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Conheça o “Salve um Amigo!”, o programa de indicações da Fatura Simples

Simplificar a vida das pessoas! Essa é a missão da Fatura Simples. Queremos que nossos clientes e parceiros tenham mais tempo livre para pensar estrategicamente nos negócios e aproveitar a vida. Assim, você não gasta horas a fio gerenciando seu faturamento de maneira manual ou pouco otimizada. Sem falar nas dores de cabeça causadas pela inadimplência.

Através de vários relatos de clientes satisfeitos comprovamos o quanto a tecnologia faz a diferença. E, para que cada vez mais pessoas se beneficiem com a automação de cobranças e faturamento, criamos um programa de indicações. Estamos oferecendo uma condição especial a quem, como nós, se preocupa em pensar coletivo.

Trata-se do “Salve um Amigo!”. Onde tanto quem indica, como quem recebe a indicação, são premiados.

Funciona assim: você, que já é cliente Fatura Simples e sabe dos benefícios da ferramenta, pode salvar um amigo ou amiga que está passando pelos mesmos desafios que você enfrentou antes de aderir à simplicidade.

Basta clicar no botão abaixo para participar do programa!

botão para indicar um amigo para a fatura simplesTodo mundo sai ganhando na Fatura Simples!

Como recompensa pela sua confiança, oferecemos R$ 1000 em créditos de mensalidade. R$500 para você que indica e R$500 para seu indicado que virar parceiro da Fatura Simples.

Pronto para Salvar um Amigo?

Qualquer dúvida, basta acessar a página oficial do programa de indicações da Fatura Simples ou entrar em contato conosco pelo email comercial@faturasimples.com.br.

Carta de Cobrança: modelo ideal para as etapas da régua de cobrança

Um bom modelo de carta de cobrança é o principal elemento de uma régua de cobrança eficaz. Além disso, é essencial para a gestão de cobranças e faturamento, pois é através desta ferramenta que você estabelece uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente.

Você vai precisar de modelos de carta de cobrança para o momento logo após o fechamento de uma venda até os momentos de uma possível cobrança de dívida. Portanto, neste texto escrevemos sobre estes conceitos que envolvem as melhores maneira de fazer uma cobrança através de:

Utilizamos o e-mail como a principal forma de comunicação por considerar o meio mais completo. Eles têm boa estrutura para a visualização e acompanhamento das cobranças.

Porém, lembre-se que as cartas de cobranças podem ser adaptadas para outros formatos que sua empresa ache conveniente, como por exemplo: SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e até mesmo Carta Registrada com AR (aviso de recebimento).

Quer saber mais sobre cartas de cobrança?

Exemplo de Régua de Cobrança

Lembrando que a régua de cobrança é um fluxo de mensagens dividido por etapas. O objetivo desse processo de cobrança é de maximizar o faturamento e reduzir a inadimplência  através de uma comunicação clara e objetiva com o cliente.

O objetivo deste fluxo de cobrança é manter sua fatura em aberta no topo das prioridades de pagamento do seu cliente. Para cada etapa da régua de cobrança, será necessário uma carta com linguagem específica.

Etapas da Régua de Cobrança

 

Modelos de Carta de Cobrança

Considerando o modelo de régua de cobrança acima, desenvolvemos as seguintes cartas de cobrança:

  1. Resumo de Venda/Fatura de Serviço;
  2. Alerta de Vencimento;
  3. Cobrança Amigável;
  4. Alerta de Pagamento Pendente;
  5. Notificação de Inadimplência;
  6. Alerta de Suspensão de Serviço/Ação de Cobrança Judicial.

Portanto, as cartas de cobrança estarão no fluxo de cobrança da seguinte maneira:

 

Antes de tudo, é importante lembrá-los que em todos os modelos de carta de cobrança devem sempre constar os seguintes dados:

  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis;
  • Data de Vencimento.

Portanto, o que muda em cada carta é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento da régua de cobrança.

1. Resumo da Venda/Fatura de Serviço

A fatura de serviço nada mais é do que um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição de algo que deve ser pago. A fatura é emitida sempre pela empresa e geralmente é acompanhada do meio para o pagamento (boleto, conta para depósito ou link para pagamento via cartão de crédito) e nota fiscal eletrônica.

Podemos dizer que este modelo de carta de cobrança é a base para todas as outras cartas. Ao analisar cada exemplo de carta de cobrança neste artigo, você verá que, todas as cartas subsequentes, se baseiam na carta “Resumo da Venda”.

Após o fechamento da venda, o cliente precisa receber o resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança. Assim, seu cliente terá em mãos todas as informações necessárias para identificação da venda e para realizar seu pagamento dentro do prazo.

Carta de Cobrança - Resumo da Venda

 

2. Alerta de Vencimento | Próximo ao vencimento da Fatura

Antes do vencimento da fatura, deve-se enviar um lembrete de vencimento. Essa etapa é importante para evitar atrasos no pagamento, principalmente por esquecimento da fatura.

Neste momento, a carta de cobrança é enviada de 1 a 2 dias antes da data de vencimento da fatura.

Carta de Cobrança - Alerta de Vencimento

 

3. Cobrança Amigável | Pequeno atraso no pagamento

Trata-se de um modelo de carta de cobrança sutil. Muitas vezes, o cliente atrasa por distração ou falta de organização. Então, ele pode interpretá-lo mal caso você seja muito incisivo na cobrança ou diga expressamente que ele “está devendo”.

Nesta carta a comunicação deve focar na conciliação, já que é o melhor caminho para ambas as partes. Sendo assim, devem conter também as condições para a quitação dos débitos.

Esse modelo é eficaz com clientes bem intencionados e favorece a manutenção de uma boa relação com o cliente.

Carta de Cobrança - Cobrança Amigável

 

 

4. Pagamento Pendente | Após 2 ou mais semanas de atraso

Nessa situação, informa-se que os pagamentos referentes a determinado título ainda não foram detectados pela empresa. O remetente enfatiza a importância da quitação do débito e se prontifica a conversar com o responsável a respeito dos motivos pelo atraso.

O prazo para regularizar a situação deve ser expresso, assim como as consequências legais do não cumprimento do mesmo. Por ser mais incisivo, esse modelo também pede uma observação ao final de que deve ser desconsiderado caso o pagamento já tenha sido realizado.

Carta de Cobrança - Pagamento Pendente

 

5. Notificação de Inadimplência | Mais de 1 mês de atraso

Nesse modelo de carta de cobrança, a empresa notifica o cliente de que há um pagamento pendente.

É necessário deixar claro que o contato ou comparecimento do cliente para o acerto é imprescindível, já que a não quitação poderá levar às providências legais, como protesto em cartório ou ação de cobrança judicial, após determinada quantidade de dias passados do vencimento.

É importante também incluir uma observação ao final para que o cliente desconsidere totalmente a carta e também entre em contato caso o título em questão já tenha sido quitado.

 

 

6. Alerta de Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial | Mais de 1 mês e 15 dias de atraso

Chegou o momento de comunicar ao seu cliente sobre o encaminhamento da cobrança judicial ou protesto de título em cartório, além de uma possível negativação em SPC/ SERASA. Nessa etapa da cobrança é comum que o interesse em pagar aumente.

Além disso, pode-se mencionar também a suspensão dos serviços caso seja aplicável ao seu caso. Esta pode acontecer em diferentes momentos a depender do tipo de contratação.

Carta de Cobrança - Alerta de Suspenção de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial

 


É importante lembrar que cada etapa na sua empresa pode não ser exatamente a mesma que comentamos aqui, uma vez que alguns aspectos podem variar de acordo com o contrato firmado entre as partes.

Ademais, qualquer que seja o modelo de carta de cobrança, normalmente, elas são enviadas ao cliente via e-mail com solicitação de confirmação. Ou seja, para cada momento do fluxo de cobrança da sua empresa, deve-se usar uma carta específica.

Ferramentas auxiliares para a Gestão de Cobranças

Para te auxiliar na implementação da régua de cobrança e criação das cartas de cobrança, recomendamos duas ferramentas auxiliares. Elas irão fazer toda a diferença na organização e gestão de cobranças. São elas:

  • MailTrack;
  • Planilha de Gestão de Cobranças.

MailTrack

O MailTrack é uma ferramenta extremamente útil e serve para saber se os emails enviados foram abertos. Por meio deste software gratuito, você é habilitado a visualizar em tempo real quando seus e-mails são abertos. Assim, você tem melhor controle de quais mensagens foram entregues e abertas com sucesso.

