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Associação (o que é, sua função e requisitos para fundação)

Reconhecidas pela Lei 10.406/02, uma associação é uma organização coletiva que surgiu como alternativa para estabelecimento de um grupo com objetivos e interesses em comum.

Escrevemos este artigo para esclarecer o que é uma associação, seus tipos e benefícios, passo a passo para sua fundação e como gerenciá-la para garantir seu sucesso.

  1. O que é uma Associação?
  2. Tipos de associações;
  3. A função de uma Associação e seus benefícios;
  4. Requisitos para criar uma associação;
  5. Dicas para garantir o sucesso da sua Associação!

1. O que é uma Associação?

Associação é uma organização sem fins lucrativos caracterizada pela união de pessoas físicas (CPF) ou jurídicas (CNPJ) com o objetivo de conquistar benefícios e desenvolvimento mútuo para o segmento que representam.

Estas organizações são oficializadas através de um CNPJ. Sendo assim, uma associação é considerada uma pessoa jurídica de direito privado.

Existem associações com inúmeros objetivos e interesses: filantrópicos, sociais, econômicos, políticos, empresariais e outros.

Princípios do Associativismo

Na teoria, para que uma associação funcione o mais perto possível de um modelo ideal, ela deve apresentar os 7 princípios do associativismo. São eles:

  • Adesão Voluntária e Livre
    • que todos os associados sejam incorporados ao quadro de membros por vontade própria e que estas permaneçam abertas a todos que quiserem e puderem cooperar e assumir suas responsabilidade, sem discriminação de sexo, gênero, social, racial, político e religiosa;
  • Autonomia e Independência
    • que toda associação tenha o direito de fazer parcerias com o governo ou entidades privadas, mas que mantenha sempre sua autonomia e independência, de modo que os associados tenham o controle, conforme diretrizes democráticas.
  • Gestão Democrática pelos Associados
    • que a gestão tenha princípios democráticos;
  • Informação, Educação e Formação
    • que seja sempre uma organização de fomento à educação e capacitação dos seus membros associados;
  • Interação
    • que as associações interajam entre si em âmbitos locais, regionais, nacionais e internacionais;
  • Interesse pela Comunidade
    • que essas organizações busquem o desenvolvimento sustentável para as comunidades, cidades, estados, regiões e países através das políticas aprovadas pelo membros da associação.
  • Participação Econômica dos Associados
    • que todos os membros de uma associação contribuam para a sua sustentabilidade, como por exemplo através do pagamento de mensalidades;

Seguindo esses princípios, é possível fundar associações com os mais variados objetivos, como falamos anteriormente. Neste artigo, vamos focar nas associações empresariais.

Por exemplo, um grupo de empresas de um determinado setor que se organizam coletivamente para troca de conhecimento, capacitação conjunta e reivindicação de condições mais propícias para o desenvolvimento de negócios do segmento.

Ainda no setor empresarial, trabalhadores de uma mesma categoria que se unem para protegerem seus direitos e alinharem deveres comuns com suas respectivas empresas, podem formar uma associação de trabalhadores. Neste caso, geralmente essas organizações são reconhecidas como sindicatos.

2. Formas de associação

Existem inúmeras formas de configuração e funcionamento de associações. É importante entender bem as opções disponíveis para aplicar o formato mais adequado à sua realidade.

Dentre tantas opções para a formação de associações, a seguir destacamos as mais utilizadas. São elas:

APL (Arranjos/Acordos Produtivos Locais)

É um conjunto de agentes econômicos, políticos e sociais de um mesmo território que possuem semelhança produtiva e cooperam entre si para capacitação, produção e aprendizagem. Por exemplo, um grupo de pescadores de uma região (agentes econômicos) se unem para alavancar a produção local e criar melhores condições de negociação para os rendimentos da pesca.

Dentro de um APL, esses agentes também interagem com governo, associações empresariais, instituições de crédito, pesquisa e ensino.

Porém, apesar de se assemelhar como uma associação, o APL não se constitui sob um CNPJ determinado por contrato. O SEBRAE destaca esta forma de associação como meio interessante para tornar as empresas mais competitivas.

Clusters

Os clusters se caracterizam pela concentração de empresas com características semelhantes dentro de um mesmo território. Colaborando entre si, elas aumentam sua eficiência, aprendizagem e capacidade de inovação. O que resulta no desenvolvimento da região em que habitam, atraindo profissionais qualificados e fornecedores estratégicos.

Geralmente, os clusters não possuem formalização legal. Porém, seus impactos em uma região são tão grandes que, inevitavelmente, acabam sendo reconhecidos por seu impacto econômica ou sócio-cultural.

Um bom exemplo de cluster é o Vale do Silício (Silicon Valley) nos EUA. Aqui no Brasil, podemos destacar o Porto Digital que fica na cidade do Recife (PE).

Consórcios Empresariais

O consórcio empresarial é uma associação temporária de empresas para realização de algum empreendimento. Este modelo de associativismo é bastante comum no campo da engenharia, quando é necessário o envolvimento de diversos agentes para realização de uma grande obra. Portanto, as empresas envolvidas formalizam o consórcio através da assinatura de contratos.

Núcleos Setoriais (Associação Empresarial)

Representam a união de empresários de um mesmo setor para discussão de problemas, capacitação mútua, reivindicação de direitos e proteção da categoria perante governo e órgãos reguladores. É uma das formas mais amplamente conhecidas de associação.

Geralmente, neste modelo os empresários fundam um grupo organizado com CNPJ e cobram uma mensalidade para cada associado. Conforme a lei, a associação pode gerar lucro, porém este lucro deve ser exclusivamente reinvestido para o desenvolvimento da mesma. Logo abaixo, você verá alguns exemplos de associações empresariais.

Sindicatos

Parecidos com as associações empresariais, os sindicatos são organizações para alinhamento de deveres e proteção da categoria. Existem sindicatos de trabalhadores para negociarem com seu patronato e também existem sindicatos de patrões para negociarem acordos com os trabalhadores da categoria.

São instituições com grande poder político, já que pleiteiam direitos e deveres dentro dos seus respectivos segmentos. Assim como as associações empresariais, os sindicatos cobram uma mensalidade para gestão e manutenção de suas atividades.


Associações na prática. Veja alguns exemplos!

Como falamos anteriormente, neste artigo, nosso foco será em associações empresariais e sindicatos, as formas mais populares de associação. Portanto, trazemos alguns exemplos para ilustrar melhor estas categorias:

ADVB – Associação dos Dirigentes de Vendas e Marketing do Brasil

Com 63 anos de funcionamento, a ADVB é uma associação empresarial que foi fundada com a missão de “construir relações sólidas entre corporações e líderes empresariais.”

Como benefício aos seus associados, eles oferecem palestras, cursos e eventos para a capacitação dos profissionais de marketing e vendas do Brasil. A ADVB oferece 4 opções de assinatura, são elas: Pessoa Física, Pessoa Jurídica, Jovens e Mulheres.

ABRH – Associação Brasileira de Recursos Humanos

Associação de profissionais da área de Recursos Humanos. A ABRH Brasil (nível nacional) possui 22 seccionais. Funciona mais ou menos como uma associação de associações.

A ABRH e suas seccionais estaduais promovem eventos, pesquisas, trocas de experiências e representação perante os poderes públicos e entidades representativas do seu segmento.

ACL-PB – Associação dos Construtores Civis Leves da Paraíba

É uma associação de empresas da construção civil de obras de pequeno e médio porte, voltadas para o segmento imobiliário da Paraíba. Inicialmente, a ACL-PB formou-se para intensificar as atividades em parceria com os órgãos reguladores do estado quando identificaram que as empresas sozinhas perdiam poder de argumentação.

Hoje, além de cumprir com seu propósito inicial, a ACL-PB negocia condições especiais com fornecedores de materiais, serviços e equipamentos, fomentando o desenvolvimento das empresas do setor que estão na região.

SOFTEX Recife – Centro de Excelência em Tecnologia de Software do Recife

É uma associação de empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) da cidade do Recife, PE. Nasceu em 1994 com a missão de desenvolver promovendo integração, capacitar e certificar as empresas de TIC do estado, com o objetivo de inseri-las no mercado de maneira competitiva.

A SOFTEX Recife é um núcleo regional da SOFTEX, a executora de políticas públicas do governo federal para o setor de tecnologia da informação e que atua em 13 estados brasileiros e no distrito federal.

3. Qual a função de uma associação e seus benefícios?

No sentido mais amplo, a função de uma associação pode variar de acordo com o segmento da sociedade que está inserida. Representando um coletivo de indivíduos ou entidade, elas podem ter objetivos como: ter mais força política, aumentar a competitividade de um setor, desenvolvimento profissional entre seus membros, impacto social e de amparo aos carentes.

Alguns dos objetivos citados acima, se encaixam na realidade das associações empresariais. Estas têm como função promover a interação e cooperação de agentes de um mesmo setor para que obtenham vantagens competitivas e desenvolvimento mútuo.

Por exemplo, imagine uma associação de pizzarias que consegue negociar descontos com fornecedores para os seus associados. Esta mesma associação também pode oferecer, aos seus associados, cursos e treinamentos nas áreas de atendimento, produção, delivery e etc.

Motivações para criar um grupo de associados

Existem inúmeras motivações para se criar uma associação ou associar-se a uma. Perante todos os desafios em se criar uma associação ou se candidatar para o quadro diretor da mesma, podemos citar os seguintes benefícios:

  • Ter controle sobre pautas de interesse comum ao segmento o qual pertence a associação;
  • Ganho de reconhecimento e status perante o segmento e os possíveis clientes do segmento;
  • Expansão do networking;
  • Cultura do Give Back.

Para os associados, rapidamente, podemos citar as seguintes:

  • Troca de experiências e compartilhamento de ideias para acelerar o aprendizado e crescimento dentre os associados;
  • Programas de networking entre os associados e dos associados com agentes externos, para expansão e desenvolvimento de negócios;
  • Fortalecimento da marca individual de cada associado através da força e marca da associação;
  • Expansão no alcance de captação de fornecedores, parceiros, novos talentos e possíveis clientes;
  • Programas de capacitação e treinamento para os associados;
  • Acessos à condições exclusivas para contratação de fornecedores a custo reduzido.

O processo de fundar uma associação não é tão complicado. No entanto, fazê-la prosperar exige um nível de organização, comprometimento e velocidade que provavelmente vai além do que você tem em mente.

Assim que fundada uma associação, os programas de parceria, capacitação e representação política ainda estão em estágio inicial. Em outras palavras, inicialmente não há tantos benefícios para se oferecer aos associados. Esse cenário cria um desafio bastante comum para novas associações, que é conseguir captar e engajar novos associados.

