Estima-se que 61 milhões de brasileiros estarão com contas em atraso até o final do ano. Com um índice tão alto de inadimplência, saber como fazer uma carta de cobrança pode ser a solução para contornar esse problema.

Embora seja uma situação delicada, existem modelos de cobrança amigáveis e que aumentam consideravelmente as chances do pagamento do débito. Neste artigo, separamos algumas dicas para ajudar você a cobrar seus clientes de forma eficaz.

Adote uma postura amigável

Saber o tom que deve ser usado na hora de fazer uma cobrança é uma das grandes dúvidas dos profissionais responsáveis. Seja direto e empático com o seu cliente, jamais use um tom agressivo. Entenda que a situação requer tato e respeito com o consumidor.

Primeiramente, é importante assumir a postura de que seu cliente ainda não realizou o pagamento por não ter condições. Caso a falta de pagamento seja por negligência, o melhor caminho é procurar a justiça. Lembrando-se sempre de tomar ações amigáveis e nunca de confronto.

Esteja aberto para renegociar

É fundamental se manter aberto para negociar com o cliente. Pode-se oferecer desde uma forma de parcelamento maior até um desconto mais atraente, contanto que esteja de acordo com as políticas da empresa.

Quer saber mais sobre carta de cobrança?

Conheça os formatos mais comuns de cobrança

A tecnologia permite usar diferentes meios de comunicação na régua de cobrança. A forma adotada dependerá das políticas internas da sua empresa e também do perfil de seus clientes. Conheça os modelos mais comuns:

SMS

O SMS é ideal para ser usado como lembrete sobre um vencimento ou como forma de guiar o cliente para que entre em contato. O aviso deve ser curto e objetivo. Confira um exemplo:

“Prezado (cliente),
Temos uma excelente proposta de negociação para o senhor.
Solicitamos que entre em contato com a nossa central (telefone).
Aguardamos seu retorno.”

Telefone

As cobranças telefônicas já não são tão comuns e em sua maioria geram muito desconforto para os responsáveis, pois é impossível prever a reação do consumidor.

Não existe um formato ideal para os telefonemas e o profissional deve estar preparado para todo o tipo de situação, só assim poderá ter êxito.

Tente extrair o maior número de informações sobre o cliente e também tenha diferentes formas de pagamento para oferecer. É importante ser empático, mas sem perder o foco inicial que é a cobrança.

Por fim, prepare-se para ouvir desculpas e tenha jogo de cintura para respondê-las, sempre de forma educada.

Carta

A carta é um recurso mais formal e deve ser sempre enviada via Sedex ou carta registrada com AR (aviso de recebimento), para confirmar o recebimento do documento. Esse ainda é o recurso mais comum para notificar o consumidor que uma dívida foi protestada ou enviada ao departamento jurídico para cobrança.

E-mail

Enviar uma notificação por e-mail permite ao setor de cobranças monitorar o recebimento e interagir com os clientes de forma ágil. Além disso, é possível encaminhar aos clientes informações mais detalhadas e oferecer diferentes formatos de pagamento.

Essa é uma ótima solução caso o consumidor esteja aberto à negociação ou pretenda começar a quitar seus débitos.

Crie um modelo de carta de cobrança amigável

Nesses casos, é possível utilizar correspondências via Correios e também cobranças por e-mail. Ambas têm a mesma validade.

Apresentação

No uso da carta, vale ressaltar que apenas o conteúdo no interior da correspondência deve enfatizar que se trata de uma dívida. Isso é muito importante para que terceiros não tomem conhecimento da situação.

Tom da mensagem

De maneira geral é importante manter um tom neutro e ir direto ao ponto, sem palavras ou termos desnecessários. Segundo o Código de Defesa do Consumidor, o inadimplente não deve ser exposto ao ridículo nem constrangido de qualquer forma. Então, tome cuidado com o discurso usado.

Exemplo de e-mail ou carta

A seguir, confira um exemplo simples de cobrança amigável:

“Prezado (nome),

Constatamos uma pendência em nosso sistema referente ao pagamento do (produto/serviço), com vencimento em (data). Segue anexo um boleto de cobrança atualizado. Pedimos a gentileza de realizar o pagamento até a data estabelecida.

Em caso de dúvidas, por favor, entre em contato com a nossa central (telefone).

Atenciosamente,

(nome da empresa).”

A forma de cobrar pode ser determinante para que sua empresa tenha uma dívida quitada ou fique sem o recebimento da quantia. Criar uma carta de cobrança cordial pode ser a melhor saída nessas situações.

Quer se aprofundar neste assunto? Baixe gratuitamente o nosso Guia Prático de Cobranças de Sucessos, aprenda mais sobre o processo e receba um kit com modelos de carta de cobrança!

Escreva um comentário

Share This