Planilha de Gestão de Cobranças

A nossa planilha de Gestão de Cobranças não pode faltar! Com ela você aumenta a sua produtividade e controle para sua empresa; além de ter mais praticidade e tempo para você.

Com ela você poderá:

  • Cadastrar clientes e vendas;
  • Ter uma régua de cobrança, controle de vencimentos e um destaque automático de mensalidades vencidas;
  • Controlar boletos e notas fiscais emitidas.

Fatura Simples: solução para automatizar sua régua de cobrança

Imagine uma empresa que tem um bom modelo carta de cobrança e não sabe os melhores momentos para enviá-las. Da mesma forma, imagine uma empresa que tem uma régua de cobrança bem definida mas não tem modelos de carta de cobrança apropriados.

Como você pode ver, uma gestão de cobranças eficaz depende do alinhamento entre estes dois elementos: a carta de cobrança e a régua de cobrança. Portanto, tê-los bem definidos, integrados e otimizados é essencial para garantir o máximo de recebimentos em dia.

Parece complicado, mas pode ser bem simples! Imagine uma solução que já tem todas essas cartas de cobrança prontas e a cada venda que você faz elas são enviadas automaticamente, já com todos os dados preenchidos. Essa mesma solução identifica o pagamento e te envia um relatório com o detalhamento de cada cobrança e em que situação se encontram.

A Fatura Simples é essa solução! Temos um sistema online, acessível de qualquer lugar, e uma equipe especialista para implantar e prestar suporte. Você terá tudo o que é necessário para integrar e otimizar sua gestão de cobranças e faturamento. Assim, tiramos sua preocupação da execução da cobrança e você economiza tempo para que tenha foco nos resultados da sua gestão.

Além disso, nossa plataforma ainda conta com integrações para emissão de nota fiscal eletrônica, boleto bancário e pagamento eletrônico através do cartão de crédito. Quer entender melhor como funciona? Solicite uma conversa com nossos especialistas!


Conseguiu entender qual a função das cartas de cobrança e pensar num modelo ideal para o seu negócio? Faça o download gratuito do nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso e receba um kit com modelos de carta de cobrança.

As vantagens da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo obrigatório para as operações de circulação de mercadorias (NF-e) e de prestação de serviços (NFS-e). Ela permite o registro fiscal da venda ou da prestação de serviço, sendo esta um comprovante dessas operações.

Criada devido às transformações digitais, a nota fiscal eletrônica facilita o processo de tributação, o qual agora é feito eletronicamente, sem burocracia, com a garantia de uma assinatura digital, conferindo velocidade e segurança a empresa.

Para a emissão das notas fiscais eletrônicas existem diversas plataformas/softwares, tanto pagos como gratuitos, que irão proporcionar ainda mais benefícios durante o processo de emissão da nota fiscal.

Neste artigo, falaremos sobre os principais benefícios que a emissão da NF-e traz para o seu negócio:

  1. Regularização com o Fisco e Imagem profissional;
  2. Otimização de processos;
  3. Diminuição de erros;
  4. Aumento da produtividade;
  5. Simplificação das obrigações acessórias;
  6. Maior controle financeiro.

1. Regularização com o Fisco e Imagem profissional

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo obrigatório para todas as trocas comerciais de produtos e serviços. Ao emitir nota fiscal eletrônica você encontra-se regulamentado com o Fisco e evita problemas com a legislação, já que ao emitir NF-e cumpre-se com a lei.

Estar regulamentado gera um aumento na confiabilidade do seu negócio, melhorando o processo de controle fiscal com um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações com o Fisco. Além disso, estar regulamentado reflete na imagem da sua empresa de forma positiva aos olhos de clientes e fornecedores.

Sendo assim, ao cumprir com as obrigatoriedades da lei você verifica a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital através da emissão da NF-e.

2. Otimização de Processos

Quanto tempo você levaria para produzir todos os documentos fiscais manualmente? Provavelmente, muitas e muitas horas – as quais refletem diretamente na dificuldade de otimizar processos.

Ao emitir a nota fiscal eletrônica, somos capazes de reduzir ou eliminar o desperdício de tempo e recursos, gastos desnecessários, gargalos e erros, atingindo o objetivo do processo.

Será necessário o uso de um software para a emissão notas fiscais e, principalmente, automação deste processo. Mesmo realizando a emissão através do site da prefeitura da sua cidade, este ainda é um processo manual e repetitivo. Algumas plataformas oferecidas para o governo não apresentam suporte necessário para a emissão de um grande número de notas.

Portanto, utilizar um sistema próprio para emissão de notas vai garantir rapidez e organização na emissão de uma grande quantidade destes documentos.

3. Diminuição de Erros na emissão

Como já mencionamos anteriormente, a diminuição das falhas em todo o processo de emissão de nota fiscal eletrônica é notável. Principalmente, quando você utiliza um sistema apropriado, que dá a capacidade para a emissão de notas fiscais em larga escala de maneira automática.

Primeiramente, elimina-se a possibilidade de incorreções no preenchimento. Com um sistema próprio para emissão de NF-e o preenchimento é automático! Logo, o processamento de dados é muito mais eficiente e, caso seja necessário realizar um rastreio, a dificuldade na busca é mínima.

Além disso, possíveis erros cometidos na NF-e podem ser imediatamente corrigidos. Como os dados estão em um meio digital, não é necessário que sejam digitados novamente pelo contador no repasse das informações ao fisco, diminuindo a probabilidade de ocorrer divergências nas informações.

4. Aumento da Produtividade

A produtividade nada mais é do que fazer mais, oferecendo um resultado maior – ou melhor – gastando menos recursos. Portanto, podemos considerar ser produtivo quando usamos menos horas trabalhadas para entregar um volume específico de um determinado trabalho. Este conceito, na prática, é extremamente essencial para a sua empresa.

Então, emitir NF-e com um plataforma apropriada vai aumentar muito a sua produtividade. Dessa forma, o tempo que seria dedicado para essas atividades pode ser redirecionado para outras áreas que o negócio demande.

Por exemplo, otimizar as rotinas do estabelecimento, dedicar tempo para o planejamento estratégico, etc. Além disso, a motivação dos colaboradores tendem a aumentar quando tarefas burocráticas são eliminadas. Logo, ao mesmo tempo que você aumenta a produtividade dos funcionários da sua empresa, você também pode aumentar a motivação deles!

5. Simplificação das Obrigações Acessórias

As obrigações acessórias são deveres instrumentais, como escriturar livros, prestar informações, expedir notas fiscais, fazer declarações, promover levantamentos físicos, econômicos ou financeiros, manter dados e documentos à disposição das autoridades administrativas, aceitar a fiscalização periódica de suas atividades, tudo com o objetivo de propiciar ao ente que tributa a verificação do adequado cumprimento da obrigação tributária (Carvalho, 2009)¹.

Então, ao realizar o processo de emissão de NF-e você está simplificando as obrigações acessórias e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Os prestadores de serviço (NFS-e ou Nota Fiscal de Serviço), por exemplo, contam com a desburocratização do processo de emissão da NF-e, o que reflete na dispensa da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais — AIDF. Processo este um tanto quanto burocrático.

6. Maior controle financeiro da empresa

Cada receita ou despesa está associada a uma Nota Fiscal (ou seu respectivo documento fiscal) permitindo um maior controle financeiro.

Através da plataforma de NF-e/NFS-e disponibilizada pelo Governo, é possível visualizar este controle financeiro mais consistente do seu negócio. No painel de controle, você poderá verificar:

  • faturamento total;
  • pagamentos diários;
  • projeções de impostos que terá de pagar no final do período.

Também é possível conceder acesso ao contador, disponibilizando todos os dados registrados imediatamente e, com isso, agilizando o trabalho contábil. Porém, ainda assim, esta é uma plataforma que demanda um trabalho manual denso e repetitivo. Mesmo que a plataforma disponibilizada pelo Governo seja boa para o controle financeiro da empresa, um software integrado pago será muito melhor.

Importância das plataformas financeiras integradas com emissão de nota fiscal eletrônica

Softwares integrados nos permitem ter mais consistência, gerar relatórios financeiros, e também contar com um suporte ágil e eficiente. Além de proporcionar maior facilidade de emissão em larga escala, registro de informações e acesso à estas informações.

Os gerenciadores financeiros permitem acompanhar o fluxo de caixa e visualizar as despesas, trazendo mais segurança e confiabilidade nas informações. Além disso, ajudam a não perder tempo na emissão de NF-e, mantendo um histórico confiável e armazenando seus arquivos de forma muito mais segura.

Portanto, uma plataforma que une a gestão de faturamento, emissão da nota fiscal e boletos bancários é essencial para maximizar os rendimentos da sua empresa.