Benefícios para um associado

Para que uma associação funcione bem, é preciso que proporcione benefícios claros aos seus associados e, talvez, à comunidade à sua volta. Em relação aos benefícios trazidos por uma associação, podemos citar:

  • Fortalecimento da capacidade de ação através de esforços conjuntos;
  • Ganho de poder de mercado junto a fornecedores, clientes e estado;
  • Criação e disponibilização de soluções coletivas;
  • Redução de custos e riscos relativos a ações e investimentos coletivos;
  • Criação de confiança entre associados;
  • Maior abertura para discussão de problemas de uma categoria;
  • Ajuda mútua e aprendizagem coletiva;
  • Condições favoráveis à inovação e parceria com governo, centros de tecnologia, universidades e empresas de grande dimensão.

4. O que é preciso para criar uma associação?

Criar uma associação vai muito além dos seus processos burocráticos. Para manter uma organização sem fins lucrativos é necessário muito engajamento por parte do grupo de pessoas envolvido.

Segundo o SEBRAE, a criação de um associação compreende um processo de 4 etapas. São elas:

4.1 Sensibilização e engajamento de interessados

Primeiramente, é necessário envolver e engajar um grupo de pessoas interessadas na causa em comum. Passo a passo, deve-se construir um alinhamento entre os envolvidos sobre os objetivos e funcionamento da associação; direitos e deveres dos associados; e legislação regente.

Em seguida, deve-se projetar a estrutura que viabilizará economicamente a associação. O formato mais comum é através do pagamento de mensalidades pelos associados. Outras fontes de receita incluem: organização de eventos, cursos e parcerias.

Aos poucos, alguns envolvidos demonstrarão mais interesse e, comprovada a competência, podem ficar responsáveis pela operação de alguma área da associação.

O requisito básico para qualquer associação é que seus lucros sejam reinvestidos na sua manutenção e expansão. Não é permitida a distribuição de lucros entre diretoria ou associados.

Ainda nesta etapa, consulte um contador para entender os detalhes burocráticos da fundação.

4.2 Constituição de uma Associação

Após a fase de engajamento e formação do grupo inicial da associação, é necessário dar entrada na burocracia para registro da mesma.

Para criar uma associação, os requisitos serão específicos de acordo com a finalidade. Por exemplo, criar uma organização filantrópica e uma associação empresarial se diferem em alguns aspectos. Nestes casos, as especificidades giram em torno do quórum de cargos e número mínimo de membros necessários para a fundação.

Porém, a burocracia geral para toda e qualquer associação se inicia com o desenvolvimento de dois documentos. São eles:

É importante verificar se os associados iniciais possuem algum impedimento legal para participar do Conselho Fiscal ou de Administração da organização.

Também, certifique-se de que o imóvel que será utilizado como sede está regularizado. Lembre-se de que existe a possibilidade de fundar uma associação utilizando um endereço de escritório virtual.

Para registro da associação, é preciso o representante legal da associação dê entrada em um Cartório de Pessoas Jurídicas com o Estatuto e Ata da reunião inaugural.

Após o registro, você poderá criar um CNPJ para a organização através do redesim.gov.br

Como criar um estatuto?

Segundo o artigo 54 da Lei 10.406/02, o estatuto de uma associação deve conter as seguintes informações:

  1. A denominação, os fins e a sede da associação;
  2. Os requisitos para admissão, demissão e exclusão dos associados;
  3. Os direitos e deveres dos associados;
  4. As fontes de recursos para sua manutenção;
  5. O modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
  6. As condições para a alteração das disposições estatutárias e para a sua dissolução;
  7. A forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas financeiras.

Todas essas informações devem estar escritas respeitando a formatação em títulos, capítulos, artigos e incisos. Portanto, nesta fase do estatuto, o ideal é ter um advogado/consultor jurídico à sua disposição para elaboração do documento.

O que deve constar na ata de fundação?

A ata de fundação é um documento mais simples que o estatuto. Nela, constará as informações que descrevem o que se passou na reunião inaugural da associação. Além de descrever as ações ocorridas, você deverá indicar:

  • A data da reunião;
  • Endereço da reunião;
  • Nomes completos dos fundadores com estado civil, endereço completo e números de RG e CPF;
  • Nome completo do presidente escolhido na primeira reunião e do secretário;

Como este documento é um pouco mais simples, é possível encontrar diversos modelos de ata de fundação de uma associação para download.

4.3 Pré-operacional

Após a concepção, registro e oficialização da associação, começa a fase pré-operacional. Nesta etapa, você desenvolverá atividades que vão “preparar o terreno” para iniciar de fato a operação da associação.

Portanto, você possivelmente lidará com algumas ou todas essas atividades abaixo:

  • Abrir conta bancária
  • Comprar materiais/infraestrutura;
  • Contratar funcionários e serviços de contabilidade;
  • Aplicar para licenças e alvarás.

Porém, perceba que, muitas vezes, por questões burocráticas, você terá que contratar serviços especializados antes mesmo da fase pré-operacional. Vide a nossa recomendação de procurar um advogado/consultor jurídico para a elaboração do estatuto da sua associação.

4.4 Operacional

O jogo começou! Nesta altura, você já engajou membros, criou e registrou o estatuto, abriu um CNPJ e encontrou toda estrutura necessária para o funcionamento da associação.

Na fase operacional, você fará tudo o que foi planejado para conseguir atingir os objetivos desta nova entidade. Se estamos falando de associações empresariais, as seguintes atividades devem estar em pauta:

  • Realização de reuniões para discussão de assuntos em comum, deliberações e etc;
  • Atividades de capacitação e troca de experiências;
  • Promoção de eventos para os associados;

É plausível falar que é mais fácil fundar uma associação do que mantê-la ativa. Além de engajar constantemente os membros, procurando aumentar seu quadro de associados, você deve focar esforços para ter uma gestão eficiente.

Fazer mais com menos é super importante para uma associação, já que essa costuma ter poucos recursos e também pouco tempo de engajamento de seu corpo diretivo e executivo. Inclusive, no geral, esse corpo é composto por voluntários não-remunerados.

Porém, com a ineficiência do Estado, a profissionalização das associações vem ganhando força e diretores podem ser remunerados segundo algumas especificações da Lei 13.204/2015.

Por isso, é importante que os processos sejam otimizados e eficientes. Que seja possível fazer um acompanhamento rápido da operação. Que se explore ao máximo o potencial da associação, para isso é preciso ter recursos e investi-los em coisas que trarão retorno direto para a associação e seus associados.

Nesta caso, quando falamos recursos, estamos nos referindo a tempo e dinheiro.

  • Tempo: do corpo diretivo e executivo, comumente com tempo escasso e composto por voluntários. Se tem pouco tempo, deve-se aplicá-lo sabiamente.
  • Dinheiro: o processo de arrecadação e faturamento deve ser eficaz e eficiente.

Para conseguir uma estrutura que permite crescer a associação, é fator primordial eliminar gargalos e ineficiências relacionadas a captação, engajamento e faturamento de associados.

5. Dicas para garantir o sucesso do seu grupo!

Durante o texto falamos que criar uma associação é muito mais fácil do que mantê-la. Afinal de contas, não é fácil manter uma organização sem fins lucrativos que necessita essencialmente da organização e engajamento dos seus membros. Principalmente quando os maiores benefícios são colhidos a longo prazo.

E se você se pergunta: Como garantir o sucesso da minha associação? Estamos aqui para te dar algumas dicas!

5.1 Seja claro ao divulgar sua proposta e entrega de valor

Uma associação nasce a partir de um propósito coletivo. Portanto, o primeiro passo para atingir o sucesso é divulgar claramente quais são as propostas dessa associação e quais benefícios ela vai entregar aos seus associados e/ou à comunidade a sua volta.

5.2 Trabalhe sua marca

Divulgue constantemente a proposta e posicionamento da associação. Todo grupo formado por um propósito é um grupo político. É necessário convencer as pessoas e a comunidade à sua volta que a associação é essencial para o desenvolvimento da categoria para quem se propõe a trabalhar.

5.3 Promova ações para aumentar o engajamento dos associados

Desenvolver ações para aumentar o engajamento dos associados é essencial para o desenvolvimento da associação a longo prazo. Promova encontros, workshops e incentive o networking. A melhor forma de manter o engajamento na associação é entregando benefícios aos envolvidos nela.

5.4 Encontre meios para uma operação e gestão eficiente e transparente

Como as associações são organizações sem fins lucrativos, elas devem funcionar da melhor menor com a menor quantidade de recursos. Isso significa equipes reduzidas ao máximo, menos horas de trabalho já que, normalmente, os membros da direção dividem seus horários com suas carreiras e etc.

Além disso, o desafio é sempre manter claro para os associados as propostas e benefícios da associação. Isso vai requerer uma gestão otimizada, atualizada com as práticas de sucesso da administração.

5.5 Prepare sua gestão para que a captação de novos associados seja escalável

O caminho mais fácil de manter uma associação ganhando força é adicionando novos membros. Portanto, desde o início projete uma gestão que permita uma grande expansão no quadro de associados.

Por exemplo, se hoje você trabalha com 100 associados e dentro de um período de 2 meses ganha +1000 novos membros. Você utiliza ferramentas suficientes para suportar esse crescimento instantâneo?

Por isso, é preciso simplificar a gestão dos associados e torná-la escalável. Aqui na Fatura Simples, nós oferecemos uma solução para este modelo de negócio. Veja como podemos ajudar a sua associação.


Uma história de sucesso!

A Fatura Simples oferece uma solução completa para a sua Gestão de Associados. Com a nossa plataforma, você poderá controlar o quadro de membro, o faturamento e também a cobrança de inadimplentes.

No vídeo abaixo, veja como a ACL-PB aumentou o faturamento e otimizou o fluxo de cobrança de inadimplentes com a Fatura Simples.

Carta de cobrança: entenda o que é e aprenda a fazer!

Uma Gestão de Cobranças organizada e bem definida é a chave para aumentar o faturamento da empresa e reduzir a inadimplência. Então, para que isso seja possível, é necessário colocar em prática uma régua de cobrança e desenvolver bons modelos de carta de cobrança.

Neste artigo, vamos falar sobre como elaborar cartas de cobranças de forma eficaz através dos seguintes tópicos:

  1. O que é uma carta de cobrança?
  2. Formatos mais comuns de cobrança;
  3. Como criar um modelo de carta?
  4. A importância das mensagens em uma régua de cobrança.

1. O que é uma carta de cobrança?

Carta de Cobrança é a mensagem enviada quando se realiza uma cobrança em cada uma das etapas do seu fluxo. Essas mensagens podem ser através de email, SMS, WhatsApp ou qualquer meio de comunicação que você utilize.

Portanto, a carta (mensagem) é o principal elemento da régua de cobrança. É através delas que você deve estabelecer uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente, focando sempre em conseguir o pagamento da sua conta a receber (fatura).

Em prática, a régua de cobrança são as etapas de contato com o seu contratante até que a fatura seja paga.

Kit de Cartas de Cobrança

2. Formatos mais comuns de mensagens de cobrança

A tecnologia permite usar diferentes meios de comunicação na régua de cobrança. A forma adotada dependerá das políticas internas da sua empresa e também do perfil de contratantes. Quando falamos em Carta de Cobrança, nos referimos às mensagens enviadas para o seu cliente.

