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Carta de Cobrança: modelo ideal para as etapas da régua de cobrança

Um bom modelo de carta de cobrança é o principal elemento de uma régua de cobrança eficaz. Além disso, é essencial para a gestão de cobranças e faturamento, pois é através desta ferramenta que você estabelece uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente.

Você vai precisar de modelos de carta de cobrança para o momento logo após o fechamento de uma venda até os momentos de uma possível cobrança de dívida. Portanto, neste texto escrevemos sobre estes conceitos que envolvem as melhores maneira de fazer uma cobrança através de:

Utilizamos o e-mail como a principal forma de comunicação por considerar o meio mais completo. Eles têm boa estrutura para a visualização e acompanhamento das cobranças.

Porém, lembre-se que as cartas de cobranças podem ser adaptadas para outros formatos que sua empresa ache conveniente, como por exemplo: SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e até mesmo Carta Registrada com AR (aviso de recebimento).

Quer saber mais sobre cartas de cobrança?

Exemplo de Régua de Cobrança

Lembrando que a régua de cobrança é um fluxo de mensagens dividido por etapas. O objetivo desse processo de cobrança é de maximizar o faturamento e reduzir a inadimplência  através de uma comunicação clara e objetiva com o cliente.

O objetivo deste fluxo de cobrança é manter sua fatura em aberta no topo das prioridades de pagamento do seu cliente. Para cada etapa da régua de cobrança, será necessário uma carta com linguagem específica.

Exemplo de Régua de Cobrança/Etapas da Régua de Cobrança

Modelos de Carta de Cobrança

Considerando o modelo de régua de cobrança acima, desenvolvemos as seguintes cartas de cobrança:

  1. Resumo de Venda/Fatura de Serviço;
  2. Alerta de Vencimento;
  3. Cobrança Amigável;
  4. Atraso no Pagamento;
  5. Pagamento Pendente;
  6. Notificação de Inadimplência;
  7. Alerta de Suspensão de Serviço/Ação de Cobrança Judicial.

Portanto, as cartas de cobrança estarão no fluxo de cobrança da seguinte maneira:

Régua de Cobrança relacionada com os modelos de carta de cobrança

Antes de tudo, é importante lembrá-los que em todos os modelos de carta de cobrança devem sempre constar os seguintes dados:

  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis;
  • Data de Vencimento.

Portanto, o que muda em cada carta é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento da régua de cobrança.

1. Resumo da Venda/Fatura de Serviço

A fatura de serviço nada mais é do que um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição de algo que deve ser pago. A fatura é emitida sempre pela empresa e geralmente é acompanhada do meio para o pagamento (boleto, conta para depósito ou link para pagamento via cartão de crédito) e nota fiscal eletrônica.

Podemos dizer que este modelo de carta de cobrança é a base para todas as outras cartas. Ao analisar cada exemplo de carta de cobrança neste artigo, você verá que, todas as cartas subsequentes, se baseiam na carta “Resumo da Venda”.

Após o fechamento da venda, o cliente precisa receber o resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança. Assim, seu cliente terá em mãos todas as informações necessárias para identificação da venda e para realizar seu pagamento dentro do prazo.

Resumo da Venda/Carta de Cobrança

2. Alerta de Vencimento | Próximo ao vencimento da Fatura

Antes do vencimento da fatura, deve-se enviar um lembrete de vencimento. Essa etapa é importante para evitar atrasos no pagamento, principalmente por esquecimento da fatura.

Neste momento, a carta de cobrança é enviada de 1 a 2 dias antes da data de vencimento da fatura.

Alerta de Vencimento/Carta de Cobrança

3. Cobrança Amigável | Pequeno atraso no pagamento

Trata-se de um modelo de carta de cobrança sutil. Muitas vezes, o cliente atrasa por distração ou falta de organização. Então, ele pode interpretá-lo mal caso você seja muito incisivo na cobrança ou diga expressamente que ele “está devendo”.

Nesta carta a comunicação deve focar na conciliação, já que é o melhor caminho para ambas as partes. Sendo assim, devem conter também as condições para a quitação dos débitos.

Esse modelo é eficaz com clientes bem intencionados e favorece a manutenção de uma boa relação com o cliente.

Cobrança Amigável/Carta de Cobrança

4. Atraso no Pagamento | Mais de 1 semana de atraso

A segunda notificação de atraso de pagamento, após a cobrança amigável, deve ser mais clara e direta.

Esse modelo deve destacar o atraso no pagamento da fatura, assim como também conter todos os detalhes da fatura e guia de cobrança.