Apesar de um tanto burocrático, com a ajuda de um software, você pode descomplicar e muito o seu processo de emissão de NF. Estes são alguns dos benefícios que a implementação da nota fiscal eletrônica (NFS-e ou NF-e) trará ao seu negócio – e, acreditem, fazem toda a diferença!

O que você achou desse artigo? Deixe seu comentário!

Aproveite e confira as novas regras do boleto bancário.


¹ CARVALHO, P. B. Curso de direito tributário. 21. ed. São Paulo: Saraiva, 2009

Empresa de Cobrança (o que é, prós e contras e alternativas)

Manter a inadimplência sob controle é um desafio para qualquer negócio, especialmente em cenários com grande volume de cobranças ou de crescimento acelerado. São nesses momentos que uma empresa de cobrança e/ou um sistema para gestão de cobranças e faturamento são importantes.

Uma gestão de cobranças e faturamento bem feita é o que vai garantir recebimentos em dia. Para algumas empresas, um escritório de cobrança terceirizada é a solução ideal. Para outras, uma equipe interna com um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é suficiente para garantir a redução da inadimplência. Ainda existem aquelas em que faz sentido uma abordagem mista, com uso de software e terceirização de serviços.

Independente do modelo, ter um processo de cobranças bem definido e seguido à risca é requisito essencial para obter bons resultados. Portanto, neste artigo, vamos comentar sobre os seguintes tópicos:

  1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?
  2. Por que terceirizar as cobranças?
  3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?
  4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Uma empresa ou escritório de cobrança é uma organização especializada em maximizar os recebimentos de seus contratantes através da recuperação de dívidas. Desse modo, isso é feito através de um bom planejamento, controle e execução de cobranças.

Assim, um escritório de cobrança poderá atuar em todo o processo ou apenas em parte dele. Isso dependerá da necessidade da empresa contratante e do modelo de trabalho da empresa de cobrança.

O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Portanto, um escritório de cobrança pode atuar em um, vários ou todos os níveis de operação, como:

  1. Elaboração de contratos e planejamento da régua de cobrança;
  2. Recuperação de dívidas e cobrança de inadimplentes;
  3. Execução de ação de cobrança judicial;
  4. Compras de dívidas (em valor reduzido) e tentativa posterior de recuperação;
  5. Assumindo a operação total de cobrança (desde a primeira notificação de pagamento até uma possível cobrança judicial).

2. Por que terceirizar as cobranças?

As organizações terceirizam a cobrança por diversos motivos:

  • Alta taxa de inadimplência e atrasos nos pagamentos;
  • Alta demanda operacional para executar cobranças;
  • Desorganização na gestão financeira;
  • Manter-se distante da cobrança com intenção de preservar a relação com o cliente.

Porém, a inserção de um agente entre a relação da sua empresa com o seu cliente pode ser perigosa. Apesar de muitas vezes ser uma ótima solução para a diminuição da inadimplência, podem surgir questões como:

  • Como a contratação de um escritório de cobrança afetará sua relação com os clientes?
  • Quanto vai custar a contratação de uma empresa de cobrança?
  • A contratação vai trazer o resultado esperado?

Esses questionamentos devem ser levados em consideração, pois uma contratação equivocada pode trazer efeito contrário, piorando os resultados, complicando sua gestão e, até mesmo, afetando negativamente a relação com os clientes e reputação da empresa.

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

A resposta não é tão simples como sim ou não. Os resultados alcançados com uma empresa de cobrança podem variar já que dependem da competência do escritório contratado e da real necessidade e encaixe da sua empresa com o serviço de cobrança.

Podemos falar que são PRÓS das empresas de cobrança:

  • Cobrança feita de forma organizada e metódica;
  • Inserção do cliente final em uma régua de cobrança;
  • Redução da taxa de inadimplência, consequente aumento do faturamento;
  • Redução da taxa de inadimplência;
  • Assessoria jurídica para formulação de contratos;
  • Assessoria jurídica em casos de cobrança judicial.

À primeira vista, os PRÓS nos enchem os olhos. Afinal, qual é a empresa que não quer receber em dia? No entanto, neste processo podem surgir alguns imprevistos. Então, podemos citar os seguintes CONTRAS:

  • Inserção de um agente na relação da sua empresa com o seu cliente e possível desgaste na relação com o cliente;
  • Falta de controle interno sobre as cobranças, comprometendo a operação da empresa caso seja necessário retomar a operação para execução interna;
  • Baixa qualidade do serviços prestados pela empresa contratada, não gerando os resultados esperados de aumento do faturamento e redução da inadimplência;
  • Alto custo para contratação do serviço.

Vale a pena contratar um escritório de cobrança?

No final das contas, tudo vai depender da sua realidade e da estratégia do negócio. Quanto maior a participação e responsabilidade do escritório de cobrança na sua gestão, maior será o custo do serviço – seja em valor absoluto ou em percentual cobrado por recuperação. Normalmente o percentual é ajustado de acordo com o vencimento da dívida: quanto mais antiga, maior será a taxa cobrada para recuperar o valor.

Portanto, é sempre bom lembrar que, qualquer investimento a ser feito, é importante analisar o ROI (retorno sobre investimento) e o custo de oportunidade, considerando sempre outras alternativas viáveis.

Assim sendo, para pequenas e médias empresas que trabalham com faturamento recorrente, alertamos para a  importância de ter uma boa estrutura interna, com contratos bem feitos e fluxos de cobrança eficientes. Geralmente, essas questões podem ser resolvidas internamente com menor custo, utilizando um bom sistema para cobranças.

Inclusive nesta etapa de elaboração de estratégia, pode ser contratado um escritório que ajude na estruturação do gerenciamento de cobranças. Depois, a operação roda internamente.

Contudo, após a execução interna, se o resultado não está satisfatório ou começa a fazer sentido terceirizar a operação, recomendamos a contratação de uma empresa de cobrança.

Recapitulando os prós e contras de um escritório de cobrança…

Prós e Contras de uma Empresa de Cobrança

4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é uma ótima alternativa às empresas de cobrança. Esse tipo de sistema é bem acessível, de fácil implantação e possui fluxo de cobrança bem definido, otimizado e automático.

Portanto, apenas por usar o sistema, já é aplicada uma estrutura bem definida e otimizada para a operação das cobranças e faturamento. Isso elimina a necessidade de contratação de mais pessoal ou terceirização da cobrança.

Dessa forma, esses sistemas de gestão com régua de cobrança é ideal para negócios que preferem manter o controle das cobranças e recebimentos internamente, junto ao próprio departamento financeiro. Então, este tipo de solução é apropriado para empresas que emitem uma grande quantidade de cobranças.

Quando contratado um bom sistema de cobrança e feita uma boa implantação (onboarding), essa solução apresenta resultados e custos melhores do que a terceirização da cobrança.

Por exemplo, é assim que trabalha a Fatura Simples, uma alternativa para otimizar a cobrança e o faturamento. Através de um sistema online, inserimos cada um dos seus clientes em um fluxo de cobranças bem definido, com emissão automática de boletos, notas fiscais e faturas de serviço.

Ainda em dúvida sobre o que faz sentido para o seu negócio? Converse com um especialista Fatura Simples e descubra como conseguir ótimos resultados com uma gestão de cobranças bem feita.

Te ajudamos a esclarecer suas dúvidas? O que achou deste artigo? Deixe sua opinião nos comentários!

Recomendamos também, a leitura do artigo “Por que investir em um sistema de cobrança online?”

Entenda as novas regras do Boleto Bancário

A Nova Plataforma da Cobrança é um sistema idealizado pelo setor bancário via Febraban (Federação Brasileira dos Bancos) e validado pelo Banco Central para pôr fim ao uso de boleto bancário sem registro também chamado de boleto simples.

A medida tem como objetivo modernizar e dar mais segurança aos processos envolvendo esse meio de pagamento criado em 1993, e que, até pouco tempo atrás, não havia sofrido grandes atualizações.

Para te deixar por dentro das mudanças, neste artigo vamos esclarecer:

  1. O que é boleto sem registro (simples) e boleto registrado?
  2. O que muda com a implementação da Nova Plataforma de Cobrança?
  3. Quando acontecerá o fim do boleto sem registro (simples)?
  4. O que acontece com um boleto bancário simples emitido antes das mudanças?
  5. Quais as principais mudanças para empresas emissoras?
  6. O que muda na relação entre emissor e cliente final?

