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Carta de cobrança: entenda o que é e aprenda a fazer!

Uma Gestão de Cobranças organizada e bem definida é a chave para aumentar o faturamento da empresa e reduzir a inadimplência. Então, para que isso seja possível, é necessário colocar em prática uma régua de cobrança e desenvolver bons modelos de carta de cobrança.

Neste artigo, vamos falar sobre como elaborar cartas de cobranças de forma eficaz através dos seguintes tópicos:

  1. O que é uma carta de cobrança?
  2. Formatos mais comuns de cobrança;
  3. Como criar um modelo de carta?
  4. A importância das mensagens em uma régua de cobrança.

1. O que é uma carta de cobrança?

Carta de Cobrança é a mensagem enviada quando se realiza uma cobrança em cada uma das etapas do seu fluxo. Essas mensagens podem ser através de email, SMS, WhatsApp ou qualquer meio de comunicação que você utilize.

Portanto, a carta (mensagem) é o principal elemento da régua de cobrança. É através delas que você deve estabelecer uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente, focando sempre em conseguir o pagamento da sua conta a receber (fatura).

Em prática, a régua de cobrança são as etapas de contato com o seu contratante até que a fatura seja paga.

Quer saber mais sobre carta de cobrança?

2. Formatos mais comuns de mensagens de cobrança

A tecnologia permite usar diferentes meios de comunicação na régua de cobrança. A forma adotada dependerá das políticas internas da sua empresa e também do perfil de contratantes. Quando falamos em Carta de Cobrança, nos referimos às mensagens enviadas para o seu cliente.

O meio mais popular para envio da carta de cobrança é o e-mail, já que este fornece estrutura informações mais completas. Além disso, enviar uma notificação por e-mail permite ao setor de cobranças monitorar o recebimento e interagir com os compradores de forma ágil.

Outros formatos também utilizados são:

  • SMS;
  • WhatsApp;
  • Carta com ou sem AR (Aviso de Recebimento);
  • Telefone (ligação).

Além de também servirem como complemento ao e-mail, estes meios de cobrança citados acima podem oferecem outras maneiras de realizar a cobrança fechando todo um ciclo de comunicação que envolve o seu relacionamento com o cliente.

Contudo, apesar do telefone não ser uma mensagem escrita, em algumas situações, uma ligação pode ser suficiente para alcançar o seu objetivo. Porém, por questão de custos e tempo de trabalho, recomendamos a ligação apenas em casos de inadimplência, caso você não obtenha resposta através de algum outro meio de comunicação com o seu cliente.

3. Como criar uma modelo de carta eficiente?

Para criar um modelo de carta de cobrança, você precisa – antes de tudo – saber em quais momentos entrará em contato com o cliente. Portanto, para criá-las, você precisa definir como será sua régua de cobrança.

Se você tem dúvidas em como criar uma boa régua de cobrança, explicamos detalhadamente no artigo “Régua de Cobrança (solução para atingir 0% de inadimplência)”.

Primeiramente, para boa eficiência da sua mensagem de cobrança, elas devem sempre conter os seguintes dados:

  1. Nome da empresa contratante e contratada;
  2. Informações do produto/serviço;
  3. Valor da fatura em aberto;
  4. Meio de pagamento disponíveis;
  5. Data de Vencimento;
  6. Informações para contato (telefone, email e, caso necessário, endereço).

Portanto, o que muda em cada mensagem/notificação/carta, é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento de contato com o seu cliente.

Se você está enviando uma cobrança logo após a venda, o tom da mensagem será mais descritivo e leve, um resumo da venda. Contudo, caso seja um momento de cobrança de mensalidade em atraso, você vai precisar de uma mensagem com tom mais sério.

O que devo levar em consideração para criar minha carta de cobrança?

Para elaborar uma boa carta de cobrança preste atenção em três aspectos essenciais:

Momento de Contato

Antes de escrever o texto da sua carta de cobrança, tenha em mente em qual momento ela será enviada. Durante uma régua de cobrança, no mínimo, você entrará em contato com o cliente nas seguintes oportunidades:

  • Após o fechamento da venda (envio da fatura de serviço);
  • Poucos dias antes do vencimento da fatura;
  • Alguns dias após o vencimento (caso a fatura não tenha sido quitada);

Portanto, escreva sempre uma mensagem específica para cada momento. Por exemplo, após o fechamento da venda, envie apenas um resumo da transação comercial. Caso seja preciso entrar em contato com o cliente após o vencimento, sua mensagem deverá adotar outro tom.

Postura e Tom da Mensagem

Até momentos antes do vencimento, as mensagens devem ser leves e descritivas, alertando para a data limite de pagamento. Após essa data, adote uma postura mais séria, até que a dívida seja paga.

Independente da situação, é fundamental manter-se aberto para negociar com o cliente. Mesmo em situação de inadimplência, lembre-se que é mais importante um cliente fiel e satisfeito, do que perdê-lo.

Contudo, se você está numa situação confortável e um determinado cliente é um problema para seu negócio, é possível cogitar a ideia de encerrar a prestação de serviços para ele.

Portanto, com postura amigável, ofereça desde uma forma de parcelamento maior até um desconto mais atraente para que as dívidas sejam quitadas. Seja direto e empático com o seu cliente, jamais use um tom agressivo, mesmo em situações de inadimplência.

Segundo o Código de Defesa do Consumidor, o inadimplente não deve ser exposto ao ridículo nem constrangido de qualquer forma. Então, tome cuidado com o discurso usado para que a cobrança não se torne uma dor de cabeça.

Informações/Detalhamento

Escreva uma mensagem organizada, não esquecendo das informações essenciais que citamos acima.

Assim sendo, também dê atenção ao visual da sua mensagem. Portanto, um layout em trabalhado ajudará na construção de imagem profissional da sua empresa.

Você pode utilizar um bom desenho gráfico para registrar as informações essenciais de uma cobrança de forma bem distribuída.

Pronto pra criar sua mensagem de cobrança?

Como já falamos, em tempos de transformação digital dos negócios, o formato mais comum de envio das cobranças é o e-mail. Sendo assim, vamos te ensinar o passo a passo para escrever a sua mensagem.

Para ter uma boa estrutura e apresentação, recomendamos seguir os seguintes passos:

  1. Saudação;
  2. Informações da fatura;
  3. Meio de Pagamento;
  4. Mostre disposição em ajudar;
  5. Assine o email com informações para contato.

Por exemplo, considerando a situação de fechamento de venda, será preciso enviar para o contratante um resumo do acordo. Portanto, seguindo a estrutura citada acima, sua carta de cobrança seria mais ou menos assim:

Olá, NOME (saudação)

Aqui seguem detalhes da sua fatura referente ao PRODUTO/SERVIÇO no valor de R$X.XXX,XX com vencimento em XX/XX/XXXX. (informações da fatura)

O pagamento deve ser feito via transferência bancária para a conta com dados detalhados abaixo:

BANCO
AGÊNCIA
CONTA
CPF OU CNPJ
(meio de pagamento)

Caso tenha problemas para realizar o pagamento, entre em contato conosco antes do vencimento acima. (disposição para ajudar)

Atenciosamente,
NOME
CARGO NA EMPRESA – NOME DA EMPRESA
TELEFONE PARA CONTATO
(assinatura com info para contato)

Cobrança para SMS, WhatsApp e telefone

Note que o email fornece a estrutura mais completa para o detalhamento das informações, porém, você pode utilizar outros meios de comunicação para o envio de notificações ao cliente, considerando sempre suas limitações.

Geralmente, recomendamos o uso de WhatsApp ou SMS em situação de lembrete. Por exemplo, você pode enviar uma carta por email e através das outras plataformas fazer contato para o cliente para que veja a mensagem enviada.