O meio mais popular para envio da carta de cobrança é o e-mail, já que este fornece estrutura informações mais completas. Além disso, enviar uma notificação por e-mail permite ao setor de cobranças monitorar o recebimento e interagir com os compradores de forma ágil.

Outros formatos também utilizados são:

  • SMS;
  • WhatsApp;
  • Carta com ou sem AR (Aviso de Recebimento);
  • Telefone (ligação).

Além de também servirem como complemento ao e-mail, estes meios de cobrança citados acima podem oferecem outras maneiras de realizar a cobrança fechando todo um ciclo de comunicação que envolve o seu relacionamento com o cliente.

Contudo, apesar do telefone não ser uma mensagem escrita, em algumas situações, uma ligação pode ser suficiente para alcançar o seu objetivo. Porém, por questão de custos e tempo de trabalho, recomendamos a ligação apenas em casos de inadimplência, caso você não obtenha resposta através de algum outro meio de comunicação com o seu cliente.

3. Como criar uma modelo de carta eficiente?

Para criar um modelo de carta de cobrança, você precisa – antes de tudo – saber em quais momentos entrará em contato com o cliente. Portanto, para criá-las, você precisa definir como será sua régua de cobrança.

Se você tem dúvidas em como criar uma boa régua de cobrança, explicamos detalhadamente no artigo “Régua de Cobrança (solução para atingir 0% de inadimplência)”.

Primeiramente, para boa eficiência da sua mensagem de cobrança, elas devem sempre conter os seguintes dados:

  1. Nome da empresa contratante e contratada;
  2. Informações do produto/serviço;
  3. Valor da fatura em aberto;
  4. Meio de pagamento disponíveis;
  5. Data de Vencimento;
  6. Informações para contato (telefone, email e, caso necessário, endereço).

Portanto, o que muda em cada mensagem/notificação/carta, é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento de contato com o seu cliente.

Se você está enviando uma cobrança logo após a venda, o tom da mensagem será mais descritivo e leve, um resumo da venda. Contudo, caso seja um momento de cobrança de mensalidade em atraso, você vai precisar de uma mensagem com tom mais sério.

O que devo levar em consideração para criar minha carta de cobrança?

Para elaborar uma boa carta de cobrança preste atenção em três aspectos essenciais:

Momento de Contato

Antes de escrever o texto da sua carta de cobrança, tenha em mente em qual momento ela será enviada. Durante uma régua de cobrança, no mínimo, você entrará em contato com o cliente nas seguintes oportunidades:

  • Após o fechamento da venda (envio da fatura de serviço);
  • Poucos dias antes do vencimento da fatura;
  • Alguns dias após o vencimento (caso a fatura não tenha sido quitada);

Portanto, escreva sempre uma mensagem específica para cada momento. Por exemplo, após o fechamento da venda, envie apenas um resumo da transação comercial. Caso seja preciso entrar em contato com o cliente após o vencimento, sua mensagem deverá adotar outro tom.

Postura e Tom da Mensagem

Até momentos antes do vencimento, as mensagens devem ser leves e descritivas, alertando para a data limite de pagamento. Após essa data, adote uma postura mais séria, até que a dívida seja paga.

Independente da situação, é fundamental manter-se aberto para negociar com o cliente. Mesmo em situação de inadimplência, lembre-se que é mais importante um cliente fiel e satisfeito, do que perdê-lo.

Contudo, se você está numa situação confortável e um determinado cliente é um problema para seu negócio, é possível cogitar a ideia de encerrar a prestação de serviços para ele.

Portanto, com postura amigável, ofereça desde uma forma de parcelamento maior até um desconto mais atraente para que as dívidas sejam quitadas. Seja direto e empático com o seu cliente, jamais use um tom agressivo, mesmo em situações de inadimplência.

Segundo o Código de Defesa do Consumidor, o inadimplente não deve ser exposto ao ridículo nem constrangido de qualquer forma. Então, tome cuidado com o discurso usado para que a cobrança não se torne uma dor de cabeça.

Informações/Detalhamento

Escreva uma mensagem organizada, não esquecendo das informações essenciais que citamos acima.

Assim sendo, também dê atenção ao visual da sua mensagem. Portanto, um layout em trabalhado ajudará na construção de imagem profissional da sua empresa.

Você pode utilizar um bom desenho gráfico para registrar as informações essenciais de uma cobrança de forma bem distribuída.

Pronto pra criar sua mensagem de cobrança?

Como já falamos, em tempos de transformação digital dos negócios, o formato mais comum de envio das cobranças é o e-mail. Sendo assim, vamos te ensinar o passo a passo para escrever a sua mensagem.

Para ter uma boa estrutura e apresentação, recomendamos seguir os seguintes passos:

  1. Saudação;
  2. Informações da fatura;
  3. Meio de Pagamento;
  4. Mostre disposição em ajudar;
  5. Assine o email com informações para contato.

Por exemplo, considerando a situação de fechamento de venda, será preciso enviar para o contratante um resumo do acordo. Portanto, seguindo a estrutura citada acima, sua carta de cobrança seria mais ou menos assim:

Olá, NOME (saudação)

Aqui seguem detalhes da sua fatura referente ao PRODUTO/SERVIÇO no valor de R$X.XXX,XX com vencimento em XX/XX/XXXX. (informações da fatura)

O pagamento deve ser feito via transferência bancária para a conta com dados detalhados abaixo:

BANCO
AGÊNCIA
CONTA
CPF OU CNPJ
(meio de pagamento)

Caso tenha problemas para realizar o pagamento, entre em contato conosco antes do vencimento acima. (disposição para ajudar)

Atenciosamente,
NOME
CARGO NA EMPRESA – NOME DA EMPRESA
TELEFONE PARA CONTATO
(assinatura com info para contato)

Cobrança para SMS, WhatsApp e telefone

Note que o email fornece a estrutura mais completa para o detalhamento das informações, porém, você pode utilizar outros meios de comunicação para o envio de notificações ao cliente, considerando sempre suas limitações.

Geralmente, recomendamos o uso de WhatsApp ou SMS em situação de lembrete. Por exemplo, você pode enviar uma carta por email e através das outras plataformas fazer contato para o cliente para que veja a mensagem enviada.

Em algumas situações, é possível também enviar uma mensagem juntamente com um link para que o comprador dos serviços acesse uma página com as informações completas.

Assim sendo, lembre-se sempre que o objetivo dessas mensagens são estabelecer a comunicação e lembrar da fatura ainda em aberto. Portanto, você deve adaptá-las para sua realidade.

4. A importância da carta em uma régua de cobrança

A régua de cobrança define o passo a passo (fluxo) que você deve seguir para colocar a cobrança como prioridade de pagamento nas contas do seu cliente.

Dessa forma, este fluxo tem dois objetivos principais:

  • aumentar a velocidade e precisão com que as cobranças são realizadas;
  • aumentar os rendimentos da empresa – através da redução da inadimplência.

Colocando esta atividade dentro de um fluxo bem definido e elaborando uma boa carta (mensagem), a empresa tem a garantia de que a dívida não seja esquecida. Com a boa execução do processo, a empresa ganha a oportunidade de enxergar gargalos e eliminá-los, melhorando a operação.

A régua e as cartas (mensagens/notificações) são elementos complementares e de igual importância. Dessa forma, estabeleça uma boa Gestão de Cobranças e Faturamento dando atenção a essas duas ferramentas.

Para te ajudar ainda mais na Gestão de Cobranças e Faturamento, elaboramos o Kit Cartas de Cobrança, com um exemplo prático de Régua de Cobrança + 6 modelos de mensagem para cada etapa do fluxo. Está disponível gratuitamente e pronto para usar!

Fatura de Serviço (o que é, como fazer e sua função na Gestão de Cobranças)

A Fatura de Serviço é item obrigatório para uma Gestão de Cobranças e Faturamento eficiente. Neste artigo você vai aprender do que ela se trata, a importância da sua emissão e como esse documento pode simplificar e melhorar o controle das contas na sua empresa.

Este texto abordará os seguintes tópicos:

  1. O que é uma Fatura de Serviço?
  2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças?
  3. Como é uma Fatura de Serviço completa?
  4. Como a fatura se relaciona com a gestão financeira?
  5. Qual a diferença entre fatura, nota fiscal (NF) e guia de cobrança (boleto)?
  6. Como simplificar o controle financeiro emitindo faturas de serviço?

1. O que é uma Fatura de Serviço?

Uma fatura de serviço nada mais é que o documento que detalha a transação comercial associada a um serviço prestado.

Além de mostrar profissionalismo e boa imagem perante o cliente, uma fatura bem feita é uma importante ferramenta para a Gestão de Cobranças e Faturamento por geralmente estar ligada à uma guia de cobrança, pagamento ou recebimento.

Modelo de Fatura de Serviço

2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças

Primeiramente, a emissão de faturas é importante para deixar claro entre a empresa e o cliente quais são os serviços contratados. Dessa forma, a fatura de serviço é um elemento de gestão importante em dois aspectos:

  • Para a contratada, a fatura é o elemento que discrimina e registra o serviço a ser prestado, permitindo melhor controle de contas a receber;
  • Para a contratante, com a fatura emitida, ela pode ser inserida nas contas a pagar, facilitando também a gestão de contas.

Como você pode perceber, para ambas as partes, a emissão da fatura é um elemento de “oficialização” do serviço, facilitando o controle de contas e alinhando as expectativas.

Função da Fatura de Serviço na Gestão de Cobranças

Por definição, a Gestão de Cobranças é o acompanhamento feito para cada fatura emitida até que ela seja devidamente paga. É por isso que ela também está ligada ao Faturamento.

Portanto, você pode perceber que, a emissão da fatura de serviço é o pontapé inicial para organizar as cobranças dentro da empresa, completando o ciclo de Gestão de Cobranças e Faturamento.

3. Quais informações devem constar em uma fatura de serviço completa?

Uma fatura deve conter obrigatoriamente:

  • Dados da prestadora de serviço (contratada):
    • Razão social;
    • CNPJ ou CPF;
    • Endereço;
    • Telefone;
    • E-mail.
  • Dados do tomador do serviço (contrante);
  • Informações sobre o serviço a ser prestado.
    • Serviço a ser prestado;
    • Data de aceite do serviço;
    • Início do serviço;
    • Quais e a quantidade de serviços que vão ser prestados (talvez seja em horas, número de consultores, dias trabalhados, módulos do projeto).

Exemplo de Fatura de Serviço

Alguma empresas podem elaborar um modelo de fatura de serviço em conjunto com a guia de cobrança/pagamento. Porém, este não é um caso obrigatório e por isso tratamos de fatura de serviço e guia de cobrança de maneira separadas.

Ainda assim, é possível elaborar ambos os documentos separados e enviá-los juntos, que é o que acontece na maioria dos casos. Por exemplo, quando sua empresa fecha um serviço, você enviará para o cliente uma mensagem (carta de cobrança) com a fatura de serviço e o boleto bancário (guia de cobrança/pagamento) em anexo.