1. O que é boleto sem registro (simples) e boleto registrado?

O boleto sem registro – também chamado de boleto simples – não exige documentação no sistema de nenhum banco e não tem obrigatoriedade de informações como: valor, data de vencimento, ou dados do pagador, sendo mais propenso a fraudes. Esta modalidade, representava, até 2016, cerca de 40% dos boletos emitidos no país.

As mudanças para pôr fim a essa prática começaram ainda em 2017 e já estão na reta final. Assim, a partir de 10 novembro de 2018, quando o cronograma da Nova Plataforma da Cobrança tem previsão de ser concluído, todos os cerca de 4 bilhões de boletos que circulam no país, deverão ser obrigatoriamente registrados.

Isso significa que todos os boletos devem ser homologados em uma instituição bancária contendo o CPF ou CNPJ do beneficiário e do pagador, endereço, valor da cobrança, data de vencimento e informações sobre possíveis encargos.

Veja o que muda com os boletos registrados:

antes e depois da obrigatoriedade do registro de boleto bancário

2. O que muda com a implementação da Nova Plataforma de Cobrança?

A Nova Plataforma de Cobrança foi instituída para trazer aos emissores e clientes finais os seguintes benefícios majoritários:

  • mais comodidade no pagamento;
  • maior controle das emissões de boleto;
  • segurança e inteligência (dados) para os bancos.

No entanto, alguns empresários e comerciantes veem algumas dificuldades, como, por exemplo, o pagamento da taxa na emissão do boleto, ao invés de quando da liquidação do mesmo. Ou seja, mesmo que o pagador não quite o boleto, o emissor terá esse custo. E, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, repassar esse valor é ilegal.

Confira um comparativo simples de PRÓS e CONTRAS do boleto simples e do boleto registrado:

pros e contras do boleto bancário sem registro e do boleto registrado

3. Quando acontecerá o fim do boleto sem registro (boleto simples)?

A Febraban adotou um período de convivência entre os boletos simples e registrados para que o processo de atualização fosse gradual e sem maiores transtornos. Desta forma, à medida que os valores são integrados ao cronograma, o registro passa ser obrigatório.

A FEBRABAN espera finalizar este processo no dia 10 de Novembro de 2018, conforme a tabela abaixo:

NOVA PLATAFORMA DE COBRANÇA
A PARTIR DE VALOR DO BOLETO
10/07/2017 R$50.000 ou mais
11/09/2017 R$2.000,00 ou mais
24/03/2018 R$800,00 ou mais
25/08/2018 R$400,00 ou mais
13/10/2018 R$100,00 ou mais
27/10/2018 Todos os valores
10/11/2018 Conclusão do processo (incluindo boletos de cartão de crédito, doações e outros)

4. O que acontece com um boleto bancário sem registro emitido antes das mudanças?

Como as atualizações estão sendo feitas em etapas, pode acontecer de algum boleto emitido antes da reforma ainda estar em aberto.

Nesse caso, o documento original continuará válido. Já o emissor (empresa beneficiária) precisará comunicar e registrar o boleto na Instituição Beneficiária, adequando assim à cobrança ao novo processo.


Agora que entendemos o que a mudança exige e como ela será feita, vamos conhecer as principais implicações da Nova Plataforma de Cobrança na rotina de empresas e clientes.

5. Quais as principais mudanças para empresas emissoras?

As mudanças na regra serão relevantes para as empresas que emitem boleto bancário em três aspectos:

5.1 Porque boletos registrados tem mais tarifas?

O boleto bancário sem registro é (era) tarifado apenas na liquidação (pagamento recebido). Em outras palavras, pagava-se apenas uma tarifa por boleto e somente se ele realmente fosse pago.

Agora todo boleto será tarifado pelo menos uma vez. Essa tarifa ‘obrigatória’ é cobrada, geralmente, na emissão ou liquidação/cancelamento. Então, caso haja alguma alteração, também há cobrança. Em casos que o boleto está vencido há muito tempo (60~90 dias), uma outra tarifa é cobrada mensalmente para mantê-lo ativo.

Os momentos mais comuns de cobrança de tarifa são:

  • Emissão (geralmente a tarifa não é cobrada aqui, mas pode acontecer);
  • Liquidação do boleto;
  • Cancelamento;
  • Alteração;
  • Manutenção (atualização) de boleto vencido (a cada 30 dias após o vencimento);
  • Expiração – após 60~90 dias de vencido, o boleto é automaticamente cancelado e são cobradas duas tarifas: cancelamento e expiração.

Na prática, por padrão, cada boleto paga pelo menos uma tarifa, que acontece na baixa (liquidação ou cancelamento). A depender do que aconteceu na vida do boleto, podem ser cobradas várias outras tarifas, que são as listadas acima.

É importante levar em consideração que, apesar dessa ser a regra padrão, isso pode variar de banco para banco. Por isso, recomendamos também buscar informações junto às instituições financeiras caso você não utilize nenhum intermediário para a emissão dos seus boletos.

5.2 Emitir boleto registrado é mais trabalhoso?

Devido a obrigatoriedade do registro dos boletos, todos as empresas emissoras precisarão cumprir as seguintes exigências:

  1. Todo boleto emitido precisa, necessariamente, ter os dados completos do beneficiário (empresa emissora) e pagador (cliente).
  2. Caso o boleto seja emitido por um sistema próprio ou contratado (que não o do banco), também é obrigatório o envio da remessa.
  3. Sempre que um boleto for alterado ou cancelado, é necessário que o banco seja informado. Isso é feito via remessa, com instruções atualizadas, ou através da interface do internet banking.
  4. Definição de multa, juros e desconto torna-se necessária já na primeira emissão do boleto, de forma que o banco tenha essa informação também registrada na plataforma de cobrança.

Como você pode ver, esta nova organização requer um pouco mais de trabalho no momento de emissão de um boleto. Contudo, essas exigências trazem mais segurança para a gestão dos boletos bancários.

5.3 Mais controle sobre os boletos bancários!

Um boleto bancário sem registro só ‘existe’ para o banco quando ele é liquidado (quitado) e mesmo nesse momento ainda pode haver pouquíssimas informações sobre a cobrança e cliente pagador. Então, quando um boleto é registrado, o banco tem dados detalhados de todas as informações relacionadas ao boleto, empresa emissora e cliente pagador.

Por isso, a obrigatoriedade do registro faz com que haja mais controle sobre os boletos emitidos. Tudo isso vem à custo de um trabalho extra para registrar os boletos e mantê-los atualizados.

saiba como emitir boleto bancario com a fatura simples

6. O que muda na relação entre emissor e cliente final?

Com a emissão de boletos registrados já em execução, as principais mudanças para a empresa emissora e cliente pagador são:

6.1 Pagamento em qualquer banco e fim da 2ª via atualizada

O propósito da implantação da nova plataforma de cobrança é centralizar toda gestão dos boletos.

Para as empresas emissoras, a principal vantagem é que após o registro inicial do boleto bancário, a própria plataforma de cobrança se encarrega de disponibilizar o boleto atualizado para os clientes independente do banco emissor e recebedor.

Isso significa o fim da 2ª via atualizada do boleto.  Como explicamos anteriormente, a definição de juros e multa virá já na primeira emissão do boleto bancário.

No caso dos clientes pagadores, o benefício mais notável é a facilidade para pagar boletos vencidos, já que esses poderão ser pagos em qualquer banco. Mesmo com atraso, os valores são atualizados automaticamente de acordo com as definições iniciais de multa, juros e descontos.

Essas mudanças são bastante benéficas para empresas que precisam lidar constantemente com a inadimplência, visto que os boletos não mais precisarão ser atualizados para que os clientes consigam pagá-los facilmente.

6.2 Mais segurança  na emissão e no pagamento do boleto!

A obrigatoriedade do boleto bancário com registro proporciona uma série de dados e informações para os bancos que conseguem garantir mais segurança em toda a vida do boleto.

Com o vínculo do CPF ou CNPJ ao boleto, tanto do emissor quanto do pagador, surge um controle relacional importante. Isso evita pagamentos duplicados e cobranças fraudulentas.

6.3 Bancos mais inteligentes

Ter todas as informações sobre emissões e pagamentos proporcionam o desenvolvimento de uma inteligência sobre os clientes por parte do bancos. Então, isso permite que novos serviços e produtos sejam oferecidos em momentos e condições adequadas, melhorando a relação banco-empresa.

Um exemplo claro disso é que o banco ganha mais segurança sobre a previsibilidade do faturamento de seus clientes. Portanto, podem avaliar quando oferecer crédito em condições de baixo custo e risco. Para os empresários, isso significa melhores condições para levantar capital e investir no crescimento do negócio.