Em algumas situações, é possível também enviar uma mensagem juntamente com um link para que o comprador dos serviços acesse uma página com as informações completas.

Assim sendo, lembre-se sempre que o objetivo dessas mensagens são estabelecer a comunicação e lembrar da fatura ainda em aberto. Portanto, você deve adaptá-las para sua realidade.

4. A importância da carta em uma régua de cobrança

A régua de cobrança define o passo a passo (fluxo) que você deve seguir para colocar a cobrança como prioridade de pagamento nas contas do seu cliente.

Dessa forma, este fluxo tem dois objetivos principais:

  • aumentar a velocidade e precisão com que as cobranças são realizadas;
  • aumentar os rendimentos da empresa – através da redução da inadimplência.

Colocando esta atividade dentro de um fluxo bem definido e elaborando uma boa carta (mensagem), a empresa tem a garantia de que a dívida não seja esquecida. Com a boa execução do processo, a empresa ganha a oportunidade de enxergar gargalos e eliminá-los, melhorando a operação.

A régua e as cartas (mensagens/notificações) são elementos complementares e de igual importância. Dessa forma, estabeleça uma boa Gestão de Cobranças e Faturamento dando atenção a essas duas ferramentas.

Para te ajudar ainda mais na Gestão de Cobranças e Faturamento, elaboramos o Kit Cartas de Cobrança, com um exemplo prático de Régua de Cobrança + 6 modelos de mensagem para cada etapa do fluxo. Está disponível gratuitamente e pronto para usar!

Fatura de Serviço (o que é, como fazer e sua função na Gestão de Cobranças)

A Fatura de Serviço é item obrigatório para uma Gestão de Cobranças e Faturamento eficiente. Neste artigo você vai aprender do que ela se trata, a importância da sua emissão e como esse documento pode simplificar e melhorar o controle das contas na sua empresa.

Este texto abordará os seguintes tópicos:

  1. O que é uma Fatura de Serviço?
  2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças?
  3. Como é uma Fatura de Serviço completa?
  4. Como a fatura se relaciona com a gestão financeira?
  5. Qual a diferença entre fatura, nota fiscal (NF) e guia de cobrança (boleto)?
  6. Como simplificar o controle financeiro emitindo faturas de serviço?

1. O que é uma Fatura de Serviço?

Uma fatura de serviço nada mais é que o documento que detalha a transação comercial associada a um serviço prestado.

Além de mostrar profissionalismo e boa imagem perante o cliente, uma fatura bem feita é uma importante ferramenta para a Gestão de Cobranças e Faturamento por geralmente estar ligada à uma guia de cobrança, pagamento ou recebimento.

Modelo de Fatura de Serviço

2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças

Primeiramente, a emissão de faturas é importante para deixar claro entre a empresa e o cliente quais são os serviços contratados. Dessa forma, a fatura de serviço é um elemento de gestão importante em dois aspectos:

  • Para a contratada, a fatura é o elemento que discrimina e registra o serviço a ser prestado, permitindo melhor controle de contas a receber;
  • Para a contratante, com a fatura emitida, ela pode ser inserida nas contas a pagar, facilitando também a gestão de contas.

Como você pode perceber, para ambas as partes, a emissão da fatura é um elemento de “oficialização” do serviço, facilitando o controle de contas e alinhando as expectativas.

Função da Fatura de Serviço na Gestão de Cobranças

Por definição, a Gestão de Cobranças é o acompanhamento feito para cada fatura emitida até que ela seja devidamente paga. É por isso que ela também está ligada ao Faturamento.

Portanto, você pode perceber que, a emissão da fatura de serviço é o pontapé inicial para organizar as cobranças dentro da empresa, completando o ciclo de Gestão de Cobranças e Faturamento.

3. Quais informações devem constar em uma fatura de serviço completa?

Uma fatura deve conter obrigatoriamente:

  • Dados da prestadora de serviço (contratada):
    • Razão social;
    • CNPJ ou CPF;
    • Endereço;
    • Telefone;
    • E-mail.
  • Dados do tomador do serviço (contrante);
  • Informações sobre o serviço a ser prestado.
    • Serviço a ser prestado;
    • Data de aceite do serviço;
    • Início do serviço;
    • Quais e a quantidade de serviços que vão ser prestados (talvez seja em horas, número de consultores, dias trabalhados, módulos do projeto).

Exemplo de Fatura de Serviço

Alguma empresas podem elaborar um modelo de fatura de serviço em conjunto com a guia de cobrança/pagamento. Porém, este não é um caso obrigatório e por isso tratamos de fatura de serviço e guia de cobrança de maneira separadas.

Ainda assim, é possível elaborar ambos os documentos separados e enviá-los juntos, que é o que acontece na maioria dos casos. Por exemplo, quando sua empresa fecha um serviço, você enviará para o cliente uma mensagem (carta de cobrança) com a fatura de serviço e o boleto bancário (guia de cobrança/pagamento) em anexo.

Assista a este vídeo e veja como funciona uma Fatura de Serviço:

4. Como a Fatura de Serviço se relaciona com a Gestão Financeira?

As faturas se relacionam com a gestão financeira como elemento de entrada e saída.

Quando de entrada, o documento é emitido pelo contratado e enviado para o cliente. O documento enviado entra no fluxo de cobrança, sinalizando a conta a receber.

Quando de saída, para realizar qualquer pagamento é preciso ter uma fatura. Então, cada registro de saída (despesa) deve estar associado à uma fatura. Assim, a despesa poderá ser discriminada e pode ser conferida quando for preciso.

5. Diferença entre fatura de serviço, nota fiscal (NF) e guia de cobrança?

Apesar de serem relacionados, fatura, guia de cobrança e nota fiscal são coisas distintas. Para que esteja claro a função de cada um desses elementos da administração de empresas, definimos cada uma delas:

  • Nota Fiscal – documento fiscal emitido para controle de impostos pelo governo;
  • Guia de Cobrança – detalhamento do pagamento (quanto, como e quando deve ser feito);
  • Fatura de Serviço –  detalhamento da transação comercial (contratante, contratado, serviços, quantidade, data…);

Como comentamos em nosso artigo sobre nota fiscal (NF), este é um documento oficial junto às esferas governamentais para regularização no fisco. Dessa maneira, para cada fatura de serviço, uma NF deve ser emitida a parte.

Podem até existir casos que uma empresa utiliza a nota fiscal como fatura. Assim, enviam a nota fiscal (NF) junto com a guia de cobrança (um boleto bancário ou link para pagamento). Porém, indicamos sempre emitir as faturas, NF e guia de cobrança separadas.

6. Como simplificar a Gestão Financeira do negócio com foco na transação comercial?

A emissão de um fatura, por necessidade de regulação fiscal e organização financeira, requer a emissão conjunta de Nota Fiscal e Guia de Cobrança.

Assim, registrar todas as transações comerciais é o que vai garantir a organização necessária para você simplificar a sua gestão financeira. Quando falamos em simplicidade, não queremos citar o mais básico. Nesse caso, a simplicidade da gestão financeira vem da organização, facilitando as atividades diárias, controle das contas e geração de relatórios financeiros.

Portanto, para ter essa simplicidade que resulta em eficiência e eficácia, indicamos ter sempre como ponto central o controle da transação comercial. Assim, a partir das transações são geradas as faturas, notas fiscais e guias de pagamento.

Com os registros dos documentos citados acima, você terá registros que colaboram com o controle de cobranças e faturamento.