Atraso no Pagamento/Carta de Cobrança

5. Pagamento Pendente | Após 2 ou mais semanas de atraso

Nessa situação, informa-se que os pagamentos referentes a determinado título ainda não foram detectados pela empresa. O remetente enfatiza a importância da quitação do débito e se prontifica a conversar com o responsável a respeito dos motivos pelo atraso.

O prazo para regularizar a situação deve ser expresso, assim como as consequências legais do não cumprimento do mesmo. Por ser mais incisivo, esse modelo também pede uma observação ao final de que deve ser desconsiderado caso o pagamento já tenha sido realizado.

Pagamento Pendente/Carta de Cobrança

6. Notificação de Inadimplência | Mais de 1 mês de atraso

Nesse modelo de carta de cobrança, a empresa notifica o cliente de que há um pagamento pendente.

É necessário deixar claro que o contato ou comparecimento do cliente para o acerto é imprescindível, já que a não quitação poderá levar às providências legais, como protesto em cartório ou ação de cobrança judicial, após determinada quantidade de dias passados do vencimento.

É importante também incluir uma observação ao final para que o cliente desconsidere totalmente a carta e também entre em contato caso o título em questão já tenha sido quitado.

Notificação de Inadimplência/Carta de Cobrança

7. Alerta de Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial | Mais de 1 mês e 15 dias de atraso

Chegou o momento de comunicar ao seu cliente sobre o encaminhamento da cobrança judicial ou protesto de título em cartório, além de uma possível negativação em SPC/ SERASA. Nessa etapa da cobrança é comum que o interesse em pagar aumente.

Além disso, pode-se mencionar também a suspensão dos serviços caso seja aplicável ao seu caso. Esta pode acontecer em diferentes momentos a depender do tipo de contratação.

Alerta de Suspensão de Serviço-Ação de Cobrança Judicial/Carta de Cobrança


É importante lembrar que cada etapa na sua empresa pode não ser exatamente a mesma que comentamos aqui, uma vez que alguns aspectos podem variar de acordo com o contrato firmado entre as partes.

Ademais, qualquer que seja o modelo de carta de cobrança, normalmente, elas são enviadas ao cliente via e-mail com solicitação de confirmação. Ou seja, para cada momento do fluxo de cobrança da sua empresa, deve-se usar uma carta específica.

Ferramentas auxiliares para a Gestão de Cobranças

Para te auxiliar na implementação da régua de cobrança e criação das cartas de cobrança, recomendamos duas ferramentas auxiliares. Elas irão fazer toda a diferença na organização e gestão de cobranças. São elas:

  • MailTrack;
  • Planilha de Gestão de Cobranças.

MailTrack

O MailTrack é uma ferramenta extremamente útil e serve para saber se os emails enviados foram abertos. Por meio deste software gratuito, você é habilitado a visualizar em tempo real quando seus e-mails são abertos. Assim, você tem melhor controle de quais mensagens foram entregues e abertas com sucesso.

Planilha de Gestão de Cobranças

A nossa planilha de Gestão de Cobranças não pode faltar! Com ela você aumenta a sua produtividade e controle para sua empresa; além de ter mais praticidade e tempo para você.

Com ela você poderá:

  • Cadastrar clientes e vendas;
  • Ter uma régua de cobrança, controle de vencimentos e um destaque automático de mensalidades vencidas;
  • Controlar boletos e notas fiscais emitidas.

Fatura Simples: solução para automatizar sua régua de cobrança

Imagine uma empresa que tem um bom modelo carta de cobrança e não sabe os melhores momentos para enviá-las. Da mesma forma, imagine uma empresa que tem uma régua de cobrança bem definida mas não tem modelos de carta de cobrança apropriados.

Como você pode ver, uma gestão de cobranças eficaz depende do alinhamento entre estes dois elementos: a carta de cobrança e a régua de cobrança. Portanto, tê-los bem definidos, integrados e otimizados é essencial para garantir o máximo de recebimentos em dia.

Parece complicado, mas pode ser bem simples! Imagine uma solução que já tem todas essas cartas de cobrança prontas e a cada venda que você faz elas são enviadas automaticamente, já com todos os dados preenchidos. Essa mesma solução identifica o pagamento e te envia um relatório com o detalhamento de cada cobrança e em que situação se encontram.

A Fatura Simples é essa solução! Temos um sistema online, acessível de qualquer lugar, e uma equipe especialista para implantar e prestar suporte. Você terá tudo o que é necessário para integrar e otimizar sua gestão de cobranças e faturamento. Assim, tiramos sua preocupação da execução da cobrança e você economiza tempo para que tenha foco nos resultados da sua gestão.

Além disso, nossa plataforma ainda conta com integrações para emissão de nota fiscal eletrônica, boleto bancário e pagamento eletrônico através do cartão de crédito. Quer entender melhor como funciona? Solicite uma conversa com nossos especialistas!