As mudanças consequentes da Nova Plataforma da Cobrança também impactam sistemas emissores de boleto bancário. Por isso, é importante que você verifique se o sistema que usa emite boletos seguindo as novas regras. Assim, você evita problemas com o seu banco emissor e garante o recebimento dos boletos pagos. Contudo, se sua empresa emite boletos diretamente pelo internet banking, não precisa se preocupar com isso.

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Para acessar a cartilha completa da Febraban sobre a Nova Plataforma da Cobrança, basta acessar este link.

Relatórios Financeiros (o que é, como fazer e sua importância)

Relatórios financeiros são ferramentas fundamentais para a tomada de decisão nas empresas. Existem inúmeros tipos de relatórios que vão auxiliar a gestão do negócio. Seja nos próximos investimentos, análise da saúde financeira e taxa de inadimplência, por exemplo.

Porém, apesar da grande relevância para o sucesso do negócio, muitos empresários ou gestores do departamento financeiro nas PME’s ainda têm dúvidas ou desconhecem a real importância dos relatórios. Sendo assim, escrevemos este artigo para esclarecer os seguintes pontos:

  1. O que são os relatórios financeiros?
  2. Qual a diferença entre métrica e indicador?
  3. Como gerar relatórios?
  4. Quais são os tipos de relatório?
  5. Qual a importância dos relatórios financeiros?

Planilha de Gestão de Mensalidades - Contas a Receber

1. O que são relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros são compilações de dados de um determinado período considerando uma atividade ou transação específica. Por exemplo, os registros de contas a pagar e a receber vão te dar o relatório financeiro conhecido como fluxo de caixa.

O objetivo dos relatórios é fornecer dados para a gestão do negócio, permitindo a extração de informações que facilitem a tomada de decisão. Por isso, é importante ter registros fiéis à realidade. Sem erros, os relatórios serão um indicador confiável sobre a atual situação da empresa.

Como você percebeu, falamos de dados e informações. Os dados remetem às métricas, enquanto as informações são extraídas dos indicadores. Portanto, para fazer bons relatórios financeiros, devemos entender a diferença entre métrica e indicador.

2. Qual a diferença entre métrica e indicador?

Para entendermos melhor os relatórios financeiros, devemos ter em mente os conceitos de “métrica” e “indicador”, reconhecendo sua diferença.

A métrica é o dado bruto. São esses dados que formam o indicador. São exemplos de métrica:

  • Total de faturas enviadas;
  • Total de faturas não pagas;
  • Ticket médio;
  • Tempo de permanência dos clientes.

Portanto, o indicador é diretamente alimentado pelas métricas. Através do indicador, o gestor do negócio poderá colher informações. Concluindo, enquanto as métricas estão diretamente ligadas ao nível operacional, os indicadores contemplam o nível tático da gestão empresarial.

Métricas, Indicadores e Metas relacionados aos níveis operacional, tático e estratégico do negócio

São exemplos de indicadores:

  • Lucratividade;
  • Rentabilidade;
  • Churn (taxa de cancelamento);
  • Taxa de inadimplência;
  • LTV (Life Time Value ou Valor de Vida do Cliente);
  • CAC (Custo de Aquisição de Clientes).

Aprofundando os exemplo, podemos citar a Taxa de Inadimplência, que é um indicador que mostra o percentual de clientes inadimplentes. Para o cálculo da taxa, você precisa saber duas métricas: o total de faturas enviadas e a quantidade de faturas não pagas.

A razão entre essas duas métricas vai resultar no indicador Taxa de Inadimplência.

Calculo de Taxa de Inadimplencia

Em resumo,

“Métricas são coletadas e indicadores são calculados!”

3. Como gerar um relatório financeiro?

O primeiro aspecto que deve ser levado em consideração para a geração de um relatório financeiro é o indicador que será analisado e quais as métricas envolvidas. A partir disso, você poderá gerar o seu relatório financeiro, que será o registro dessas informações.

Portanto, tenha sempre em mente que, para gerar os relatórios financeiros, é necessário ter os registros das atividades e transações do seu negócio. Com esses dados (métricas), você vai organizar as informações, colher o indicador desejado e ter uma melhor compreensão do cenário atual e quais decisões deve tomar.

A depender da maturidade da gestão financeira da sua empresa, você pode gerar seus relatórios manualmente, com auxílio de uma planilha. Porém, a medida que sua demanda aumentar, escolher um bom gerenciador financeiro será essencial para a produção dos seus relatórios.

Utilizando um software de gestão, você se preocupará somente em registrar as informações, pois a maioria deles geram estes relatórios automaticamente ou com apenas alguns cliques.

Resumindo, para tirar o máximo proveito dos relatórios financeiros você precisa:

  1. Escolher o indicador a ser analisado;
  2. Definir métricas que vão calcular este indicador;
  3. Organizar suas métricas e indicadores em um documento, gráfico ou tabela. O objetivo aqui é facilitar a visualização do cenário analisado;
  4. Fazer análises;
  5. Tomar decisões.

Processo completo de como fazer relatórios financeiros

4. Quais são os tipos de relatórios financeiros?

Para facilitar a visualização e entendimento prático, comentamos sobre os principais relatórios gerenciais financeiros.

Relatório de Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é o resumo financeiro de entradas e saídas de capitais da empresa. Ele usa como base um período que varia de um dia a dois meses. Se for monitorado com frequência, permite agir estrategicamente para que as entradas sejam maiores que as saídas, de forma a evitar prejuízos.

Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

O DRE é um relatório mais complexo que o fluxo de caixa. O objetivo dele é demonstrar os resultados de um determinado período do negócio. Diferentemente do fluxo de caixa, que é um relatório essencial para a visão rápida da situação financeira e podem ser usados em curtos períodos, o DRE é utilizado ao final de período um pouco mais, como forma de registrar os resultados de um semestre ou ano, por exemplo.

Planejamento Orçamentário

Elaborado, em média, a cada seis meses, o planejamento orçamentário permite a comparação de resultados entre períodos. A partir dos dados coletados e analisados, a gestão terá a possibilidade de planejar o orçamento disponível para gastos e investimentos futuros.

Relatório de Contas a Pagar e a Receber

É importante ter um relatório organizado com todas as contas a pagar e a receber. Dessa forma, é possível saber o que deve ser pago em um determinado período e os valores que já estão previstos para entrar no caixa, como as compras parceladas pelos clientes.

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Balanço Patrimonial

Trata-se de um registro de todas as movimentações financeiras da empresa em um determinado período. Neste relatório, considera-se os ativos (bens + direitos), passivos (obrigações com terceiros) e patrimônio líquido (obrigações com a própria empresa) do negócio.

Geralmente, por ser um relatório com maior grau de aspecto técnico da contabilidade, este é um relatório desenvolvido junto com contadores.

5. Qual a importância dos relatórios financeiros?

O princípio da administração é ter controle sobre todas as áreas de atuação de um negócio para que seja possível o acompanhamento e análise de um determinado período, visando projetar ações estratégicas.

Dessa forma, se a administração exige controle, são os relatórios financeiros que vão permitir isso. Então, podemos dizer que não há gestão sem os relatórios. Lembre-se também que registros são importantes para a gestão do conhecimento.

Para facilitar a geração dos seus relatórios, você deve saber como escolher um bom gerenciador financeiro. Existem inúmeras opções no mercado, cada um com sua especialização. Portanto, você deve ter em mente quais são as atividades e aspectos essenciais para a sua gestão financeira.

Por exemplo, a Fatura Simples oferece um software financeiro que faz a gestão de faturamento e emissão automática de notas, boletos e cobranças. Os relatórios financeiros gerados pela nossa plataforma estão ligados diretamente à taxa de inadimplência, contas a pagar, contas a receber.

Se você ainda tem dúvidas em como escolher um gerenciador financeiro, levantamos alguns pontos essenciais para levar em consideração neste processo de escolha no artigo “Como escolher um gerenciador financeiro?

Emissão de Nota Fiscal (processo completo + dicas práticas)

A emissão de nota fiscal é requisito obrigatório para regularização de todas as empresas no país. Portanto, é através deste documento fiscal de venda de produtos ou prestação de serviços que acontece o recolhimento de impostos.

Anteriormente apenas em papel, hoje o nota fiscal já pode ser emitida por meio eletrônico (NF-e). Porém, devido a existência da burocracia, os vários tipos de nota fiscal e regimes tributários, muitos ainda se perguntam: como emitir nota fiscal?