Transação Comercial = Emissão de Fatura -> Conta a Receber -> Cobrança

Fatura Simples é solução perfeita para Emissão e Gestão de Faturas

Durante todo o texto, você percebeu que falamos bastante em emissão de faturas e, associada à ela, a necessidade de também emitir outros tipos de documentos. Porém, vai se dar conta que emitir e controlar manualmente todos esses documentos será bastante trabalhoso e, até mesmo, ineficiente.

Quanto tempo você perde para emitir cada uma das suas faturas, notas e guias de pagamento? Se você perde mais tempo do que gostaria, chegou o momento de conhecer a Fatura Simples.

Somos uma plataforma de Gestão de Cobranças e Faturamento com emissão automática de faturas e todos os documentos acessórios (notas, boletos e cobranças). Dessa forma, eliminamos processos manuais e implementamos uma gestão com ponto central no controle da transação comercial (venda/prestação de serviço).

Através de um sistema online, inserimos cada uma das suas vendas registradas em um fluxo de cobranças (régua de cobrança) bem definido, com emissão de faturas de serviços, boletos e notas fiscais.

Veja como funciona nossa plataforma!

  1. Você realizou uma venda com sucesso!
  2. Registre a venda na Fatura Simples;
  3. A venda entra para seu controle financeiro e é emitido para o seu cliente a fatura, nota fiscal e guia de cobrança;
  4. Para cada venda registrada na Fatura Simples, nossa plataforma aplica a régua de cobrança definida por você em alguns cliques.

Dessa forma, imagine um cenário de uma associação, onde você tem por volta de 100 associados. Para emitir mensalmente 100 faturas (neste caso sua fatura será a mensalidade dos associados) e ainda aplicar a sua régua de cobrança será bastante trabalhoso fará isso manualmente.

Utilizando a Fatura Simples, enquanto você foca seu tempo em fechar novas vendas, nossa solução cuida da Gestão de Cobranças e Faturamento do seu negócio. Além da plataforma, você terá uma equipe de suporte para tirar todas as suas dúvidas.

Ainda não sente a necessidade de contratar uma plataforma para emitir faturas? Baixe nosso modelo de fatura de serviço grátis!

Modelo de Fatura de Serviço

Carta de Cobrança: modelo ideal para as etapas da régua de cobrança

Um bom modelo de carta de cobrança é o principal elemento de uma régua de cobrança eficaz. Além disso, é essencial para a gestão de cobranças e faturamento, pois é através desta ferramenta que você estabelece uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente.

Você vai precisar de modelos de carta de cobrança para o momento logo após o fechamento de uma venda até os momentos de uma possível cobrança de dívida. Portanto, neste texto escrevemos sobre estes conceitos que envolvem as melhores maneira de fazer uma cobrança através de:

Utilizamos o e-mail como a principal forma de comunicação por considerar o meio mais completo. Eles têm boa estrutura para a visualização e acompanhamento das cobranças.

Porém, lembre-se que as cartas de cobranças podem ser adaptadas para outros formatos que sua empresa ache conveniente, como por exemplo: SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e até mesmo Carta Registrada com AR (aviso de recebimento).

Quer saber mais sobre cartas de cobrança?

Exemplo de Régua de Cobrança

Lembrando que a régua de cobrança é um fluxo de mensagens dividido por etapas. O objetivo desse processo de cobrança é de maximizar o faturamento e reduzir a inadimplência  através de uma comunicação clara e objetiva com o cliente.

O objetivo deste fluxo de cobrança é manter sua fatura em aberta no topo das prioridades de pagamento do seu cliente. Para cada etapa da régua de cobrança, será necessário uma carta com linguagem específica.

Etapas da Régua de Cobrança

Modelos de Carta de Cobrança

Considerando o modelo de régua de cobrança acima, desenvolvemos as seguintes cartas de cobrança:

  1. Resumo de Venda/Fatura de Serviço;
  2. Alerta de Vencimento;
  3. Cobrança Amigável;
  4. Alerta de Pagamento Pendente;
  5. Notificação de Inadimplência;
  6. Alerta de Suspensão de Serviço/Ação de Cobrança Judicial.

Portanto, as cartas de cobrança estarão no fluxo de cobrança da seguinte maneira:

Régua de Cobrança com Cartas de Cobrança

Antes de tudo, é importante lembrá-los que em todos os modelos de carta de cobrança devem sempre constar os seguintes dados:

  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis;
  • Data de Vencimento.

Portanto, o que muda em cada carta é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento da régua de cobrança.

1. Resumo da Venda/Fatura de Serviço

A fatura de serviço nada mais é do que um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição de algo que deve ser pago. A fatura é emitida sempre pela empresa e geralmente é acompanhada do meio para o pagamento (boleto, conta para depósito ou link para pagamento via cartão de crédito) e nota fiscal eletrônica.

Podemos dizer que este modelo de carta de cobrança é a base para todas as outras cartas. Ao analisar cada exemplo de carta de cobrança neste artigo, você verá que, todas as cartas subsequentes, se baseiam na carta “Resumo da Venda”.

Após o fechamento da venda, o cliente precisa receber o resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança. Assim, seu cliente terá em mãos todas as informações necessárias para identificação da venda e para realizar seu pagamento dentro do prazo.

Resumo de Venda - Carta de Cobrança

2. Alerta de Vencimento | Próximo ao vencimento da Fatura

Antes do vencimento da fatura, deve-se enviar um lembrete de vencimento. Essa etapa é importante para evitar atrasos no pagamento, principalmente por esquecimento da fatura.

Neste momento, a carta de cobrança é enviada de 1 a 2 dias antes da data de vencimento da fatura.

Alerta de Vencimento - Carta de Cobrança

3. Cobrança Amigável | Pequeno atraso no pagamento

Trata-se de um modelo de carta de cobrança sutil. Muitas vezes, o cliente atrasa por distração ou falta de organização. Então, ele pode interpretá-lo mal caso você seja muito incisivo na cobrança ou diga expressamente que ele “está devendo”.

Nesta carta a comunicação deve focar na conciliação, já que é o melhor caminho para ambas as partes. Sendo assim, devem conter também as condições para a quitação dos débitos.

Esse modelo é eficaz com clientes bem intencionados e favorece a manutenção de uma boa relação com o cliente.

Cobrança Amigável - Carta de Cobrança

4. Pagamento Pendente | Após 2 ou mais semanas de atraso

Nessa situação, informa-se que os pagamentos referentes a determinado título ainda não foram detectados pela empresa. O remetente enfatiza a importância da quitação do débito e se prontifica a conversar com o responsável a respeito dos motivos pelo atraso.

O prazo para regularizar a situação deve ser expresso, assim como as consequências legais do não cumprimento do mesmo. Por ser mais incisivo, esse modelo também pede uma observação ao final de que deve ser desconsiderado caso o pagamento já tenha sido realizado.

Pagamento Pendente - Carta de Cobrança

5. Notificação de Inadimplência | Mais de 1 mês de atraso

Nesse modelo de carta de cobrança, a empresa notifica o cliente de que há um pagamento pendente.

É necessário deixar claro que o contato ou comparecimento do cliente para o acerto é imprescindível, já que a não quitação poderá levar às providências legais, como protesto em cartório ou ação de cobrança judicial, após determinada quantidade de dias passados do vencimento.

É importante também incluir uma observação ao final para que o cliente desconsidere totalmente a carta e também entre em contato caso o título em questão já tenha sido quitado.

Notificação de Inadimplência - Carta de Cobrança

6. Alerta de Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial | Mais de 1 mês e 15 dias de atraso

Chegou o momento de comunicar ao seu cliente sobre o encaminhamento da cobrança judicial ou protesto de título em cartório, além de uma possível negativação em SPC/ SERASA. Nessa etapa da cobrança é comum que o interesse em pagar aumente.