Assista a este vídeo e veja como funciona uma Fatura de Serviço:

4. Como a Fatura de Serviço se relaciona com a Gestão Financeira?

As faturas se relacionam com a gestão financeira como elemento de entrada e saída.

Quando de entrada, o documento é emitido pelo contratado e enviado para o cliente. O documento enviado entra no fluxo de cobrança, sinalizando a conta a receber.

Quando de saída, para realizar qualquer pagamento é preciso ter uma fatura. Então, cada registro de saída (despesa) deve estar associado à uma fatura. Assim, a despesa poderá ser discriminada e pode ser conferida quando for preciso.

5. Diferença entre fatura de serviço, nota fiscal (NF) e guia de cobrança?

Apesar de serem relacionados, fatura, guia de cobrança e nota fiscal são coisas distintas. Para que esteja claro a função de cada um desses elementos da administração de empresas, definimos cada uma delas:

  • Nota Fiscal – documento fiscal emitido para controle de impostos pelo governo;
  • Guia de Cobrança – detalhamento do pagamento (quanto, como e quando deve ser feito);
  • Fatura de Serviço –  detalhamento da transação comercial (contratante, contratado, serviços, quantidade, data…);

Como comentamos em nosso artigo sobre nota fiscal (NF), este é um documento oficial junto às esferas governamentais para regularização no fisco. Dessa maneira, para cada fatura de serviço, uma NF deve ser emitida a parte.

Podem até existir casos que uma empresa utiliza a nota fiscal como fatura. Assim, enviam a nota fiscal (NF) junto com a guia de cobrança (um boleto bancário ou link para pagamento). Porém, indicamos sempre emitir as faturas, NF e guia de cobrança separadas.

6. Como simplificar a Gestão Financeira do negócio com foco na transação comercial?

A emissão de um fatura, por necessidade de regulação fiscal e organização financeira, requer a emissão conjunta de Nota Fiscal e Guia de Cobrança.

Assim, registrar todas as transações comerciais é o que vai garantir a organização necessária para você simplificar a sua gestão financeira. Quando falamos em simplicidade, não queremos citar o mais básico. Nesse caso, a simplicidade da gestão financeira vem da organização, facilitando as atividades diárias, controle das contas e geração de relatórios financeiros.

Portanto, para ter essa simplicidade que resulta em eficiência e eficácia, indicamos ter sempre como ponto central o controle da transação comercial. Assim, a partir das transações são geradas as faturas, notas fiscais e guias de pagamento.

Com os registros dos documentos citados acima, você terá registros que colaboram com o controle de cobranças e faturamento.

Transação Comercial = Emissão de Fatura -> Conta a Receber -> Cobrança

Fatura Simples é solução perfeita para Emissão e Gestão de Faturas

Durante todo o texto, você percebeu que falamos bastante em emissão de faturas e, associada à ela, a necessidade de também emitir outros tipos de documentos. Porém, vai se dar conta que emitir e controlar manualmente todos esses documentos será bastante trabalhoso e, até mesmo, ineficiente.

Quanto tempo você perde para emitir cada uma das suas faturas, notas e guias de pagamento? Se você perde mais tempo do que gostaria, chegou o momento de conhecer a Fatura Simples.

Somos uma plataforma de Gestão de Cobranças e Faturamento com emissão automática de faturas e todos os documentos acessórios (notas, boletos e cobranças). Dessa forma, eliminamos processos manuais e implementamos uma gestão com ponto central no controle da transação comercial (venda/prestação de serviço).

Através de um sistema online, inserimos cada uma das suas vendas registradas em um fluxo de cobranças (régua de cobrança) bem definido, com emissão de faturas de serviços, boletos e notas fiscais.

Veja como funciona nossa plataforma!

  1. Você realizou uma venda com sucesso!
  2. Registre a venda na Fatura Simples;
  3. A venda entra para seu controle financeiro e é emitido para o seu cliente a fatura, nota fiscal e guia de cobrança;
  4. Para cada venda registrada na Fatura Simples, nossa plataforma aplica a régua de cobrança definida por você em alguns cliques.

Dessa forma, imagine um cenário de uma associação, onde você tem por volta de 100 associados. Para emitir mensalmente 100 faturas (neste caso sua fatura será a mensalidade dos associados) e ainda aplicar a sua régua de cobrança será bastante trabalhoso fará isso manualmente.

Utilizando a Fatura Simples, enquanto você foca seu tempo em fechar novas vendas, nossa solução cuida da Gestão de Cobranças e Faturamento do seu negócio. Além da plataforma, você terá uma equipe de suporte para tirar todas as suas dúvidas.

Ainda não sente a necessidade de contratar uma plataforma para emitir faturas? Baixe nosso modelo de fatura de serviço grátis!

Modelo de Fatura de Serviço

Conheça o “Salve um Amigo!”, o programa de indicações da Fatura Simples

Simplificar a vida das pessoas! Essa é a missão da Fatura Simples. Queremos que nossos clientes e parceiros tenham mais tempo livre para pensar estrategicamente nos negócios e aproveitar a vida. Assim, você não gasta horas a fio gerenciando seu faturamento de maneira manual ou pouco otimizada. Sem falar nas dores de cabeça causadas pela inadimplência.

Através de vários relatos de clientes satisfeitos comprovamos o quanto a tecnologia faz a diferença. E, para que cada vez mais pessoas se beneficiem com a automação de cobranças e faturamento, criamos um programa de indicações. Estamos oferecendo uma condição especial a quem, como nós, se preocupa em pensar coletivo.

Trata-se do “Salve um Amigo!”. Onde tanto quem indica, como quem recebe a indicação, são premiados.

Funciona assim: você, que já é cliente Fatura Simples e sabe dos benefícios da ferramenta, pode salvar um amigo ou amiga que está passando pelos mesmos desafios que você enfrentou antes de aderir à simplicidade.

Como recompensa pela sua confiança, oferecemos R$ 1000 em créditos de mensalidade. R$500 para você que indica e R$500 para seu indicado que virar parceiro da Fatura Simples.

Pronto para Salvar um Amigo? Basta clicar no botão abaixo para participar do programa!

botão para indicar um amigo para a fatura simples

Qualquer dúvida, basta acessar a página oficial do programa de indicações da Fatura Simples ou entrar em contato conosco pelo email comercial@faturasimples.com.br.

Carta de Cobrança: modelo ideal para as etapas da régua de cobrança

Um bom modelo de carta de cobrança é o principal elemento de uma régua de cobrança eficaz. Além disso, é essencial para a gestão de cobranças e faturamento, pois é através desta ferramenta que você estabelece uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente.

Você vai precisar de modelos de carta de cobrança para o momento logo após o fechamento de uma venda até os momentos de uma possível cobrança de dívida. Portanto, neste texto escrevemos sobre estes conceitos que envolvem as melhores maneira de fazer uma cobrança através de:

Utilizamos o e-mail como a principal forma de comunicação por considerar o meio mais completo. Eles têm boa estrutura para a visualização e acompanhamento das cobranças.

Porém, lembre-se que as cartas de cobranças podem ser adaptadas para outros formatos que sua empresa ache conveniente, como por exemplo: SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e até mesmo Carta Registrada com AR (aviso de recebimento).

Kit de Cartas de Cobrança

Exemplo de Régua de Cobrança

Lembrando que a régua de cobrança é um fluxo de mensagens dividido por etapas. O objetivo desse processo de cobrança é de maximizar o faturamento e reduzir a inadimplência  através de uma comunicação clara e objetiva com o cliente.

O objetivo deste fluxo de cobrança é manter sua fatura em aberta no topo das prioridades de pagamento do seu cliente. Para cada etapa da régua de cobrança, será necessário uma carta com linguagem específica.

Etapas da Régua de Cobrança

Modelos de Carta de Cobrança

Considerando o modelo de régua de cobrança acima, desenvolvemos as seguintes cartas de cobrança:

  1. Resumo de Venda/Fatura de Serviço;
  2. Alerta de Vencimento;
  3. Cobrança Amigável;
  4. Alerta de Pagamento Pendente;
  5. Notificação de Inadimplência;
  6. Alerta de Suspensão de Serviço/Ação de Cobrança Judicial.

Portanto, as cartas de cobrança estarão no fluxo de cobrança da seguinte maneira:

Régua de Cobrança com Cartas de Cobrança

Antes de tudo, é importante lembrá-los que em todos os modelos de carta de cobrança devem sempre constar os seguintes dados:

  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis;
  • Data de Vencimento.

Portanto, o que muda em cada carta é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento da régua de cobrança.

1. Resumo da Venda/Fatura de Serviço

A fatura de serviço nada mais é do que um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição de algo que deve ser pago. A fatura é emitida sempre pela empresa e geralmente é acompanhada do meio para o pagamento (boleto, conta para depósito ou link para pagamento via cartão de crédito) e nota fiscal eletrônica.

Podemos dizer que este modelo de carta de cobrança é a base para todas as outras cartas. Ao analisar cada exemplo de carta de cobrança neste artigo, você verá que, todas as cartas subsequentes, se baseiam na carta “Resumo da Venda”.

Após o fechamento da venda, o cliente precisa receber o resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança. Assim, seu cliente terá em mãos todas as informações necessárias para identificação da venda e para realizar seu pagamento dentro do prazo.

Resumo de Venda - Carta de Cobrança

2. Alerta de Vencimento | Próximo ao vencimento da Fatura

Antes do vencimento da fatura, deve-se enviar um lembrete de vencimento. Essa etapa é importante para evitar atrasos no pagamento, principalmente por esquecimento da fatura.

Neste momento, a carta de cobrança é enviada de 1 a 2 dias antes da data de vencimento da fatura.

Alerta de Vencimento - Carta de Cobrança

3. Cobrança Amigável | Pequeno atraso no pagamento

Trata-se de um modelo de carta de cobrança sutil. Muitas vezes, o cliente atrasa por distração ou falta de organização. Então, ele pode interpretá-lo mal caso você seja muito incisivo na cobrança ou diga expressamente que ele “está devendo”.

Nesta carta a comunicação deve focar na conciliação, já que é o melhor caminho para ambas as partes. Sendo assim, devem conter também as condições para a quitação dos débitos.

Esse modelo é eficaz com clientes bem intencionados e favorece a manutenção de uma boa relação com o cliente.

Cobrança Amigável - Carta de Cobrança

4. Pagamento Pendente | Após 2 ou mais semanas de atraso

Nessa situação, informa-se que os pagamentos referentes a determinado título ainda não foram detectados pela empresa. O remetente enfatiza a importância da quitação do débito e se prontifica a conversar com o responsável a respeito dos motivos pelo atraso.

O prazo para regularizar a situação deve ser expresso, assim como as consequências legais do não cumprimento do mesmo. Por ser mais incisivo, esse modelo também pede uma observação ao final de que deve ser desconsiderado caso o pagamento já tenha sido realizado.