A resposta é simples! O passa a passo para emitir a NF-e é:

  1. Conheça os tipos de Nota Fiscal;
  2. Registre ou verifique a validez do seu CNPJ;
  3. Credencie sua empresa na Secretaria da Fazenda (SeFaz);
  4. Obtenha um certificado digital;
  5. Utilize um sistema de emissão de NF-e;

processo de emissão de nota fiscal: passa a passo para emitir nota fiscal

1. Conheça os tipos de Nota Fiscal

Entender os tipos de nota fiscal é o primeiro passo para descomplicar a emissão do documento. Existem apenas três tipos de NF. São elas:

  • Produto: para mercadorias, geralmente, em transações entre empresas;
  • Serviço: para prestadores de serviço;
  • Consumidor: documento fiscal para venda direta, ou seja, sem identificação do comprador. Utilizada, por exemplo, em supermercados, farmácias e etc.

Lembrando que, atualmente, para cada um dos tipos de nota fiscal, também existe a NF-e (nota fiscal eletrônica).

veja os tipos de nota fiscal

2. Registre ou verifique a validez do seu CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) é o primeiro registro para toda e qualquer empresa. Ele garante a existência legal do seu negócio. Os tipos de CNPJ existentes são:

  • Microempreendedor Individual (Atenção: o processo para emissão de nota fiscal para MEI é diferente!);
  • Sociedade Ltda;
  • Sociedade Anônima;
  • Empresário Individual de Responsabilidade Limitada
  • Sociedade Individual

Para escolher e registrar o CNPJ, é essencial contar com a ajuda de um contador ou de um escritório de contabilidade para auxiliar neste processo, já que este reflete diretamente na situação fiscal da empresa.

Uma vez com CNPJ correto em mãos, ou caso você já o tenha, é necessário verificar junto ao governo, também com o auxílio de um contador ou um escritório de contabilidade, qual é o tipo de enquadramento da empresa e o tipo de nota fiscal que deve emitir.

O enquadramento tributário ou regime tributário nada mais é que um conjunto de regras diferentes e específicas para cada tipo de pessoa (jurídica ou física) as quais regem as normas de tributação. Existem três tipos de regimes tributários mais utilizados no Brasil:

  • Simples Nacional;​
  • Lucro Presumido;
  • Lucro Real.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário que facilita e simplifica a tributação de micro e pequenas empresas. Este regime tributário permite o recolhimento de todos os tributos – federais, estaduais e municipais – através de uma única guia. A base de apuração para estes impostos é a receita bruta. Para estar dentro deste regime tributário, basta que a pessoa jurídica esteja enquadrada na condição de microempresa ou empresa de pequeno porte.

Para enquadrar-se como microempresa, a receita bruta deve ser igual ou inferior a R$360 mil reais. Se a receita bruta anual for superior a R$360 mil reais e igual ou inferior a R$4.8 milhões de reais, a sociedade será enquadrada como empresa de pequeno porte. Já o microempreendedor individual, que é a pessoa que trabalha por conta própria e se legaliza como pequeno empresário optante pelo Simples Nacional, deve ter receita bruta anual de até R$81 mil reais.

Lucro Presumido

Já o Lucro Presumido é uma forma de tributação simples a qual determina a base do cálculo do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL) das pessoas jurídicas. Para optar por este regime de tributação, a receita bruta total da pessoa jurídica, no ano anterior, deve ter sido igual ou inferior a R$48 milhões de reais ou R$4 milhões de reais multiplicado pelo número de meses de atividade do ano-calendário anterior, quando inferior a 12 (doze) meses.

Lucro Real

Ao contrário dos regimes anteriores, o Lucro Real não simplifica a apuração dos tributos. Neste regime, a apuração de impostos é baseada no faturamento mensal ou trimestral da empresa e o cálculo dos impostos incide sobre o lucro efetivo desta. Este regime é obrigatório para negócios como: bancos comerciais, sociedades de créditos, corretoras de títulos, factoring, investimentos e financiamentos. Além disso, incluem-se neste regime empresas que possuem um Faturamento Bruto Anual superior a R$48 milhões.

Portanto, o tipo de enquadramento deve ser decidido junto ao contador, onde será possível identificar as possibilidades conforme o faturamento, valores apurados, sazonalidades, limites de faturamento e as atividades permitidas para cada opção de enquadramento.

regimes tributários para empresas brasileiras

3. Credencie sua empresa na Secretaria da Fazenda (SeFaz) ou de Finanças (SEFIN)

Para habilitar a emissão de Nota Fiscal, o seu negócio deve estar credenciado na Secretaria da Fazenda.

Dessa forma, quem vai emitir nota fiscal de produtos ou do consumidor, o registro deve ser feito na Secretaria da Fazenda a nível estadual. Este registro é chamado de Inscrição Estadual, a qual formaliza a comercialização de produtos físicos e permite a emissão de Nota Fiscal de Venda ou de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), regularizando-se perante à Receita Federal.

Já para os prestadores de serviço, a emissão da nota fiscal eletrônica está ligada à esfera municipal. Portanto, é necessário credenciar o seu negócio junto à Prefeitura da sua cidade através da Inscrição Municipal.

A Inscrição Municipal segue a mesma lógica da Inscrição Estadual, porém é de responsabilidade de cada prefeitura. Logo, ao prestar um serviço, seja via internet ou ambiente físico, é imprescindível ter um número de Inscrição Municipal na cidade em que sua empresa é sediada.

Portanto, o processo de emissão de notas fiscais de serviço varia pois cada prefeitura possui suas legislações e particularidades quanto a emissão de nota fiscal de serviço. Procure a prefeitura da sua cidade e informe-se sobre suas legislações referentes ao tema.

Novamente, o auxílio de um contador é fundamental para que não ocorram erros, regularizando a situação da empresa de maneira eficiente.

4. Obtenha um certificado digital

O certificado digital é uma comprovação eletrônica para os seus registros. No caso de empresas, o certificado digital será representado pelo e-CNPJ.

Esta comprovação deve ser adquirida junto a alguma instituição denominada Autoridade Certificadora (AC), que são credenciadas junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A solicitação para a emissão do certificado digital pode ser feita através do site da Autoridade Certificadora escolhida, onde encontra-se informações sobre custos, documentação e esclarecimentos necessários. Você pode ver mais informações sobre o e-CNPJ na Receita Federal.

Essas comprovações são necessárias para habilitar a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e). Essa modalidade te permite economizar recursos, diminuir erros e garantir rapidez na emissão dos documentos.

5. Utilize um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)

A emissão da NF-e envolve a utilização de um software, seja ele gratuito ou pago. As próprias Secretarias da Fazenda disponibilizam gratuitamente seus emissores, porém recomendamos o investimento em um sistema emissor de nota fiscal. Portanto, uma vez apto a emitir notas fiscais, não deixe de contratar uma plataforma para fazer a emissão e gerenciamento delas. Você ganhará tempo e praticidade utilizando uma solução adaptada à sua realidade.

Além disso, ao investir em um emissor, você tem à sua disposição o suporte da empresa que contratou e uma série de funcionalidades bastante úteis para sua gestão. Estas plataformas emissoras de notas fiscais também podem ter funcionalidades de um bom gerenciador financeiro. (Tem dúvidas sobre gerenciador financeiro? Saiba mais aqui).

Sendo assim, utilizar um sistema de emissão ou gerenciador financeiro com emissão de NF-e é o primeiro passo para a otimização dos processos do setor. Como pode-se ver, emitir nota fiscal é um processo relativamente simples, mas que envolve muitos detalhes e burocracia. Por isso, enfatizamos sempre a importância do auxílio de um contador ou de um escritório de contabilidade.

Quer aprender mais? Acesse o nosso blog e confira todos os artigos sobre nota fiscal.

Régua de cobrança (solução para atingir 0% de inadimplência)

A régua de cobrança é o principal processo da gestão de faturamento e fundamental para reduzir a inadimplência. Este processo determina que para toda e qualquer venda é importante acompanhar a fatura até que ela seja paga. É por isso que tanto falamos da régua de cobrança.

Então, visando otimizar o setor financeiro, muitos negócios estão investindo em sistemas online para automação da Gestão de Cobranças e Faturamento. Neste post, vamos esclarecer para você:

  1. O que é uma régua de cobrança?
  2. Qual a importância da régua de cobrança na redução da inadimplência?
  3. Como criar um fluxo de cobrança?
  4. Como fazer um processo automático de cobrança?

Se de início parecer complicado, não se assuste! Ao final, você verá que este assunto é muito simples.

1. O que é uma régua de cobrança?

Régua de cobrança é o processo que estabelece como e quando acontecerá cada etapa da cobrança.