Além disso, pode-se mencionar também a suspensão dos serviços caso seja aplicável ao seu caso. Esta pode acontecer em diferentes momentos a depender do tipo de contratação.

Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial - Carta de Cobrança

 


É importante lembrar que cada etapa na sua empresa pode não ser exatamente a mesma que comentamos aqui, uma vez que alguns aspectos podem variar de acordo com o contrato firmado entre as partes.

Ademais, qualquer que seja o modelo de carta de cobrança, normalmente, elas são enviadas ao cliente via e-mail com solicitação de confirmação. Ou seja, para cada momento do fluxo de cobrança da sua empresa, deve-se usar uma carta específica.

Ferramentas auxiliares para a Gestão de Cobranças

Para te auxiliar na implementação da régua de cobrança e criação das cartas de cobrança, recomendamos duas ferramentas auxiliares. Elas irão fazer toda a diferença na organização e gestão de cobranças. São elas:

  • MailTrack;
  • Planilha de Gestão de Cobranças.

MailTrack

O MailTrack é uma ferramenta extremamente útil e serve para saber se os emails enviados foram abertos. Por meio deste software gratuito, você é habilitado a visualizar em tempo real quando seus e-mails são abertos. Assim, você tem melhor controle de quais mensagens foram entregues e abertas com sucesso.

Planilha de Gestão de Cobranças

A nossa planilha de Gestão de Cobranças não pode faltar! Com ela você aumenta a sua produtividade e controle para sua empresa; além de ter mais praticidade e tempo para você.

Com ela você poderá:

  • Cadastrar clientes e vendas;
  • Ter uma régua de cobrança, controle de vencimentos e um destaque automático de mensalidades vencidas;
  • Controlar boletos e notas fiscais emitidas.

Fatura Simples: solução para automatizar sua régua de cobrança

Imagine uma empresa que tem um bom modelo carta de cobrança e não sabe os melhores momentos para enviá-las. Da mesma forma, imagine uma empresa que tem uma régua de cobrança bem definida mas não tem modelos de carta de cobrança apropriados.

Como você pode ver, uma gestão de cobranças eficaz depende do alinhamento entre estes dois elementos: a carta de cobrança e a régua de cobrança. Portanto, tê-los bem definidos, integrados e otimizados é essencial para garantir o máximo de recebimentos em dia.

Parece complicado, mas pode ser bem simples! Imagine uma solução que já tem todas essas cartas de cobrança prontas e a cada venda que você faz elas são enviadas automaticamente, já com todos os dados preenchidos. Essa mesma solução identifica o pagamento e te envia um relatório com o detalhamento de cada cobrança e em que situação se encontram.

A Fatura Simples é essa solução! Temos um sistema online, acessível de qualquer lugar, e uma equipe especialista para implantar e prestar suporte. Você terá tudo o que é necessário para integrar e otimizar sua gestão de cobranças e faturamento. Assim, tiramos sua preocupação da execução da cobrança e você economiza tempo para que tenha foco nos resultados da sua gestão.

Além disso, nossa plataforma ainda conta com integrações para emissão de nota fiscal eletrônica, boleto bancário e pagamento eletrônico através do cartão de crédito. Quer entender melhor como funciona? Solicite uma conversa com nossos especialistas!


Conseguiu entender qual a função das cartas de cobrança e pensar num modelo ideal para o seu negócio? Faça o download gratuito do nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso e receba um kit com modelos de carta de cobrança.

Empresa de Cobrança (o que é, prós e contras e alternativas)

Manter a inadimplência sob controle é um desafio para qualquer negócio, especialmente em cenários com grande volume de cobranças ou de crescimento acelerado. São nesses momentos que uma empresa de cobrança e/ou um sistema para gestão de cobranças e faturamento são importantes.

Uma gestão de cobranças e faturamento bem feita é o que vai garantir recebimentos em dia. Para algumas empresas, um escritório de cobrança terceirizada é a solução ideal. Para outras, uma equipe interna com um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é suficiente para garantir a redução da inadimplência. Ainda existem aquelas em que faz sentido uma abordagem mista, com uso de software e terceirização de serviços.

Independente do modelo, ter um processo de cobranças bem definido e seguido à risca é requisito essencial para obter bons resultados. Portanto, neste artigo, vamos comentar sobre os seguintes tópicos:

  1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?
  2. Por que terceirizar as cobranças?
  3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?
  4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Uma empresa ou escritório de cobrança é uma organização especializada em maximizar os recebimentos de seus contratantes através da recuperação de dívidas. Desse modo, isso é feito através de um bom planejamento, controle e execução de cobranças.

Assim, um escritório de cobrança poderá atuar em todo o processo ou apenas em parte dele. Isso dependerá da necessidade da empresa contratante e do modelo de trabalho da empresa de cobrança.

O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Portanto, um escritório de cobrança pode atuar em um, vários ou todos os níveis de operação, como:

  1. Elaboração de contratos e planejamento da régua de cobrança;
  2. Recuperação de dívidas e cobrança de inadimplentes;
  3. Execução de ação de cobrança judicial;
  4. Compras de dívidas (em valor reduzido) e tentativa posterior de recuperação;
  5. Assumindo a operação total de cobrança (desde a primeira notificação de pagamento até uma possível cobrança judicial).

2. Por que terceirizar as cobranças?

As organizações terceirizam a cobrança por diversos motivos:

  • Alta taxa de inadimplência e atrasos nos pagamentos;
  • Alta demanda operacional para executar cobranças;
  • Desorganização na gestão financeira;
  • Manter-se distante da cobrança com intenção de preservar a relação com o cliente.

Porém, a inserção de um agente entre a relação da sua empresa com o seu cliente pode ser perigosa. Apesar de muitas vezes ser uma ótima solução para a diminuição da inadimplência, podem surgir questões como:

  • Como a contratação de um escritório de cobrança afetará sua relação com os clientes?
  • Quanto vai custar a contratação de uma empresa de cobrança?
  • A contratação vai trazer o resultado esperado?

Esses questionamentos devem ser levados em consideração, pois uma contratação equivocada pode trazer efeito contrário, piorando os resultados, complicando sua gestão e, até mesmo, afetando negativamente a relação com os clientes e reputação da empresa.

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

A resposta não é tão simples como sim ou não. Os resultados alcançados com uma empresa de cobrança podem variar já que dependem da competência do escritório contratado e da real necessidade e encaixe da sua empresa com o serviço de cobrança.

Podemos falar que são PRÓS das empresas de cobrança:

  • Cobrança feita de forma organizada e metódica;
  • Inserção do cliente final em uma régua de cobrança;
  • Redução da taxa de inadimplência, consequente aumento do faturamento;
  • Redução da taxa de inadimplência;
  • Assessoria jurídica para formulação de contratos;
  • Assessoria jurídica em casos de cobrança judicial.

À primeira vista, os PRÓS nos enchem os olhos. Afinal, qual é a empresa que não quer receber em dia? No entanto, neste processo podem surgir alguns imprevistos. Então, podemos citar os seguintes CONTRAS:

  • Inserção de um agente na relação da sua empresa com o seu cliente e possível desgaste na relação com o cliente;
  • Falta de controle interno sobre as cobranças, comprometendo a operação da empresa caso seja necessário retomar a operação para execução interna;
  • Baixa qualidade do serviços prestados pela empresa contratada, não gerando os resultados esperados de aumento do faturamento e redução da inadimplência;
  • Alto custo para contratação do serviço.

Vale a pena contratar um escritório de cobrança?