Pagamento Pendente - Carta de Cobrança

5. Notificação de Inadimplência | Mais de 1 mês de atraso

Nesse modelo de carta de cobrança, a empresa notifica o cliente de que há um pagamento pendente.

É necessário deixar claro que o contato ou comparecimento do cliente para o acerto é imprescindível, já que a não quitação poderá levar às providências legais, como protesto em cartório ou ação de cobrança judicial, após determinada quantidade de dias passados do vencimento.

É importante também incluir uma observação ao final para que o cliente desconsidere totalmente a carta e também entre em contato caso o título em questão já tenha sido quitado.

Notificação de Inadimplência - Carta de Cobrança

6. Alerta de Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial | Mais de 1 mês e 15 dias de atraso

Chegou o momento de comunicar ao seu cliente sobre o encaminhamento da cobrança judicial ou protesto de título em cartório, além de uma possível negativação em SPC/ SERASA. Nessa etapa da cobrança é comum que o interesse em pagar aumente.

Além disso, pode-se mencionar também a suspensão dos serviços caso seja aplicável ao seu caso. Esta pode acontecer em diferentes momentos a depender do tipo de contratação.

Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial - Carta de Cobrança

 


É importante lembrar que cada etapa na sua empresa pode não ser exatamente a mesma que comentamos aqui, uma vez que alguns aspectos podem variar de acordo com o contrato firmado entre as partes.

Ademais, qualquer que seja o modelo de carta de cobrança, normalmente, elas são enviadas ao cliente via e-mail com solicitação de confirmação. Ou seja, para cada momento do fluxo de cobrança da sua empresa, deve-se usar uma carta específica.

Ferramentas auxiliares para a Gestão de Cobranças

Para te auxiliar na implementação da régua de cobrança e criação das cartas de cobrança, recomendamos duas ferramentas auxiliares. Elas irão fazer toda a diferença na organização e gestão de cobranças. São elas:

  • MailTrack;
  • Planilha de Gestão de Cobranças.

MailTrack

O MailTrack é uma ferramenta extremamente útil e serve para saber se os emails enviados foram abertos. Por meio deste software gratuito, você é habilitado a visualizar em tempo real quando seus e-mails são abertos. Assim, você tem melhor controle de quais mensagens foram entregues e abertas com sucesso.

Planilha de Gestão de Cobranças

A nossa planilha de Gestão de Cobranças não pode faltar! Com ela você aumenta a sua produtividade e controle para sua empresa; além de ter mais praticidade e tempo para você.

Com ela você poderá:

  • Cadastrar clientes e vendas;
  • Ter uma régua de cobrança, controle de vencimentos e um destaque automático de mensalidades vencidas;
  • Controlar boletos e notas fiscais emitidas.

Fatura Simples: solução para automatizar sua régua de cobrança

Imagine uma empresa que tem um bom modelo carta de cobrança e não sabe os melhores momentos para enviá-las. Da mesma forma, imagine uma empresa que tem uma régua de cobrança bem definida mas não tem modelos de carta de cobrança apropriados.

Como você pode ver, uma gestão de cobranças eficaz depende do alinhamento entre estes dois elementos: a carta de cobrança e a régua de cobrança. Portanto, tê-los bem definidos, integrados e otimizados é essencial para garantir o máximo de recebimentos em dia.

Parece complicado, mas pode ser bem simples! Imagine uma solução que já tem todas essas cartas de cobrança prontas e a cada venda que você faz elas são enviadas automaticamente, já com todos os dados preenchidos. Essa mesma solução identifica o pagamento e te envia um relatório com o detalhamento de cada cobrança e em que situação se encontram.

A Fatura Simples é essa solução! Temos um sistema online, acessível de qualquer lugar, e uma equipe especialista para implantar e prestar suporte. Você terá tudo o que é necessário para integrar e otimizar sua gestão de cobranças e faturamento. Assim, tiramos sua preocupação da execução da cobrança e você economiza tempo para que tenha foco nos resultados da sua gestão.

Além disso, nossa plataforma ainda conta com integrações para emissão de nota fiscal eletrônica, boleto bancário e pagamento eletrônico através do cartão de crédito. Quer entender melhor como funciona? Solicite uma conversa com nossos especialistas!


Conseguiu entender qual a função das cartas de cobrança e pensar num modelo ideal para o seu negócio? Faça o download gratuito do nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso e receba um kit com modelos de carta de cobrança.

As vantagens da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo obrigatório para as operações de circulação de mercadorias (NF-e) e de prestação de serviços (NFS-e). Ela permite o registro fiscal da venda ou da prestação de serviço, sendo esta um comprovante dessas operações.

Criada devido às transformações digitais, a nota fiscal eletrônica facilita o processo de tributação, o qual agora é feito eletronicamente, sem burocracia, com a garantia de uma assinatura digital, conferindo velocidade e segurança a empresa.

Para a emissão das notas fiscais eletrônicas existem diversas plataformas/softwares, tanto pagos como gratuitos, que irão proporcionar ainda mais benefícios durante o processo de emissão da nota fiscal.

Neste artigo, falaremos sobre os principais benefícios que a emissão da NF-e traz para o seu negócio:

  1. Regularização com o Fisco e Imagem profissional;
  2. Otimização de processos;
  3. Diminuição de erros;
  4. Aumento da produtividade;
  5. Simplificação das obrigações acessórias;
  6. Maior controle financeiro.

1. Regularização com o Fisco e Imagem profissional

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo obrigatório para todas as trocas comerciais de produtos e serviços. Ao emitir nota fiscal eletrônica você encontra-se regulamentado com o Fisco e evita problemas com a legislação, já que ao emitir NF-e cumpre-se com a lei.

Estar regulamentado gera um aumento na confiabilidade do seu negócio, melhorando o processo de controle fiscal com um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações com o Fisco. Além disso, estar regulamentado reflete na imagem da sua empresa de forma positiva aos olhos de clientes e fornecedores.

Sendo assim, ao cumprir com as obrigatoriedades da lei você verifica a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital através da emissão da NF-e.

2. Otimização de Processos

Quanto tempo você levaria para produzir todos os documentos fiscais manualmente? Provavelmente, muitas e muitas horas – as quais refletem diretamente na dificuldade de otimizar processos.

Ao emitir a nota fiscal eletrônica, somos capazes de reduzir ou eliminar o desperdício de tempo e recursos, gastos desnecessários, gargalos e erros, atingindo o objetivo do processo.

Será necessário o uso de um software para a emissão notas fiscais e, principalmente, automação deste processo. Mesmo realizando a emissão através do site da prefeitura da sua cidade, este ainda é um processo manual e repetitivo. Algumas plataformas oferecidas para o governo não apresentam suporte necessário para a emissão de um grande número de notas.

Portanto, utilizar um sistema próprio para emissão de notas vai garantir rapidez e organização na emissão de uma grande quantidade destes documentos.

3. Diminuição de Erros na emissão

Como já mencionamos anteriormente, a diminuição das falhas em todo o processo de emissão de nota fiscal eletrônica é notável. Principalmente, quando você utiliza um sistema apropriado, que dá a capacidade para a emissão de notas fiscais em larga escala de maneira automática.

Primeiramente, elimina-se a possibilidade de incorreções no preenchimento. Com um sistema próprio para emissão de NF-e o preenchimento é automático! Logo, o processamento de dados é muito mais eficiente e, caso seja necessário realizar um rastreio, a dificuldade na busca é mínima.

Além disso, possíveis erros cometidos na NF-e podem ser imediatamente corrigidos. Como os dados estão em um meio digital, não é necessário que sejam digitados novamente pelo contador no repasse das informações ao fisco, diminuindo a probabilidade de ocorrer divergências nas informações.

4. Aumento da Produtividade

A produtividade nada mais é do que fazer mais, oferecendo um resultado maior – ou melhor – gastando menos recursos. Portanto, podemos considerar ser produtivo quando usamos menos horas trabalhadas para entregar um volume específico de um determinado trabalho. Este conceito, na prática, é extremamente essencial para a sua empresa.

Então, emitir NF-e com um plataforma apropriada vai aumentar muito a sua produtividade. Dessa forma, o tempo que seria dedicado para essas atividades pode ser redirecionado para outras áreas que o negócio demande.

Por exemplo, otimizar as rotinas do estabelecimento, dedicar tempo para o planejamento estratégico, etc. Além disso, a motivação dos colaboradores tendem a aumentar quando tarefas burocráticas são eliminadas. Logo, ao mesmo tempo que você aumenta a produtividade dos funcionários da sua empresa, você também pode aumentar a motivação deles!

5. Simplificação das Obrigações Acessórias

As obrigações acessórias são deveres instrumentais, como escriturar livros, prestar informações, expedir notas fiscais, fazer declarações, promover levantamentos físicos, econômicos ou financeiros, manter dados e documentos à disposição das autoridades administrativas, aceitar a fiscalização periódica de suas atividades, tudo com o objetivo de propiciar ao ente que tributa a verificação do adequado cumprimento da obrigação tributária (Carvalho, 2009)¹.

Então, ao realizar o processo de emissão de NF-e você está simplificando as obrigações acessórias e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Os prestadores de serviço (NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço), por exemplo, contam com a desburocratização do processo de emissão da NF-e, o que reflete na dispensa da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais — AIDF. Processo este um tanto quanto burocrático.

6. Maior controle financeiro da empresa

Cada receita ou despesa está associada a uma Nota Fiscal (ou seu respectivo documento fiscal) permitindo um maior controle financeiro.

Através da plataforma de NF-e/NFS-e disponibilizada pelo Governo, é possível visualizar este controle financeiro mais consistente do seu negócio. No painel de controle, você poderá verificar:

  • faturamento total;
  • pagamentos diários;
  • projeções de impostos que terá de pagar no final do período.

Também é possível conceder acesso ao contador, disponibilizando todos os dados registrados imediatamente e, com isso, agilizando o trabalho contábil. Porém, ainda assim, esta é uma plataforma que demanda um trabalho manual denso e repetitivo. Mesmo que a plataforma disponibilizada pelo Governo seja boa para o controle financeiro da empresa, um software integrado pago será muito melhor.

Importância das plataformas financeiras integradas com emissão de nota fiscal eletrônica

Softwares integrados nos permitem ter mais consistência, gerar relatórios financeiros, e também contar com um suporte ágil e eficiente. Além de proporcionar maior facilidade de emissão em larga escala, registro de informações e acesso à estas informações.

Os gerenciadores financeiros permitem acompanhar o fluxo de caixa e visualizar as despesas, trazendo mais segurança e confiabilidade nas informações. Além disso, ajudam a não perder tempo na emissão de NF-e, mantendo um histórico confiável e armazenando seus arquivos de forma muito mais segura.

Portanto, uma plataforma que une a gestão de faturamento, emissão da nota fiscal e boletos bancários é essencial para maximizar os rendimentos da sua empresa.


Apesar de um tanto burocrático, com a ajuda de um software, você pode descomplicar e muito o seu processo de emissão de NF. Estes são alguns dos benefícios que a implementação da nota fiscal eletrônica (NFS-e ou NF-e) trará ao seu negócio – e, acreditem, fazem toda a diferença!

