação e possui fluxo de cobrança bem definido, otimizado e automático.

Portanto, apenas por usar o sistema, já é aplicada uma estrutura bem definida e otimizada para a operação das cobranças e faturamento. Isso elimina a necessidade de contratação de mais pessoal ou terceirização da cobrança.

Dessa forma, um sistema de gestão, com régua de cobrança, é ideal para negócios que preferem manter o controle das cobranças e recebimentos internamente, junto ao próprio departamento financeiro. Este tipo de solução é apropriado para empresas que emitem uma grande quantidade de cobranças.

Quando contratado um bom sistema de cobranças e feita uma boa implantação, essa solução apresenta resultados e custos melhores do que a terceirização da cobrança.

É assim que trabalha a Fatura Simples. Através de um sistema online, todo processo de cobrança é otimizado e cada cliente (e suas respectivas faturas) são inseridos num fluxo automático de cobranças, com emissão automática de boletos, notas fiscais e faturas de serviço.

Ainda em dúvida sobre o que faz sentido para o seu negócio? Converse com um especialista da Fatura Simples e descubra como conseguir ótimos resultados com uma gestão de cobranças bem feita.

Te ajudamos a esclarecer suas dúvidas? O que achou deste artigo? Deixe sua opinião nos comentários!

Recomendamos também, a leitura do artigo “Por que investir em um sistema de cobrança online?”