No final das contas, tudo vai depender da sua realidade e da estratégia do negócio. Quanto maior a participação e responsabilidade do escritório de cobrança na sua gestão, maior será o custo do serviço – seja em valor absoluto ou em percentual cobrado por recuperação. Normalmente o percentual é ajustado de acordo com o vencimento da dívida: quanto mais antiga, maior será a taxa cobrada para recuperar o valor.

Portanto, é sempre bom lembrar que, qualquer investimento a ser feito, é importante analisar o ROI (retorno sobre investimento) e o custo de oportunidade, considerando sempre outras alternativas viáveis.

Assim sendo, para pequenas e médias empresas que trabalham com faturamento recorrente, alertamos para a  importância de ter uma boa estrutura interna, com contratos bem feitos e fluxos de cobrança eficientes. Geralmente, essas questões podem ser resolvidas internamente com menor custo, utilizando um bom sistema para cobranças.

Inclusive nesta etapa de elaboração de estratégia, pode ser contratado um escritório que ajude na estruturação do gerenciamento de cobranças. Depois, a operação roda internamente.

Contudo, após a execução interna, se o resultado não está satisfatório ou começa a fazer sentido terceirizar a operação, recomendamos a contratação de uma empresa de cobrança.

Recapitulando os prós e contras de um escritório de cobrança…

Prós e Contras de uma Empresa de Cobrança

4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é uma ótima alternativa às empresas de cobrança. Esse tipo de sistema é bem acessível, de fácil implantação e possui fluxo de cobrança bem definido, otimizado e automático.

Portanto, apenas por usar o sistema, já é aplicada uma estrutura bem definida e otimizada para a operação das cobranças e faturamento. Isso elimina a necessidade de contratação de mais pessoal ou terceirização da cobrança.

Dessa forma, esses sistemas de gestão com régua de cobrança é ideal para negócios que preferem manter o controle das cobranças e recebimentos internamente, junto ao próprio departamento financeiro. Então, este tipo de solução é apropriado para empresas que emitem uma grande quantidade de cobranças.

Quando contratado um bom sistema de cobrança e feita uma boa implantação (onboarding), essa solução apresenta resultados e custos melhores do que a terceirização da cobrança.

Por exemplo, é assim que trabalha a Fatura Simples, uma alternativa para otimizar a cobrança e o faturamento. Através de um sistema online, inserimos cada um dos seus clientes em um fluxo de cobranças bem definido, com emissão automática de boletos, notas fiscais e faturas de serviço.

Ainda em dúvida sobre o que faz sentido para o seu negócio? Converse com um especialista Fatura Simples e descubra como conseguir ótimos resultados com uma gestão de cobranças bem feita.

Te ajudamos a esclarecer suas dúvidas? O que achou deste artigo? Deixe sua opinião nos comentários!

Recomendamos também, a leitura do artigo “Por que investir em um sistema de cobrança online?”

Régua de cobrança (solução para atingir 0% de inadimplência)

A régua de cobrança é o principal processo da gestão de faturamento e fundamental para reduzir a inadimplência. Este processo determina que para toda e qualquer venda é importante acompanhar a fatura até que ela seja paga. É por isso que tanto falamos da régua de cobrança.

Então, visando otimizar o setor financeiro, muitos negócios estão investindo em sistemas online para automação da Gestão de Cobranças e Faturamento. Neste post, vamos esclarecer para você:

  1. O que é uma régua de cobrança?
  2. Qual a importância da régua de cobrança na redução da inadimplência?
  3. Como criar um fluxo de cobrança?
  4. Como fazer um processo automático de cobrança?

Se de início parecer complicado, não se assuste! Ao final, você verá que este assunto é muito simples.

1. O que é uma régua de cobrança?

Régua de cobrança é o processo que estabelece como e quando acontecerá cada etapa da cobrança.

Em outras palavras, a régua de cobrança define o passo a passo que você deve seguir para colocar sua cobrança como prioridade de pagamento nas contas do cliente até que seja quitada.

Dessa forma, uma régua de cobrança tem como objetivo aumentar a velocidade e precisão com que as cobranças são realizadas. Essa eficiência na operação resulta no aumento do faturamento e, consequentemente, redução da inadimplência.

2. Qual a importância da régua de cobrança na redução da inadimplência?

Sob a perspectiva do cliente, uma cobrança bem executada, com informações claras e notificações de vencimento, demonstra profissionalismo e facilita o pagamento. Isso é importantíssimo para evitar atrasos de pagamento por esquecimento, desconhecimento da dívida e até má fé.

A partir do momento que o processo de cobrança foi estruturado, o próximo passo é executá-lo fielmente e registrar todas as informações que o envolvem. Isso garantirá acesso rápido e confiável às seguintes informações:

  • Quais foram as faturas emitidas e quais suas respectivas situações de pagamento e vencimento;
  • Quantas cobranças foram realizadas e em que momentos aconteceram;
  • Quem é o contato responsável pelo pagamento da fatura e qual seu nível de comprometimento.

Com as mesmas informações que citamos acima, você poderá analisar:

  • Qual o valor total das faturas em aberto, a vencer e vencidas;
  • Quais são as faturas vencidas;
  • Quais são as faturas a vencer;
  • Quais faturas precisam de um reforço na cobrança, seja um lembrete de vencimento ou notificação de vencido.

Em síntese, registre informações para analisar e tomar decisões.

O registro das informações e o estabelecimento de uma rotina te permitirá tomar decisões rápidas e inteligentes quanto às cobranças. Para combater a inadimplência é preciso agir rapidamente, acima de tudo. Dessa forma, manter sua cobrança nas prioridades do cliente vai aumentar muito a sua chance de ser o primeiro a receber.

3. Como criar um fluxo de cobrança?

O fluxo de cobrança tem seu início logo após a venda e é concluído após confirmação do recebimento. Portanto, neste cenário existem apenas duas opções:

Então, para criá-lo, pense e desenhe todos os momentos em que o cliente deve ser contactado a respeito do pagamento até que a fatura seja quitada. Vamos lá!

Concluí uma venda! O que devo fazer?

  1. Envie um resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança

    1. Informações do produto/serviço adquirido
    2. Valor
    3. Meios de pagamento
    4. Data de Vencimento (dica: para pessoa física, vencimento entre os dias 5 e 10. Para pessoa jurídica, entre 10 e 15).
  2. Envie uma notificação 1 dia antes do vencimento.

O cliente não pagou! Quero receber. (exemplo ideal de régua de cobrança)

  1. Notificação de pagamento atrasado a cada 4~5 dias úteis (uma notificação por semana, na prática);

    1. Tarefa manual opcional: Se viável, a partir da segunda notificação de atraso, ligue para o cliente para fazê-lo confirmar o recebimento e assumir o compromisso do pagamento.Repetir essa ligação semanalmente, junto com a notificação de atraso.
  2. A depender do acordo/contrato com o cliente, suspender os serviços o quanto antes e notificá-lo da suspensão. Para empresas de software, essa suspensão ocorre entre 5 e 15 dias de atraso.
  3. Também a depender do acordo/contrato, notificar cliente sobre encaminhamento da fatura em atraso para negativação (SPC / Serasa). Nesse momento é comum que o interesse em pagar aumente.

Concluindo, a régua de cobrança em uma imagem:

exemplo de régua de cobrança simples

Dicas essenciais sobre a cobrança!

Quanto mais longo o atraso, menor a chance de receber o pagamento. Portanto, reforçamos a importância de agir rápido e consistentemente, usando diferentes abordagens ao longo da régua.

Para cada contato com o cliente, as mensagens enviadas são chamadas de cartas de cobrança. Você pode ver alguns exemplos dessas cartas no nosso Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso.