O que você achou desse artigo? Deixe seu comentário!

Aproveite e confira as novas regras do boleto bancário.


¹ CARVALHO, P. B. Curso de direito tributário. 21. ed. São Paulo: Saraiva, 2009

Empresa de Cobrança (o que é, prós e contras e alternativas)

Manter a inadimplência sob controle é um desafio para qualquer negócio, especialmente em cenários com grande volume de cobranças ou de crescimento acelerado. São nesses momentos que uma empresa de cobrança e/ou um sistema para gestão de cobranças e faturamento são importantes.

Uma gestão de cobranças e faturamento bem feita é o que vai garantir recebimentos em dia. Para algumas empresas, um escritório de cobrança terceirizada é a solução ideal. Para outras, uma equipe interna com um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é suficiente para garantir a redução da inadimplência. Ainda existem aquelas em que faz sentido uma abordagem mista, com uso de software e terceirização de serviços.

Independente do modelo, ter um processo de cobranças bem definido e seguido à risca é requisito essencial para obter bons resultados. Portanto, neste artigo, vamos comentar sobre os seguintes tópicos:

  1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?
  2. Por que terceirizar as cobranças?
  3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?
  4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Uma empresa ou escritório de cobrança é uma organização especializada em maximizar os recebimentos de seus contratantes através da recuperação de dívidas. Desse modo, isso é feito através de um bom planejamento, controle e execução de cobranças.

Assim, um escritório de cobrança poderá atuar em todo o processo ou apenas em parte dele. Isso dependerá da necessidade da empresa contratante e do modelo de trabalho da empresa de cobrança.

O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Portanto, um escritório de cobrança pode atuar em um, vários ou todos os níveis de operação, como:

  1. Elaboração de contratos e planejamento da régua de cobrança;
  2. Recuperação de dívidas e cobrança de inadimplentes;
  3. Execução de ação de cobrança judicial;
  4. Compras de dívidas (em valor reduzido) e tentativa posterior de recuperação;
  5. Assumindo a operação total de cobrança (desde a primeira notificação de pagamento até uma possível cobrança judicial).

2. Por que terceirizar as cobranças?

As organizações terceirizam a cobrança por diversos motivos:

  • Alta taxa de inadimplência e atrasos nos pagamentos;
  • Alta demanda operacional para executar cobranças;
  • Desorganização na gestão financeira;
  • Manter-se distante da cobrança com intenção de preservar a relação com o cliente.

Porém, a inserção de um agente entre a relação da sua empresa com o seu cliente pode ser perigosa. Apesar de muitas vezes ser uma ótima solução para a diminuição da inadimplência, podem surgir questões como:

  • Como a contratação de um escritório de cobrança afetará sua relação com os clientes?
  • Quanto vai custar a contratação de uma empresa de cobrança?
  • A contratação vai trazer o resultado esperado?

Esses questionamentos devem ser levados em consideração, pois uma contratação equivocada pode trazer efeito contrário, piorando os resultados, complicando sua gestão e, até mesmo, afetando negativamente a relação com os clientes e reputação da empresa.

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

A resposta não é tão simples como sim ou não. Os resultados alcançados com uma empresa de cobrança podem variar, já que dependem da competência do escritório contratado e da real necessidade e encaixe da sua empresa com o serviço de cobrança.

Podemos falar que são PRÓS das empresas de cobrança:

  • Cobrança feita de forma organizada e metódica;
  • Inserção do cliente final em uma régua de cobrança;
  • Redução da taxa de inadimplência, consequente aumento do faturamento;
  • Redução da taxa de inadimplência;
  • Assessoria jurídica para formulação de contratos;
  • Assessoria jurídica em casos de cobrança judicial.

À primeira vista, os PRÓS nos enchem os olhos. Afinal, qual é a empresa que não quer receber em dia? No entanto, neste processo podem surgir alguns imprevistos. Então, podemos citar os seguintes CONTRAS:

  • Inserção de um agente na relação da sua empresa com o seu cliente e possível desgaste na relação com o cliente;
  • Falta de controle interno sobre as cobranças, comprometendo a operação da empresa caso seja necessário retomar a operação para execução interna;
  • Baixa qualidade do serviços prestados pela empresa contratada, não gerando os resultados esperados de aumento do faturamento e redução da inadimplência;
  • Alto custo para contratação do serviço.

Vale a pena contratar um escritório de cobrança?

No final das contas, tudo vai depender da sua realidade e da estratégia do negócio. Quanto maior a participação e responsabilidade do escritório de cobrança na sua gestão, maior será o custo do serviço – seja em valor absoluto ou em percentual cobrado por recuperação. Normalmente o percentual é ajustado de acordo com o vencimento da dívida: quanto mais antiga, maior será a taxa cobrada para recuperar o valor.

Portanto, é bom lembrar que para qualquer investimento a ser feito, é importante analisar o ROI (retorno sobre investimento) e o custo de oportunidade, considerando sempre outras alternativas viáveis.

Para pequenas e médias empresas que trabalham com faturamento recorrente, alertamos para a  importância de ter uma boa estrutura interna, com contratos bem feitos e fluxos eficientes de cobrança. Geralmente, essas questões podem ser resolvidas internamente com menor custo, utilizando um bom sistema para cobranças.

Para cenários como o descrito acima, uma ótima solução é contratar uma empresa que forneça um bom sistema de cobranças e também participe da sua implantação, de forma que seja estruturado um processo eficiente de cobranças para rodar internamente.

Se, ainda assim, o resultado não for satisfatório, busque ajuda especializada, com um consultor de cobranças ou mesmo terceirize a operação com uma empresa de cobranças.

Recapitulando os prós e contras de um escritório de cobrança…

Prós e Contras de uma Empresa de Cobrança

4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é uma ótima alternativa às empresas de cobrança. Esse tipo de sistema é bem acessível, de fácil implantação e possui fluxo de cobrança bem definido, otimizado e automático.

Portanto, apenas por usar o sistema, já é aplicada uma estrutura bem definida e otimizada para a operação das cobranças e faturamento. Isso elimina a necessidade de contratação de mais pessoal ou terceirização da cobrança.

Dessa forma, um sistema de gestão, com régua de cobrança, é ideal para negócios que preferem manter o controle das cobranças e recebimentos internamente, junto ao próprio departamento financeiro. Este tipo de solução é apropriado para empresas que emitem uma grande quantidade de cobranças.

Quando contratado um bom sistema de cobranças e feita uma boa implantação, essa solução apresenta resultados e custos melhores do que a terceirização da cobrança.

É assim que trabalha a Fatura Simples. Através de um sistema online, todo processo de cobrança é otimizado e cada cliente (e suas respectivas faturas) são inseridos num fluxo automático de cobranças, com emissão automática de boletos, notas fiscais e faturas de serviço.

Ainda em dúvida sobre o que faz sentido para o seu negócio? Converse com um especialista da Fatura Simples e descubra como conseguir ótimos resultados com uma gestão de cobranças bem feita.

Te ajudamos a esclarecer suas dúvidas? O que achou deste artigo? Deixe sua opinião nos comentários!

Recomendamos também, a leitura do artigo “Por que investir em um sistema de cobrança online?”

Entenda as novas regras do Boleto Bancário

A Nova Plataforma da Cobrança é um sistema idealizado pelo setor bancário via Febraban (Federação Brasileira dos Bancos) e validado pelo Banco Central para pôr fim ao uso de boleto bancário sem registro também chamado de boleto simples.

A medida tem como objetivo modernizar e dar mais segurança aos processos envolvendo esse meio de pagamento criado em 1993, e que, até pouco tempo atrás, não havia sofrido grandes atualizações.

Para te deixar por dentro das mudanças, neste artigo vamos esclarecer:

  1. O que é boleto sem registro (simples) e boleto registrado?
  2. O que muda com a implementação da Nova Plataforma de Cobrança?
  3. Quando acontecerá o fim do boleto sem registro (simples)?
  4. O que acontece com um boleto bancário simples emitido antes das mudanças?
  5. Quais as principais mudanças para empresas emissoras?
  6. O que muda na relação entre emissor e cliente final?

1. O que é boleto sem registro (simples) e boleto registrado?

O boleto sem registro – também chamado de boleto simples – não exige documentação no sistema de nenhum banco e não tem obrigatoriedade de informações como: valor, data de vencimento, ou dados do pagador, sendo mais propenso a fraudes. Esta modalidade, representava, até 2016, cerca de 40% dos boletos emitidos no país.

As mudanças para pôr fim a essa prática começaram ainda em 2017 e já estão na reta final. Assim, a partir de 10 novembro de 2018, quando o cronograma da Nova Plataforma da Cobrança tem previsão de ser concluído, todos os cerca de 4 bilhões de boletos que circulam no país, deverão ser obrigatoriamente registrados.

Isso significa que todos os boletos devem ser homologados em uma instituição bancária contendo o CPF ou CNPJ do beneficiário e do pagador, endereço, valor da cobrança, data de vencimento e informações sobre possíveis encargos.

Veja o que muda com os boletos registrados:

antes e depois da obrigatoriedade do registro de boleto bancário

2. O que muda com a implementação da Nova Plataforma de Cobrança?

A Nova Plataforma de Cobrança foi instituída para trazer aos emissores e clientes finais os seguintes benefícios majoritários:

  • mais comodidade no pagamento;
  • maior controle das emissões de boleto;
  • segurança e inteligência (dados) para os bancos.

No entanto, alguns empresários e comerciantes veem algumas dificuldades, como, por exemplo, o pagamento da taxa na emissão do boleto, ao invés de quando da liquidação do mesmo. Ou seja, mesmo que o pagador não quite o boleto, o emissor terá esse custo. E, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, repassar esse valor é ilegal.

Confira um comparativo simples de PRÓS e CONTRAS do boleto simples e do boleto registrado:

pros e contras do boleto bancário sem registro e do boleto registrado

3. Quando acontecerá o fim do boleto sem registro (boleto simples)?

A Febraban adotou um período de convivência entre os boletos simples e registrados para que o processo de atualização fosse gradual e sem maiores transtornos. Desta forma, à medida que os valores são integrados ao cronograma, o registro passa ser obrigatório.

A FEBRABAN espera finalizar este processo no dia 10 de Novembro de 2018, conforme a tabela abaixo:

NOVA PLATAFORMA DE COBRANÇA
A PARTIR DE VALOR DO BOLETO
10/07/2017 R$50.000 ou mais
11/09/2017 R$2.000,00 ou mais
24/03/2018 R$800,00 ou mais
25/08/2018 R$400,00 ou mais
13/10/2018 R$100,00 ou mais
27/10/2018 Todos os valores
10/11/2018 Conclusão do processo (incluindo boletos de cartão de crédito, doações e outros)

4. O que acontece com um boleto bancário sem registro emitido antes das mudanças?

Como as atualizações estão sendo feitas em etapas, pode acontecer de algum boleto emitido antes da reforma ainda estar em aberto.