Em outras palavras, a régua de cobrança define o passo a passo que você deve seguir para colocar sua cobrança como prioridade de pagamento nas contas do cliente até que seja quitada.

Dessa forma, uma régua de cobrança tem como objetivo aumentar a velocidade e precisão com que as cobranças são realizadas. Essa eficiência na operação resulta no aumento do faturamento e, consequentemente, redução da inadimplência.

2. Qual a importância da régua de cobrança na redução da inadimplência?

Sob a perspectiva do cliente, uma cobrança bem executada, com informações claras e notificações de vencimento, demonstra profissionalismo e facilita o pagamento. Isso é importantíssimo para evitar atrasos de pagamento por esquecimento, desconhecimento da dívida e até má fé.

A partir do momento que o processo de cobrança foi estruturado, o próximo passo é executá-lo fielmente e registrar todas as informações que o envolvem. Isso garantirá acesso rápido e confiável às seguintes informações:

  • Quais foram as faturas emitidas e quais suas respectivas situações de pagamento e vencimento;
  • Quantas cobranças foram realizadas e em que momentos aconteceram;
  • Quem é o contato responsável pelo pagamento da fatura e qual seu nível de comprometimento.

Com as mesmas informações que citamos acima, você poderá analisar:

  • Qual o valor total das faturas em aberto, a vencer e vencidas;
  • Quais são as faturas vencidas;
  • Quais são as faturas a vencer;
  • Quais faturas precisam de um reforço na cobrança, seja um lembrete de vencimento ou notificação de vencido.

Em síntese, registre informações para analisar e tomar decisões.

O registro das informações e o estabelecimento de uma rotina te permitirá tomar decisões rápidas e inteligentes quanto às cobranças. Para combater a inadimplência é preciso agir rapidamente, acima de tudo. Dessa forma, manter sua cobrança nas prioridades do cliente vai aumentar muito a sua chance de ser o primeiro a receber.

3. Como criar um fluxo de cobrança?

O fluxo de cobrança tem seu início logo após a venda e é concluído após confirmação do recebimento. Portanto, neste cenário existem apenas duas opções:

Então, para criá-lo, pense e desenhe todos os momentos em que o cliente deve ser contactado a respeito do pagamento até que a fatura seja quitada. Vamos lá!

Concluí uma venda! O que devo fazer?

  1. Envie um resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança

    1. Informações do produto/serviço adquirido
    2. Valor
    3. Meios de pagamento
    4. Data de Vencimento (dica: para pessoa física, vencimento entre os dias 5 e 10. Para pessoa jurídica, entre 10 e 15).
  2. Envie uma notificação 1 dia antes do vencimento.

O cliente não pagou! Quero receber. (exemplo ideal de régua de cobrança)

  1. Notificação de pagamento atrasado a cada 4~5 dias úteis (uma notificação por semana, na prática);

    1. Tarefa manual opcional: Se viável, a partir da segunda notificação de atraso, ligue para o cliente para fazê-lo confirmar o recebimento e assumir o compromisso do pagamento.Repetir essa ligação semanalmente, junto com a notificação de atraso.
  2. A depender do acordo/contrato com o cliente, suspender os serviços o quanto antes e notificá-lo da suspensão. Para empresas de software, essa suspensão ocorre entre 5 e 15 dias de atraso.
  3. Também a depender do acordo/contrato, notificar cliente sobre encaminhamento da fatura em atraso para negativação (SPC / Serasa). Nesse momento é comum que o interesse em pagar aumente.

Concluindo, a régua de cobrança em uma imagem:

exemplo de régua de cobrança simples

Dicas essenciais sobre a cobrança!

Quanto mais longo o atraso, menor a chance de receber o pagamento. Portanto, reforçamos a importância de agir rápido e consistentemente, usando diferentes abordagens ao longo da régua.

Para cada contato com o cliente, as mensagens enviadas são chamadas de cartas de cobrança. Você pode ver alguns exemplos dessas cartas no nosso Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso.

Por exemplo, inicia-se com uma linguagem mais neutra e informativa e, ao longo do fluxo, a linguagem torna-se mais incisiva e séria. Para os casos de atrasos persistentes, além do email, use diferentes canais de comunicação como telefone, whatsapp e SMS.

Esse fluxo funciona bem em [quase] qualquer situação. Então, você pode usá-lo assim como está ou adaptar caso ache necessário.

Para atingir os objetivos da régua de cobrança, é preciso implementá-la à risca. Inclusive, para facilitar sua execução e acompanhamento, desenvolvemos uma planilha para gestão de cobranças que vai te ajudar a dar o pontapé inicial no processo.

Vale lembrar que, uma vez que você tem uma régua de cobrança bem estabelecida e sua carteira de clientes está aumentando, você sentirá a necessidade de automatizar este processo.

4. Como automatizar o processo de cobrança? 

Sua demanda de cobranças aumentou, pois a carteira de cliente está crescendo. Então, finalmente chegou a hora de automatizar. Em outras palavras, é preciso contratar um software que te ofereça uma estrutura para automação de cobranças e gestão de sua régua de cobrança.

Um bom sistema de gestão de faturamento vai te oferecer uma solução completa para:

  • Cadastrar clientes;
  • Emitir faturas, boletos e notas;
  • Receber online por cartão de crédito;
  • Implementar uma régua de cobrança personalizada;

Contudo, é importante também encontrar sistemas que ofereçam uma gestão financeira básica para que você centralize os recebimentos e pagamentos da empresa.

Nós da Fatura Simples podemos te ajudar a dar o próximo passo. Solicite uma ligação, converse com nossos consultores e descubra se é o momento certo para contratar um serviço como esse.

Caso ainda tenha alguma dúvida, você pode baixar o Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso, onde falamos mais sobre o processo e mostramos 5 modelos prontos de carta de cobrança.

e-Social: o que é e quais os benefícios, desafios e prazos para 2018?

Em 2014, o Governo Federal do Brasil anunciou a criação do sistema e-Social visando melhorias na gestão das informações trabalhistas. Ao unificar informações de diversas obrigações trabalhistas, o sistema trará benefícios para todas empresas, trabalhadores e órgãos públicos.

Porém, como toda grande mudança, o período de adequação à plataforma eSocial e às novas normas trará alguns desafios. Neste texto, você verá…

O que é o e-Social?

O eSocial é uma plataforma desenvolvida pelo Governo Federal, cujo objetivo é fazer com que as informações trabalhistas que precisam ser enviadas para os órgãos responsáveis pela fiscalização sejam unificadas em um mesmo local.

A implantação do sistema teve início em 2014, somente com as informações dos trabalhadores domésticos. Agora, em 2018, todas as empresas e empregadores do país devem se adequar às novas regras.

Ele envolve a Receita Federal do Brasil (RFB), o Ministério Público do Trabalho (MPT), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência Social (MPS) e a Caixa Econômica Federal, responsável pela gestão do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).

Englobando todos os entes públicos citados acima, e-Social unifica 15 obrigações trabalhistas. São elas:

  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • Folha de Pagamento;
  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • GPS – Guia da Previdência Social;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

Cronograma eSocial 2018-2019: prazos para adequação das empresas

A expectativa é que a implantação do e-Social seja concluída em Julho de 2019. O processo foi planejado em 3 etapas. Elas foram divididas por grupos de empresas e órgãos públicos, confira:

  • Etapa 1 (Jan/18 a Jan/19)
    • Grandes empresas (faturamento anual superior a R$78 milhões)
  • Etapa 2 (Jul/18 a Jan/19)
    • Demais empresas (incluindo Simples, MEIs e CPFs empregadores)
  • Etapa 3 (Jan/19 a Jul/19)
    • Órgãos públicos

Para cada uma das etapas acima, serão 5 fases. Veja o cronograma detalhado na imagem abaixo:

cronograma e-Social 2018

Benefícios para empresas, trabalhadores e órgãos públicos

Unificando quinze trâmites trabalhistas, o e-Social contribuirá para a otimização na gestão de todas as partes envolvidas. A adesão ao sistema vai diminuir a burocracia dos processos, eliminar informações duplicadas e facilitar a recuperação de dados.

Além disso, o e-Social traz transparência entre empresas, trabalhadores e órgãos públicos, facilitando a fiscalização, evitando fraudes e garantindo melhorias nos cumprimentos da legislação trabalhista.

 

Desafios do e-Social para PME’s

Rapidamente podemos enxergar os benefícios do e-Social, mas para obtê-los, o uso da plataforma deve ser exemplar. Por isso, não podemos deixar de falar nos desafios da implantação do e-Social. São eles:

  1. Sincronização do trabalho e mudança na rotina;
  2. Garantir consistência dos dados enviados;
  3. Cumprir prazos do e-Social;
  4. Realizar comunicação imediata;
  5. Encontrar suporte técnico adequado.