Por exemplo, inicia-se com uma linguagem mais neutra e informativa e, ao longo do fluxo, a linguagem torna-se mais incisiva e séria. Para os casos de atrasos persistentes, além do email, use diferentes canais de comunicação como telefone, whatsapp e SMS.

Esse fluxo funciona bem em [quase] qualquer situação. Então, você pode usá-lo assim como está ou adaptar caso ache necessário.

Para atingir os objetivos da régua de cobrança, é preciso implementá-la à risca. Inclusive, para facilitar sua execução e acompanhamento, desenvolvemos uma planilha para gestão de cobranças que vai te ajudar a dar o pontapé inicial no processo.

Vale lembrar que, uma vez que você tem uma régua de cobrança bem estabelecida e sua carteira de clientes está aumentando, você sentirá a necessidade de automatizar este processo.

4. Como automatizar o processo de cobrança? 

Sua demanda de cobranças aumentou, pois a carteira de cliente está crescendo. Então, finalmente chegou a hora de automatizar. Em outras palavras, é preciso contratar um software que te ofereça uma estrutura para automação de cobranças e gestão de sua régua de cobrança.

Um bom sistema de gestão de faturamento vai te oferecer uma solução completa para:

  • Cadastrar clientes;
  • Emitir faturas, boletos e notas;
  • Receber online por cartão de crédito;
  • Implementar uma régua de cobrança personalizada;

Contudo, é importante também encontrar sistemas que ofereçam uma gestão financeira básica para que você centralize os recebimentos e pagamentos da empresa.

Nós da Fatura Simples podemos te ajudar a dar o próximo passo. Solicite uma ligação, converse com nossos consultores e descubra se é o momento certo para contratar um serviço como esse.

Caso ainda tenha alguma dúvida, você pode baixar o Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso, onde falamos mais sobre o processo e mostramos 5 modelos prontos de carta de cobrança.

7 motivos para automatizar cobranças na sua empresa!

Sem dúvida, cuidar das cobranças é uma das tarefas mais complexas da gestão de um negócio. E fazer isso de forma manual, além de consumir muito tempo, pode ser arriscado — um boleto errado, por exemplo, pode trazer muitos problemas para a empresa. Assim, para reduzir custos e ter mais segurança, automatizar cobranças é o mais indicado.

Com a régua de cobrança automatizada, você padroniza o processo de mensagens e notificações de cobranças. Assim, o sistema faz esta tarefa para seu negócio conforme a necessidade, sem exigir a avaliação manual de cada caso.

Então, quer saber quais são as outras vantagens de automatizar cobranças? Continue lendo este post e confira:

1. Agilidade na emissão e envio de boletos 

Emitir, enviar e checar boletos de forma manual exige muito tempo e profissionais dedicados. Assim, quando a empresa começa a crescer, um problema comum é a demora ao fazer emissões, o que prejudica a fluidez do negócio. Com a emissão automática, você não precisa contratar novos funcionários ou remanejar equipes para acompanhar a expansão das vendas.

Muito pelo contrário, você pode livrar colaboradores de tarefas repetitivas e contar com eles em partes estratégicas da empresa.

2. Redução de custos

Sem a necessidade de contratar funcionários apenas para emitir e controlar boletos, você vai reduzir seus custos. E, como a probabilidade de erros diminui bastante ao automatizar cobranças, as despesas para solucionar falhas também ficam menores, ou mesmo deixam de existir no negócio.

3. Reduz a inadimplência

A cobrança no momento exato reduz em grande escala a inadimplência.  Um sistema de cobrança cuidará de todo o processo, enviando mensagem específicas para cada situação do cliente. Desde o momento pós venda até o aviso de cobrança judicial, caso seja necessário.

Construindo essa relação com o cliente, ele lembrará mais fácil dos débitos que tem com o seu negócio e estará mais propenso a pagar em dia. Com a automatização do processo, você cuidaria pessoalmente de clientes inadimplentes apenas em casos especiais, como por exemplo longos atrasos ou cobrança judicial.

Procurando meios para reduzir a inadimplência?

4. Melhora no relacionamento com clientes

A tecnologia ainda contribui para a melhora no relacionamento com clientes. Evitando a cobrança direta, por telefone ou pessoalmente, você profissionaliza a relação e garante aos inadimplentes discrição e a oportunidade de fazer o contato no momento apropriado. Dessa forma, a economia de tempo se torna outra aliada, já que é possível acionar vários clientes ao mesmo tempo.

5. Relatórios automáticos e completos

Com tantos aspectos do próprio negócio para controlar, ter acesso a informações corretas e práticas faz toda a diferença. Ao automatizar cobranças, você pode gerar relatórios completos em tempo real, que o ajudam a avaliar a situação do fluxo de caixa e a tomar as melhores decisões.

6. Base de contatos atualizada

Além de contribuir para o relacionamento com clientes, a automação mantém a base de contatos atualizada. Mesmo quando um cliente está inadimplente, ele não deixa de ser uma oportunidade para novas vendas. Logo, com o contato correto em mãos e a melhor abordagem de cobrança, é possível reverter atrasos e dívidas em fidelização.

7. Automatizar cobranças é vantagem competitiva

Com informações em tempo real sobre a situação da emissão, pagamento e cobrança de boletos, o controle financeiro fica mais ágil e seguro. Dessa forma, a tomada de decisão será mais assertiva e a empresa terá uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

Enfim, como vimos, ao usar a tecnologia a seu favor você pode crescer mantendo uma estrutura de custos enxuta e uma gestão eficiente das vendas. Aliás, reduzir os erros na rotina do negócio ainda traz outros ganhos, muitas vezes, difíceis de mensurar, como manter a imagem da empresa junto aos clientes!

Você ganha muitos benefícios automatizando a sua cobrança! Não perca tempo. Entre em contato e vamos te ajudar a crescer com agilidade e segurança.

Descubra como cobrar mensalidade de forma descomplicada!

Em um mercado tão competitivo, ter uma projeção das receitas e a fidelização dos seus clientes é um grande diferencial para a tomada de decisão. Independentemente do ramo de atividade, cobrar mensalidade é uma forma de garantir a saúde financeira do seu negócio.

Além de possibilitar estratégias de gestão mais sólidas, com esse modelo de empreendimento os clientes pagam antecipadamente pelos seus serviços. Logo, manter sua carteira de cliente está diretamente ligada à satisfação do consumidor.

Pensando nisso, fizemos este artigo com informações de como estruturar um negocio recorrente. Continue a leitura e confira!

1. Padronize seu serviço para cobrar mensalidade

Para utilizar essa forma de cobrança, é necessário que você conheça bem seu produto/serviço, pensando em estratégias de como cobrar mensalidade.

Faça um pacote de contratos por grupos de afinidades, no qual clientes que necessitam de serviços parecidos paguem a mesma mensalidade. Além disso, analise seu negócio e identifique as melhores datas de vencimentos, possibilitando, assim, um fluxo de caixa condizente com a sua realidade financeira.

2. Organize os meios de pagamentos

A forma como você receberá sua receita deve ser algo planejado: gerenciar essas receitas são a chave para um planejamento financeiro estratégico. Por serem pagamentos de mensalidades, é de grande importância que você ofereça diversas formas para executar esse pagamento, conforme melhor se aplica ao seu consumidor.