Nesse caso, o documento original continuará válido. Já o emissor (empresa beneficiária) precisará comunicar e registrar o boleto na Instituição Beneficiária, adequando assim à cobrança ao novo processo.


Agora que entendemos o que a mudança exige e como ela será feita, vamos conhecer as principais implicações da Nova Plataforma de Cobrança na rotina de empresas e clientes.

5. Quais as principais mudanças para empresas emissoras?

As mudanças na regra serão relevantes para as empresas que emitem boleto bancário em três aspectos:

5.1 Porque boletos registrados tem mais tarifas?

O boleto bancário sem registro é (era) tarifado apenas na liquidação (pagamento recebido). Em outras palavras, pagava-se apenas uma tarifa por boleto e somente se ele realmente fosse pago.

Agora todo boleto será tarifado pelo menos uma vez. Essa tarifa ‘obrigatória’ é cobrada, geralmente, na emissão ou liquidação/cancelamento. Então, caso haja alguma alteração, também há cobrança. Em casos que o boleto está vencido há muito tempo (60~90 dias), uma outra tarifa é cobrada mensalmente para mantê-lo ativo.

Os momentos mais comuns de cobrança de tarifa são:

  • Emissão (geralmente a tarifa não é cobrada aqui, mas pode acontecer);
  • Liquidação do boleto;
  • Cancelamento;
  • Alteração;
  • Manutenção (atualização) de boleto vencido (a cada 30 dias após o vencimento);
  • Expiração – após 60~90 dias de vencido, o boleto é automaticamente cancelado e são cobradas duas tarifas: cancelamento e expiração.

Na prática, por padrão, cada boleto paga pelo menos uma tarifa, que acontece na baixa (liquidação ou cancelamento). A depender do que aconteceu na vida do boleto, podem ser cobradas várias outras tarifas, que são as listadas acima.

É importante levar em consideração que, apesar dessa ser a regra padrão, isso pode variar de banco para banco. Por isso, recomendamos também buscar informações junto às instituições financeiras caso você não utilize nenhum intermediário para a emissão dos seus boletos.

5.2 Emitir boleto registrado é mais trabalhoso?

Devido a obrigatoriedade do registro dos boletos, todos as empresas emissoras precisarão cumprir as seguintes exigências:

  1. Todo boleto emitido precisa, necessariamente, ter os dados completos do beneficiário (empresa emissora) e pagador (cliente).
  2. Caso o boleto seja emitido por um sistema próprio ou contratado (que não o do banco), também é obrigatório o envio da remessa.
  3. Sempre que um boleto for alterado ou cancelado, é necessário que o banco seja informado. Isso é feito via remessa, com instruções atualizadas, ou através da interface do internet banking.
  4. Definição de multa, juros e desconto torna-se necessária já na primeira emissão do boleto, de forma que o banco tenha essa informação também registrada na plataforma de cobrança.

Como você pode ver, esta nova organização requer um pouco mais de trabalho no momento de emissão de um boleto. Contudo, essas exigências trazem mais segurança para a gestão dos boletos bancários.

5.3 Mais controle sobre os boletos bancários!

Um boleto bancário sem registro só ‘existe’ para o banco quando ele é liquidado (quitado) e mesmo nesse momento ainda pode haver pouquíssimas informações sobre a cobrança e cliente pagador. Então, quando um boleto é registrado, o banco tem dados detalhados de todas as informações relacionadas ao boleto, empresa emissora e cliente pagador.

Por isso, a obrigatoriedade do registro faz com que haja mais controle sobre os boletos emitidos. Tudo isso vem à custo de um trabalho extra para registrar os boletos e mantê-los atualizados.

saiba como emitir boleto bancario com a fatura simples

6. O que muda na relação entre emissor e cliente final?

Com a emissão de boletos registrados já em execução, as principais mudanças para a empresa emissora e cliente pagador são:

6.1 Pagamento em qualquer banco e fim da 2ª via atualizada

O propósito da implantação da nova plataforma de cobrança é centralizar toda gestão dos boletos.

Para as empresas emissoras, a principal vantagem é que após o registro inicial do boleto bancário, a própria plataforma de cobrança se encarrega de disponibilizar o boleto atualizado para os clientes independente do banco emissor e recebedor.

Isso significa o fim da 2ª via atualizada do boleto.  Como explicamos anteriormente, a definição de juros e multa virá já na primeira emissão do boleto bancário.

No caso dos clientes pagadores, o benefício mais notável é a facilidade para pagar boletos vencidos, já que esses poderão ser pagos em qualquer banco. Mesmo com atraso, os valores são atualizados automaticamente de acordo com as definições iniciais de multa, juros e descontos.

Essas mudanças são bastante benéficas para empresas que precisam lidar constantemente com a inadimplência, visto que os boletos não mais precisarão ser atualizados para que os clientes consigam pagá-los facilmente.

6.2 Mais segurança  na emissão e no pagamento do boleto!

A obrigatoriedade do boleto bancário com registro proporciona uma série de dados e informações para os bancos que conseguem garantir mais segurança em toda a vida do boleto.

Com o vínculo do CPF ou CNPJ ao boleto, tanto do emissor quanto do pagador, surge um controle relacional importante. Isso evita pagamentos duplicados e cobranças fraudulentas.

6.3 Bancos mais inteligentes

Ter todas as informações sobre emissões e pagamentos proporcionam o desenvolvimento de uma inteligência sobre os clientes por parte do bancos. Então, isso permite que novos serviços e produtos sejam oferecidos em momentos e condições adequadas, melhorando a relação banco-empresa.

Um exemplo claro disso é que o banco ganha mais segurança sobre a previsibilidade do faturamento de seus clientes. Portanto, podem avaliar quando oferecer crédito em condições de baixo custo e risco. Para os empresários, isso significa melhores condições para levantar capital e investir no crescimento do negócio.


As mudanças consequentes da Nova Plataforma da Cobrança também impactam sistemas emissores de boleto bancário. Por isso, é importante que você verifique se o sistema que usa emite boletos seguindo as novas regras. Assim, você evita problemas com o seu banco emissor e garante o recebimento dos boletos pagos. Contudo, se sua empresa emite boletos diretamente pelo internet banking, não precisa se preocupar com isso.

saiba como emitir boleto bancario com a fatura simples

Para acessar a cartilha completa da Febraban sobre a Nova Plataforma da Cobrança, basta acessar este link.

Relatórios Financeiros (o que é, como fazer e sua importância)

Relatórios financeiros são ferramentas fundamentais para a tomada de decisão nas empresas. Existem inúmeros tipos de relatórios que vão auxiliar a gestão do negócio. Seja nos próximos investimentos, análise da saúde financeira e taxa de inadimplência, por exemplo.

Porém, apesar da grande relevância para o sucesso do negócio, muitos empresários ou gestores do departamento financeiro nas PME’s ainda têm dúvidas ou desconhecem a real importância dos relatórios. Sendo assim, escrevemos este artigo para esclarecer os seguintes pontos:

  1. O que são os relatórios financeiros?
  2. Qual a diferença entre métrica e indicador?
  3. Como gerar relatórios?
  4. Quais são os tipos de relatório?
  5. Qual a importância dos relatórios financeiros?

Planilha de Gestão de Mensalidades - Contas a Receber

1. O que são relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros são compilações de dados de um determinado período considerando uma atividade ou transação específica. Por exemplo, os registros de contas a pagar e a receber vão te dar o relatório financeiro conhecido como fluxo de caixa.

O objetivo dos relatórios é fornecer dados para a gestão do negócio, permitindo a extração de informações que facilitem a tomada de decisão. Por isso, é importante ter registros fiéis à realidade. Sem erros, os relatórios serão um indicador confiável sobre a atual situação da empresa.

Como você percebeu, falamos de dados e informações. Os dados remetem às métricas, enquanto as informações são extraídas dos indicadores. Portanto, para fazer bons relatórios financeiros, devemos entender a diferença entre métrica e indicador.

2. Qual a diferença entre métrica e indicador?

Para entendermos melhor os relatórios financeiros, devemos ter em mente os conceitos de “métrica” e “indicador”, reconhecendo sua diferença.

A métrica é o dado bruto. São esses dados que formam o indicador. São exemplos de métrica:

  • Total de faturas enviadas;
  • Total de faturas não pagas;
  • Ticket médio;
  • Tempo de permanência dos clientes.

Portanto, o indicador é diretamente alimentado pelas métricas. Através do indicador, o gestor do negócio poderá colher informações. Concluindo, enquanto as métricas estão diretamente ligadas ao nível operacional, os indicadores contemplam o nível tático da gestão empresarial.

Métricas, Indicadores e Metas relacionados aos níveis operacional, tático e estratégico do negócio

São exemplos de indicadores:

  • Lucratividade;
  • Rentabilidade;
  • Churn (taxa de cancelamento);
  • Taxa de inadimplência;
  • LTV (Life Time Value ou Valor de Vida do Cliente);
  • CAC (Custo de Aquisição de Clientes).

Aprofundando os exemplo, podemos citar a Taxa de Inadimplência, que é um indicador que mostra o percentual de clientes inadimplentes. Para o cálculo da taxa, você precisa saber duas métricas: o total de faturas enviadas e a quantidade de faturas não pagas.

A razão entre essas duas métricas vai resultar no indicador Taxa de Inadimplência.

Calculo de Taxa de Inadimplencia

Em resumo,

“Métricas são coletadas e indicadores são calculados!”

3. Como gerar um relatório financeiro?

O primeiro aspecto que deve ser levado em consideração para a geração de um relatório financeiro é o indicador que será analisado e quais as métricas envolvidas. A partir disso, você poderá gerar o seu relatório financeiro, que será o registro dessas informações.

Portanto, tenha sempre em mente que, para gerar os relatórios financeiros, é necessário ter os registros das atividades e transações do seu negócio. Com esses dados (métricas), você vai organizar as informações, colher o indicador desejado e ter uma melhor compreensão do cenário atual e quais decisões deve tomar.

A depender da maturidade da gestão financeira da sua empresa, você pode gerar seus relatórios manualmente, com auxílio de uma planilha. Porém, a medida que sua demanda aumentar, escolher um bom gerenciador financeiro será essencial para a produção dos seus relatórios.

Utilizando um software de gestão, você se preocupará somente em registrar as informações, pois a maioria deles geram estes relatórios automaticamente ou com apenas alguns cliques.

Resumindo, para tirar o máximo proveito dos relatórios financeiros você precisa:

  1. Escolher o indicador a ser analisado;
  2. Definir métricas que vão calcular este indicador;
  3. Organizar suas métricas e indicadores em um documento, gráfico ou tabela. O objetivo aqui é facilitar a visualização do cenário analisado;
  4. Fazer análises;
  5. Tomar decisões.

Processo completo de como fazer relatórios financeiros

4. Quais são os tipos de relatórios financeiros?

Para facilitar a visualização e entendimento prático, comentamos sobre os principais relatórios gerenciais financeiros.