1. Sincronização do trabalho e mudança na rotina

Toda rotina sofre mudança com a introdução de um novo elemento. Assim, a introdução do e-Social nas empresas mudará a rotina quanto às obrigações trabalhistas. Com uma plataforma integrada, os setores de contabilidade, gestão de pessoas e jurídico devem estar preparados para colaborar entre si e trabalhar em sincronia. 

2. Garantir consistência dos dados enviados

A colaboração no trabalho entre os setores deve refletir na conformidade dos dados enviados aos órgãos públicos. A unificação dos dados facilita a fiscalização e dados corretos é que vão sinalizar o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte das empresas.

Sem contar que, caso haja inconsistência de dados no e-Social, sua empresa pode ser autuada e/ou multada.

3. Cumprir prazos do e-Social

As obrigações trabalhistas vencem mensalmente e as empresas devem estar atentas para conseguir cumprir os prazos. É fundamental que as empresas se adaptem rapidamente ao novo processo e tenham em mente os prazos da plataforma.

4. Realizar comunicação imediata

Como o e-Social é conectado à internet e dá fácil acesso para empresas, trabalhadores e órgãos públicos, Registros de Eventos Trabalhistas (RET*) devem ser comunicados imediatamente.

* são considerados RET, todos os eventos dentro da relação empresa-trabalhador que acontecem esporadicamente.

5. Encontrar suporte técnico adequado

Os dados precisam ser enviados ao eSocial por meio de arquivos. Tabelas e planilhas salvas na extensão XML. Além disso, para acessar o sistema, é preciso que seja obtido um certificado digital, exceto para microempreendedores individuais e micro e pequenos empresários que se enquadrem no Simples Nacional.

Está preparado para se adaptar ao e-Social?

Embora o eSocial pareça complicado em um primeiro momento, após a adaptação, as empresas poderão desfrutar de um sistema único para cumprir com muitas de suas obrigações. O e-Social otimiza uma série de processos inerentes às obrigações trabalhistas.

Esta mudança nos mostra que, cada vez mais, é fundamental que os negócios estejam adaptados a funcionar com auxílio de tecnologia. Por isso, é muito importante que você se adapte a esta nova realidade e busque soluções para otimizar a operação do seu negócio, inclusive no tocante ao e-Social.

Ficou com alguma dúvida sobre o assunto ou quer compartilhar sua opinião conosco? Então deixe um comentário no espaço abaixo! Receber seu retorno é sempre uma satisfação.

Saiba como delegar tarefas na sua empresa

É bem comum que nos primeiros anos de uma PME, o empreendedor seja multitarefas e, de certa forma, centralizador. Isso é normal já que a maioria dos negócios começam apenas com o fundador ou uma pequena equipe. Ao passo que o negócio vai crescendo junto com sua equipe, um dos fatores chave para o sucesso de um negócio é saber como delegar tarefas corretamente.

Por outro lado, a postura centralizadora, que em outro momento foi importante para o crescimento da sua empresa, pode ser o gargalo que está dificultando um salto estratégico do seu negócio.

Pensando nisso, reunimos algumas dicas para você entender a importância de delegar tarefas e conhecer as melhores práticas para a gestão da sua equipe:

Liderança, motivação e habilidade: o tripé essencial para delegar tarefas

O que forma uma empresa são as pessoas, por isso, para falarmos de delegação de tarefas, devemos entrar no campo de gestão de pessoas. O sucesso no repasse das atividades está diretamente ligada à performance do líder, independente do seu estilo de liderança.

Para Paul Hersey e Kenneth Blanchard, autores do livro “Psicologia para Administradores: A Teoria e as Técnicas de Liderança Situacional”, qualquer estilo de liderança será eficaz quando estiver adequada ao potencial do colaborador.

Para explicar isso, eles desenvolveram a matriz Will x Skill (traduzindo: vontade/motivação x habilidade):

Explicando a matriz Will x Skill…

Basicamente, a matriz faz a correlação entre a vontade/motivação em se fazer uma tarefa e a habilidade para realizá-la. Por isso, devemos considerar 4 possibilidades:

  • Baixa motivação e baixa habilidade – o cenário mais desafiador. Nesta situação, o líder deve sempre supervisionar e motivar, mas isto pode consumir muito tempo e acabar centralizando as decisões no líder. Esse cenário só deve ser adotado de maneira temporária;
  • Baixa motivação e alta habilidade – o colaborador tem competência para executar mas falta motivação. Neste caso, é essencial manter uma comunicação contínua, clara, exigente e encorajadora com o colaborador;
  • Alta motivação e baixa habilidade – caso bastante comum entre novos funcionários, principalmente por ainda não conhecerem bem todos os processos da empresa.Nesta situação, a melhor postura é a de auxiliar o colaborador para que consiga executar bem a tarefa e ao mesmo tempo consiga desenvolver autonomia e as competências necessárias para uma próxima tarefa;
  • Alta motivação e habilidade – cuide bastante deste colaborador! Sem dúvidas, este perfil será uma das partes essenciais da engrenagem do seu negócio. Delegue as tarefas, mantenha uma boa comunicação e acompanhe os resultados. É importante ser exigente e dar liberdade para que ele traga as soluções encontradas por ele.Neste cenário você pode entregar problemas para colher soluções, ao invés de ter que detalhar as soluções que precisa.

Entender o perfil dos seus colaboradores é o primeiro passo para delegar tarefas com sucesso. Para cada tarefa você deve escolher a pessoa certa para executá-la e saber como fazer a passagem de bastão.

A diferença: delegar tarefas x “delargar” tarefas

É natural do ser humano querer se manter na sua zona de conforto. Geralmente, um empreendedor terá sempre no “top of mind” aquelas tarefas que são importantes e que, sobretudo, trazem uma satisfação pessoal. É bem corriqueiro que as tarefas repassadas sejam aquelas mais maçantes e/ou desinteressantes para se cumprir. Porém, agir desta forma pode ser prejudicial ao seu negócio.

Delegar tarefas não é repassar aquelas atividades chatas. Delegar tarefas é escolher a melhor pessoa para executá-la dando todas as condições para que a missão seja cumprida. Se você está repassando aquelas atividades chatas de se fazer, você “Delargou” uma tarefa.

A situação pode ficar crítica se não houver uma comunicação clara sobre o que precisa ser feito e quais são os resultados esperados.

Por isso, para toda lista de tarefas da sua empresa, é importante fazer uma análise considerando a importância de cada tarefa para o crescimento do seu negócio. Uma vez definidas as prioridades, é mais fácil decidir quais tarefas serão executadas e para quem serão delegadas.

Lembre-se também de investir e procurar automatizar processos que são possíveis. Assim, você deixa para as máquinas e computadores as tarefas mais repetitivas e foca com sua equipe em tarefas estratégicas e desafiadoras.

Práticas essenciais para delegar tarefas!

Se você leu até aqui, já deve ter em mente que delegar tarefas é entender bem o perfil dos colaboradores, acompanhá-los exercendo o papel de líder e, sobretudo, comunicar com clareza qual é a missão e os resultados esperados.

Então, delegar tarefas pode ser resumido em 5 passos:

  1. Escolha as tarefas – defina quais tarefas são prioritárias e devem ser delegadas;
  2. Escolha o melhor colaborador para cada tarefa – dentre os funcionários disponíveis, avalie bem  quem tem o perfil adequado para assumir a tarefa. Considerar a matriz will x skill é fundamental;
  3. Comunique-se com clareza – neste caso, é melhor pecar por excesso! Explique a tarefa com todos os detalhes possíveis e quais os resultados você espera na conclusão. Após explicar, pergunte se o colaborador realmente entendeu e esteja disposto a explicar sob um outro ângulo caso necessário;
  4. Defina um prazo – o melhor prazo será sempre aquele que não é pequeno o suficiente para estressar, nem grande o suficiente para desmotivar. Sobretudo, escute a opinião do seu colaborador, mas deixe claro o grau de urgência da tarefa;
  5. Confie e acompanhe – A confiança deve vir desde o primeiro momento! Já o acompanhamento, você pode basear segundo a matriz will x skill, por exemplo . Saber lidar com os colaboradores será a chave do sucesso da sua equipe.

Esperamos que este texto tenha te ajudado! Lembre-se sempre da importância de entender as pessoas, suas habilidades e utilizar as melhores práticas na hora de repassar as atividades. Assim, você que está liderando uma equipe terá mais tempo para focar na estratégia e acompanhar os resultados.