Atualmente, as formas de pagamento mais comuns e seguras são:

  • cartão de crédito — possibilita a garantia do pagamento, além da comodidade para o consumidor, uma vez que os desembolsos só ocorrerão nas datas de vencimento, sem a necessidade da autorização mensal do cliente;
  • débito automático — esse modelo de cobrança também é uma das mais utilizadas no mercado, no entanto, é mais complexo. Cobrar mensalidade no débito automático necessita da negociação do beneficiário com os bancos, e só após isso o correntista terá disponível essa forma de pagamento;
  • boleto bancário — com certeza é a mais comum das formas de cobrança mensal. Uma praticidade a mais para as pessoas que não possuem conta bancária ou cartão de crédito. No entanto é uma das formas tem mais chance de inadimplência.

Analise os custos de cada opção e com as opções de pagamento escolhida, cabe à empresa gerenciar seus recebimentos, certificando-se da confidencialidade e proteção dos dados dos seus clientes.


3. Utilize um sistema de gestão

Trabalhar com as diversas demandas do dia a dia não é uma tarefa fácil. Organizar manualmente todos esses controles pode gerar equívocos e inexatidão das informações. Por isso, realizar esse processo com o suporte de um sistema de gestão é mais fácil e prático.

Hoje, a tecnologia viabiliza todos os processos: por meio dela você pode programar a emissão das faturas, gerenciar os vencimentos, conciliar os recebimentos, fazer cobranças e emitir relatórios de acompanhamento. Por isso é tão importante a escolha de um software de fácil manuseio e que supra todas as suas necessidades.

Ter essas ferramentas que demonstram como anda a saúde financeira do seu negócio é fundamental para manter o equilíbrio e a gestão do seu empreendimento.

4. Controle a inadimplência

Um dos grandes problemas de toda organização é a inadimplência. Por isso, é fundamental saber organizar estratégias, de modo que não afete seu negócio. O controle da inadimplência é fundamental no modo como cobrar mensalidade.

Caso sua carteira de clientes esteja passando por esse problema, aposte no relacionamento com o consumidor. Procure possibilitar alternativas que garantam o seu recebimento e que demonstrem o quanto ele é importante para a sua empresa.

Priorize seu fluxo de caixa e analise como ele será afetado com a inadimplência. Por esse motivo, determine um número de dias para realizar a primeira chamada com o cliente. Leve sempre em consideração a data do vencimento da fatura.

Utilize meios impessoais para realizar essas cobranças. Existem inúmeras possibilidades para automatizar este processo dentro da sua empresa. Uma boa régua de cobrança é essencial para manter a taxa de inadimplência baixa.

Você acabou de conhecer as premissas de como cobrar mensalidades uma maneira de garantir receita. Se você quer mais informações sobre o assunto, não hesite em entrar em contato conosco! Estamos prontos para te mostrar que faturar e cobrar pode ser simples!

O que você precisa saber sobre o fim do boleto simples

A forma com que sua empresa envia cobrança aos clientes vai mudar em breve. Anunciado em 2015 e com implementação total prevista para o ano de 2018, o fim do boleto simples está próximo. A mudança vai garantir mais segurança contra fraudes, mas acarretará em maior custo e menor flexibilidade.

A determinação da Federação Brasileira de Bancos (Febraban) pretende conferir mais transparência aos pagamentos efetuados no país, mas enfrenta resistência principalmente de comerciantes que fazem vendas online. Quer entender melhor o que é boleto simples e de que maneira ele será extinto? Confira!

O que é boleto simples?

O boleto simples é emitido pelo beneficiário (recebedor) sem que seja informado ao banco quem é o pagador do título. Ele também não contém valor ou data de vencimento. Apesar de conter poucos dados, o formato simples pode ser vantajoso para empresas em razão do custo. Apenas uma taxa é cobrada exclusivamente em caso de pagamento do boleto. Ou seja, se o cliente desistir da compra, não há cobrança.

Quais são as principais diferenças entre o boleto simples e o boleto registrado?

Enquanto o boleto simples não traz informações prévias, permitindo que valor e data de pagamento, por exemplo, sejam preenchidos no ato da quitação, e tem menos taxas, o boleto registrado contém obrigatoriamente dados como a identificação do pagador na forma de CPF ou CNPJ, valor e vencimento.

Por ser mais burocrático, facilita aos bancos a cobrança de tarifas, análise de fraudes e inteligência para conferência de crédito. Permite ainda eliminação de problemas como recebimento duplicado.

O boleto com registro possibilita a cobrança de taxas múltiplas, como registro, liquidação, protesto, cancelamento ou alteração. Apesar de mais burocracia e custos na emissão dos boletos registrados, ele trará maior segurança.

Qual é o prazo para o fim da emissão?

A Nova Plataforma de Cobrança da Febraban começou a operar em julho de 2017 de maneira gradativa. Entretanto, a implementação total está marcada para setembro de 2018.

A entidade anunciou o fim do prazo de convivência e as novas datas limite para o fim do boleto sem registro. Veja:

Fim dos prazos de convivência:

  • 13 de janeiro – Boletos a partir de R$ 50 mil;
  • 3 de fevereiro – Boletos a partir de R$ 4 mil;
  • 24 de fevereiro – Boletos a partir de R$ 2 mil;
  • 24 de março – Boletos a partir de R$ 800,00.

A partir de 24 de março de 2018, todos os boletos emitidos pela Nova Plataforma de Cobrança terão de seguir as normas do novo sistema de registro, conforme cronograma:

  • 24 de março – Boletos a partir de R$ 800,00;
  • 26 de maio – Boletos a partir de R$ 400,00;
  • 21 de julho – Boletos a partir de R$ 0,01;
  • 22 de setembro – Processo concluído.

O que muda com o fim do boleto simples?

Além da redução de fraudes, o boleto com registro torna-se um documento oficial que registra todo o trâmite da operação de venda. Ele permite ainda a possibilidade de protestar o boleto em cartório em caso de não pagamento ou a tomada de outras ações de cobrança mais rapidamente. Na prática, o mesmo boleto é associado a possíveis cancelamentos ou alterações nas datas de vencimento ou valores.

Entretanto, é necessário se atentar para o fato de que cada cancelamento ou alteração de boleto costumeiramente vem acompanhada de uma tarifa. Esses custos extras são ruins para empresa emissora e o ato de registrar uma emissão/alteração/cancelamento fica ainda mais trabalhoso.

Já para o cliente pagador, com o fim do boleto simples, o que muda com é o ganho de algumas facilidades para pagar os boletos: boletos vencidos podem ser pagos em qualquer banco, DDA, conferência de dados antes do pagamento e fim da possibilidade de pagamento duplicado.

Como mostramos no texto, o fim do boleto simples está próximo e todas as empresas precisarão se adequar para cumprir as regras. Apesar de aumentar o custo e ser inflexível, a mudança para boletos com registro reduzirá os riscos de fraude e facilitará o rastreamento de ações criminosas.

Gostou do nosso texto sobre o fim do boleto simples? Publicamos periodicamente conteúdos sobre gestão de pagamentos, faturamento e finanças. Siga nossos perfis no Facebook e no LinkedIn !

Como gerar boletos bancários? Aprenda aqui!

Boletos bancários são uma importante ferramenta na rotina de cobrança. A boa gestão financeira é essencial  para a prosperidade dos negócios e a automação de cobrança merece uma atenção especial. Gerar boletos bancários podem facilitar sua cobrança e reduzir a inadimplência.

Este método de pagamento/recebimento pode ser a solução ideal para descomplicar a vida de seu negócio, tanto para cobranças avulsas quanto para cobranças recorrentes, como é o caso de mensalidades.

Neste texto, falaremos sobre o assunto para que você entenda como esses boletos podem ser gerados. Confira!

O que é um boleto bancário

Boleto bancário é uma opção de cobrança na qual a pessoa que o emite (beneficiário), recebe o dinheiro diretamente em sua conta corrente. Já a pessoa que vai pagar (pagador), pode realizar o pagamento em qualquer meio disponibilizado pelo sistema bancário, como agências, lotéricas, correspondentes bancários e até pela Internet.