Relatório de Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é o resumo financeiro de entradas e saídas de capitais da empresa. Ele usa como base um período que varia de um dia a dois meses. Se for monitorado com frequência, permite agir estrategicamente para que as entradas sejam maiores que as saídas, de forma a evitar prejuízos.

Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

O DRE é um relatório mais complexo que o fluxo de caixa. O objetivo dele é demonstrar os resultados de um determinado período do negócio. Diferentemente do fluxo de caixa, que é um relatório essencial para a visão rápida da situação financeira e podem ser usados em curtos períodos, o DRE é utilizado ao final de período um pouco mais, como forma de registrar os resultados de um semestre ou ano, por exemplo.

Planejamento Orçamentário

Elaborado, em média, a cada seis meses, o planejamento orçamentário permite a comparação de resultados entre períodos. A partir dos dados coletados e analisados, a gestão terá a possibilidade de planejar o orçamento disponível para gastos e investimentos futuros.

Relatório de Contas a Pagar e a Receber

É importante ter um relatório organizado com todas as contas a pagar e a receber. Dessa forma, é possível saber o que deve ser pago em um determinado período e os valores que já estão previstos para entrar no caixa, como as compras parceladas pelos clientes.

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Balanço Patrimonial

Trata-se de um registro de todas as movimentações financeiras da empresa em um determinado período. Neste relatório, considera-se os ativos (bens + direitos), passivos (obrigações com terceiros) e patrimônio líquido (obrigações com a própria empresa) do negócio.

Geralmente, por ser um relatório com maior grau de aspecto técnico da contabilidade, este é um relatório desenvolvido junto com contadores.

5. Qual a importância dos relatórios financeiros?

O princípio da administração é ter controle sobre todas as áreas de atuação de um negócio para que seja possível o acompanhamento e análise de um determinado período, visando projetar ações estratégicas.

Dessa forma, se a administração exige controle, são os relatórios financeiros que vão permitir isso. Então, podemos dizer que não há gestão sem os relatórios. Lembre-se também que registros são importantes para a gestão do conhecimento.

Para facilitar a geração dos seus relatórios, você deve saber como escolher um bom gerenciador financeiro. Existem inúmeras opções no mercado, cada um com sua especialização. Portanto, você deve ter em mente quais são as atividades e aspectos essenciais para a sua gestão financeira.

Por exemplo, a Fatura Simples oferece um software financeiro que faz a gestão de faturamento e emissão automática de notas, boletos e cobranças. Os relatórios financeiros gerados pela nossa plataforma estão ligados diretamente à taxa de inadimplência, contas a pagar, contas a receber.

Se você ainda tem dúvidas em como escolher um gerenciador financeiro, levantamos alguns pontos essenciais para levar em consideração neste processo de escolha no artigo “Como escolher um gerenciador financeiro?

Emissão de Nota Fiscal (processo completo + dicas práticas)

A emissão de nota fiscal é requisito obrigatório para regularização de todas as empresas no país. Portanto, é através deste documento fiscal de venda de produtos ou prestação de serviços que acontece o recolhimento de impostos.

Anteriormente apenas em papel, hoje o nota fiscal já pode ser emitida por meio eletrônico (NF-e). Porém, devido a existência da burocracia, os vários tipos de nota fiscal e regimes tributários, muitos ainda se perguntam: como emitir nota fiscal?

A resposta é simples! O passa a passo para emitir a NF-e é:

  1. Conheça os tipos de Nota Fiscal;
  2. Registre ou verifique a validez do seu CNPJ;
  3. Credencie sua empresa na Secretaria da Fazenda (SeFaz);
  4. Obtenha um certificado digital;
  5. Utilize um sistema de emissão de NF-e;

processo de emissão de nota fiscal: passa a passo para emitir nota fiscal

1. Conheça os tipos de Nota Fiscal

Entender os tipos de nota fiscal é o primeiro passo para descomplicar a emissão do documento. Existem apenas três tipos de NF. São elas:

  • Produto: para mercadorias, geralmente, em transações entre empresas;
  • Serviço: para prestadores de serviço;
  • Consumidor: documento fiscal para venda direta, ou seja, sem identificação do comprador. Utilizada, por exemplo, em supermercados, farmácias e etc.

Lembrando que, atualmente, para cada um dos tipos de nota fiscal, também existe a NF-e (nota fiscal eletrônica).

veja os tipos de nota fiscal

2. Registre ou verifique a validez do seu CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) é o primeiro registro para toda e qualquer empresa. Ele garante a existência legal do seu negócio. Os tipos de CNPJ existentes são:

  • Microempreendedor Individual (Atenção: o processo para emissão de nota fiscal para MEI é diferente!);
  • Sociedade Ltda;
  • Sociedade Anônima;
  • Empresário Individual de Responsabilidade Limitada
  • Sociedade Individual

Para escolher e registrar o CNPJ, é essencial contar com a ajuda de um contador ou de um escritório de contabilidade para auxiliar neste processo, já que este reflete diretamente na situação fiscal da empresa.

Uma vez com CNPJ correto em mãos, ou caso você já o tenha, é necessário verificar junto ao governo, também com o auxílio de um contador ou um escritório de contabilidade, qual é o tipo de enquadramento da empresa e o tipo de nota fiscal que deve emitir.

O enquadramento tributário ou regime tributário nada mais é que um conjunto de regras diferentes e específicas para cada tipo de pessoa (jurídica ou física) as quais regem as normas de tributação. Existem três tipos de regimes tributários mais utilizados no Brasil:

  • Simples Nacional;​
  • Lucro Presumido;
  • Lucro Real.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário que facilita e simplifica a tributação de micro e pequenas empresas. Este regime tributário permite o recolhimento de todos os tributos – federais, estaduais e municipais – através de uma única guia. A base de apuração para estes impostos é a receita bruta. Para estar dentro deste regime tributário, basta que a pessoa jurídica esteja enquadrada na condição de microempresa ou empresa de pequeno porte.

Para enquadrar-se como microempresa, a receita bruta deve ser igual ou inferior a R$360 mil reais. Se a receita bruta anual for superior a R$360 mil reais e igual ou inferior a R$4.8 milhões de reais, a sociedade será enquadrada como empresa de pequeno porte. Já o microempreendedor individual, que é a pessoa que trabalha por conta própria e se legaliza como pequeno empresário optante pelo Simples Nacional, deve ter receita bruta anual de até R$81 mil reais.

Lucro Presumido

Já o Lucro Presumido é uma forma de tributação simples a qual determina a base do cálculo do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL) das pessoas jurídicas. Para optar por este regime de tributação, a receita bruta total da pessoa jurídica, no ano anterior, deve ter sido igual ou inferior a R$48 milhões de reais ou R$4 milhões de reais multiplicado pelo número de meses de atividade do ano-calendário anterior, quando inferior a 12 (doze) meses.

Lucro Real

Ao contrário dos regimes anteriores, o Lucro Real não simplifica a apuração dos tributos. Neste regime, a apuração de impostos é baseada no faturamento mensal ou trimestral da empresa e o cálculo dos impostos incide sobre o lucro efetivo desta. Este regime é obrigatório para negócios como: bancos comerciais, sociedades de créditos, corretoras de títulos, factoring, investimentos e financiamentos. Além disso, incluem-se neste regime empresas que possuem um Faturamento Bruto Anual superior a R$48 milhões.

Portanto, o tipo de enquadramento deve ser decidido junto ao contador, onde será possível identificar as possibilidades conforme o faturamento, valores apurados, sazonalidades, limites de faturamento e as atividades permitidas para cada opção de enquadramento.

regimes tributários para empresas brasileiras

3. Credencie sua empresa na Secretaria da Fazenda (SeFaz) ou de Finanças (SEFIN)

Para habilitar a emissão de Nota Fiscal, o seu negócio deve estar credenciado na Secretaria da Fazenda.

Dessa forma, quem vai emitir nota fiscal de produtos ou do consumidor, o registro deve ser feito na Secretaria da Fazenda a nível estadual. Este registro é chamado de Inscrição Estadual, a qual formaliza a comercialização de produtos físicos e permite a emissão de Nota Fiscal de Venda ou de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), regularizando-se perante à Receita Federal.

Já para os prestadores de serviço, a emissão da nota fiscal eletrônica está ligada à esfera municipal. Portanto, é necessário credenciar o seu negócio junto à Prefeitura da sua cidade através da Inscrição Municipal.

A Inscrição Municipal segue a mesma lógica da Inscrição Estadual, porém é de responsabilidade de cada prefeitura. Logo, ao prestar um serviço, seja via internet ou ambiente físico, é imprescindível ter um número de Inscrição Municipal na cidade em que sua empresa é sediada.

Portanto, o processo de emissão de notas fiscais de serviço varia pois cada prefeitura possui suas legislações e particularidades quanto a emissão de nota fiscal de serviço. Procure a prefeitura da sua cidade e informe-se sobre suas legislações referentes ao tema.

Novamente, o auxílio de um contador é fundamental para que não ocorram erros, regularizando a situação da empresa de maneira eficiente.

4. Obtenha um certificado digital

O certificado digital é uma comprovação eletrônica para os seus registros. No caso de empresas, o certificado digital será representado pelo e-CNPJ.

Esta comprovação deve ser adquirida junto a alguma instituição denominada Autoridade Certificadora (AC), que são credenciadas junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A solicitação para a emissão do certificado digital pode ser feita através do site da Autoridade Certificadora escolhida, onde encontra-se informações sobre custos, documentação e esclarecimentos necessários. Você pode ver mais informações sobre o e-CNPJ na Receita Federal.

Essas comprovações são necessárias para habilitar a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e). Essa modalidade te permite economizar recursos, diminuir erros e garantir rapidez na emissão dos documentos.

5. Utilize um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)

A emissão da NF-e envolve a utilização de um software, seja ele gratuito ou pago. As próprias Secretarias da Fazenda disponibilizam gratuitamente seus emissores, porém recomendamos o investimento em um sistema emissor de nota fiscal. Portanto, uma vez apto a emitir notas fiscais, não deixe de contratar uma plataforma para fazer a emissão e gerenciamento delas. Você ganhará tempo e praticidade utilizando uma solução adaptada à sua realidade.

Além disso, ao investir em um emissor, você tem à sua disposição o suporte da empresa que contratou e uma série de funcionalidades bastante úteis para sua gestão. Estas plataformas emissoras de notas fiscais também podem ter funcionalidades de um bom gerenciador financeiro. (Tem dúvidas sobre gerenciador financeiro? Saiba mais aqui).

Sendo assim, utilizar um sistema de emissão ou gerenciador financeiro com emissão de NF-e é o primeiro passo para a otimização dos processos do setor. Como pode-se ver, emitir nota fiscal é um processo relativamente simples, mas que envolve muitos detalhes e burocracia. Por isso, enfatizamos sempre a importância do auxílio de um contador ou de um escritório de contabilidade.

Quer aprender mais? Acesse o nosso blog e confira todos os artigos sobre nota fiscal.