O boleto conta com um código de barras e outro numérico, através do qual o sistema bancário é capaz de processar o pagamento e enviar essas informações para o emitente. O documento também conta com uma data de vencimento, podendo ser acrescentadas informações de multas e juros em caso de pagamento em atraso.

como gerar boletos bancários

Exemplo de boleto bancário

As vantagens do boleto 

As vantagens do boleto bancário são muitas. Quando comparado ao recebimento em espécie, o pagamento por boleto é mais seguro e flexível, já que todo o procedimento é realizado em bancos e seus canais de atendimento.

Já em relação ao cartão de crédito, o recebimento por boletos possui um custo menor e uma maior rapidez na efetivação da transação, já que em até três dias após o pagamento o dinheiro já está disponível na conta do recebedor.

E, ainda, além de utilizar o boleto impresso, é possível enviar o documento em formato digital, agilizando o processo de recebimento e economizando na hora de enviar a cobrança para seu cliente. Isso reduz a inadimplência, uma vez que o pagador possui múltiplas maneiras de realizar o pagamento.

Como gerar boletos bancários

Existem algumas maneiras diferentes para se emitir boletos bancários. Por se tratar de um serviço disponibilizado pelo sistema bancário, em algum momento você precisará de um banco ou uma empresa intermediária.

Para a emissão, é necessário entrar em contato com um banco e habilitar a conta corrente para receber pagamentos através dessa modalidade. As taxas cobradas variam de acordo com o banco. A emissão de um boleto bancário pode ser realizada em software do próprio banco ou de uma empresa especializada, como o Fatura Simples.

Na segunda opção, uma série de facilidades são oferecidas, tais como o serviço de emissão, envio direto do boleto para o e-mail do cliente, notificações de vencimentos e atrasos, dentre outras funcionalidades.

Outra opção é a utilização de uma empresa que ofereça serviços de pagamentos, tais como PagSeguro, Mercado Livre e PayPal, que realizam a intermediação com o banco. Nesses casos, é necessário realizar um cadastro na plataforma desejada para começar a emitir os boletos, sendo que cada empresa oferece diferentes tarifas e prazos.

Descomplicando a gestão de pagamentos

A agilidade nos processos de cobrança é um fator crucial em todo negócio. A utilização de um sistema de gestão cobranças permite otimizar rotinas de faturamento, integrando a realização de suas vendas à emissão de notas fiscais e envio de cobranças.

Dessa maneira, todo o acompanhamento, da venda à conciliação bancária, é realizada em um único software, otimizando o gerenciamento de recebimentos, mesmo com um volume crescente de emissão de boletos.

Pensando nisso, a Fatura Simples, empresa especializada em gestão de cobranças e faturamento, oferece uma solução completa para controle de pagamentos e cobranças; emissão de boletos bancários e notas fiscais; gestão de mensalidades, assinaturas e vendas recorrentes. Conferindo assim maior agilidade e segurança em sua gestão.

Se você gostou de saber mais sobre como gerar boletos bancários, aproveite e entre em contato para obter informações!

Como se preparar para uma ação de cobrança judicial? Aprenda aqui!

Cada vez mais, as empresas precisam se proteger da inadimplência, problema que, de acordo com dados da Serasa, atingiu o recorde no último ano. Uma dessas formas é recorrer à ação de cobrança judicial, uma tentativa de receber, em juízo, valores devidos que não foram espontaneamente pagos pelo devedor.

Neste post, selecionamos informações úteis para quem precisa se preparar para uma ação de cobrança. Não deixe de ler!

Prazos prescricionais

Antes de procurar formas de fazer valer seus direitos, é necessário verificar se ainda é possível fazer isso, ou seja, se você ainda tem prazo para isso.

A Seção IV do Código Civil trata do assunto e, a não ser que a lei estabeleça prazo menor, a prescrição ocorre em dez anos. Dívidas previstas em contratos particulares, em geral, prescrevem em cinco anos. Isso significa que o credor deve entrar com a ação de cobrança dentro desse prazo.

Recomendações preliminares

Antes de iniciar uma ação de cobrança judicial, verifique o que sua empresa pode fazer para reaver o que é devido sem que seja necessário recorrer à Justiça.

Para tanto, podem ser feitas tentativas de negociação — por telefonemas, cartas e e-mails, por exemplo — e cobranças extrajudiciais. O importante é que tudo seja documentado, pois isso ajudará no caso de ajuizamento de uma ação.

No entanto, se a situação se resolver sem o envolvimento da Justiça, será mais vantajoso para sua empresa. Assim, você evitará o desgaste financeiro e pessoal que uma cobrança judicial pode causar.

Não sabe como lidar com clientes inadimplentes?

Tipos de ação

Caso as tentativas extrajudiciais de acordo para pagamento da dívida não tenham tido sucesso, será necessário entrar com a ação de cobrança. Existem três tipos de ação para recuperar o crédito, conforme veremos a seguir.

Ação de execução de título extrajudicial

Essa ação tem como vantagem sua rapidez, mas só pode ser iniciada para a cobrança de determinados títulos de crédito. Por exemplo, cheques, notas promissórias e duplicatas, entre outros mencionados no art. 784 do Código de Processo Civil.

O devedor recebe o prazo de três dias para quitar o débito. Caso isso não ocorra, pode sofrer penhora de bens, bloqueio de contas bancárias e outras medidas que garantam o pagamento do valor reclamado.

No caso dos cheques, você tem até 6 meses para a execução da cobrança. Após este tempo, é necessário entrar com uma ação monitória.

Ação monitória

Essa é a ação para a cobrança de títulos vencidos, ou seja, de dívidas que já prescreveram, de acordo com os prazos estabelecidos em contrato ou pelo art. 206 do Código Civil. Para que ela seja ajuizada, são necessárias provas escritas e documentadas, sendo a mais usual o próprio título vencido.

Ação de cobrança – procedimento comum

Quando se reúnem todos os documentos necessários como prova, recomenda-se entrar com uma das ações anteriores, pelo fato de as duas contarem com um procedimento mais rápido.

Mas, caso não haja documentos que bastem para comprovar a dívida, ainda é possível acionar a Justiça por meio de uma ação de cobrança. Podem ser usadas provas documentais, testemunhais e periciais para ingressar com essa ação. O processo é mais demorado, por seguir todas as fases do procedimento comum, desde a audiência de instrução até a obtenção da sentença.

Documentos necessários

Definido o tipo de ação mais adequado, apresente, ao menos, os seguintes documentos ao advogado responsável pela causa:

  • documentação de identificação da empresa (CNPJ, contrato social);
  • nome e endereço completo do devedor;
  • provas materiais (contrato firmado pelas partes, cópia de cheque devolvido e de nota promissória, acordo de pagamento, protesto em cartório). Nesse momento, é importante demonstrar a existência do vínculo e também todas as tentativas de acordo feitas anteriormente;
  • detalhamento da dívida, com o valor das prestações devidas com as respectivas datas de vencimento e o valor total, acrescido dos juros combinados em contrato.

Lembrando que, devido à grande burocracia brasileira, o processo pode durar um pouco mais do que o planejado. Contar com uma empresa parceira que assuma as cobranças judiciais ou extrajudiciais é uma boa solução para que o seu negócio mantenha boas relações com clientes e parceiros comerciais.

Assim, antes mesmo de a sua empresa precisar ajuizar uma ação de cobrança, entre em contato com a Fatura Simples. Conheça uma forma eficiente e eficaz para reduzir a sua taxa da inadimplência investindo em um sistema de cobrança online!