Conseguiu entender qual a função das cartas de cobrança e pensar num modelo ideal para o seu negócio? Faça o download gratuito do nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso e receba um kit com modelos de carta de cobrança.

Empresa de Cobrança (o que é, prós e contras e alternativas)

Manter a inadimplência sob controle é um desafio para qualquer negócio, especialmente em cenários com grande volume de cobranças ou de crescimento acelerado. São nesses momentos que uma empresa de cobrança e/ou um sistema para gestão de cobranças e faturamento são importantes.

Uma gestão de cobranças e faturamento bem feita é o que vai garantir recebimentos em dia. Para algumas empresas, um escritório de cobrança terceirizada é a solução ideal. Para outras, uma equipe interna com um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é suficiente para garantir a redução da inadimplência. Ainda existem aquelas em que faz sentido uma abordagem mista, com uso de software e terceirização de serviços.

Independente do modelo, ter um processo de cobranças bem definido e seguido à risca é requisito essencial para obter bons resultados. Portanto, neste artigo, vamos comentar sobre os seguintes tópicos:

  1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?
  2. Por que terceirizar as cobranças?
  3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?
  4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Uma empresa ou escritório de cobrança é uma organização especializada em maximizar os recebimentos de seus contratantes através da recuperação de dívidas. Desse modo, isso é feito através de um bom planejamento, controle e execução de cobranças.

Assim, um escritório de cobrança poderá atuar em todo o processo ou apenas em parte dele. Isso dependerá da necessidade da empresa contratante e do modelo de trabalho da empresa de cobrança.

O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Portanto, um escritório de cobrança pode atuar em um, vários ou todos os níveis de operação, como:

  1. Elaboração de contratos e planejamento da régua de cobrança;
  2. Recuperação de dívidas e cobrança de inadimplentes;
  3. Execução de ação de cobrança judicial;
  4. Compras de dívidas (em valor reduzido) e tentativa posterior de recuperação;
  5. Assumindo a operação total de cobrança (desde a primeira notificação de pagamento até uma possível cobrança judicial).

2. Por que terceirizar as cobranças?

As organizações terceirizam a cobrança por diversos motivos:

  • Alta taxa de inadimplência e atrasos nos pagamentos;
  • Alta demanda operacional para executar cobranças;
  • Desorganização na gestão financeira;
  • Manter-se distante da cobrança com intenção de preservar a relação com o cliente.

Porém, a inserção de um agente entre a relação da sua empresa com o seu cliente pode ser perigosa. Apesar de muitas vezes ser uma ótima solução para a diminuição da inadimplência, podem surgir questões como:

  • Como a contratação de um escritório de cobrança afetará sua relação com os clientes?
  • Quanto vai custar a contratação de uma empresa de cobrança?
  • A contratação vai trazer o resultado esperado?

Esses questionamentos devem ser levados em consideração, pois uma contratação equivocada pode trazer efeito contrário, piorando os resultados, complicando sua gestão e, até mesmo, afetando negativamente a relação com os clientes e reputação da empresa.

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

A resposta não é tão simples como sim ou não. Os resultados alcançados com uma empresa de cobrança podem variar já que dependem da competência do escritório contratado e da real necessidade e encaixe da sua empresa com o serviço de cobrança.

Podemos falar que são PRÓS das empresas de cobrança:

  • Cobrança feita de forma organizada e metódica;
  • Inserção do cliente final em uma régua de cobrança;
  • Redução da taxa de inadimplência, consequente aumento do faturamento;
  • Redução da taxa de inadimplência;
  • Assessoria jurídica para formulação de contratos;
  • Assessoria jurídica em casos de cobrança judicial.

À primeira vista, os PRÓS nos enchem os olhos. Afinal, qual é a empresa que não quer receber em dia? No entanto, neste processo podem surgir alguns imprevistos. Então, podemos citar os seguintes CONTRAS:

  • Inserção de um agente na relação da sua empresa com o seu cliente e possível desgaste na relação com o cliente;
  • Falta de controle interno sobre as cobranças, comprometendo a operação da empresa caso seja necessário retomar a operação para execução interna;
  • Baixa qualidade do serviços prestados pela empresa contratada, não gerando os resultados esperados de aumento do faturamento e redução da inadimplência;
  • Alto custo para contratação do serviço.

Vale a pena contratar um escritório de cobrança?

No final das contas, tudo vai depender da sua realidade e da estratégia do negócio. Quanto maior a participação e responsabilidade do escritório de cobrança na sua gestão, maior será o custo do serviço – seja em valor absoluto ou em percentual cobrado por recuperação. Normalmente o percentual é ajustado de acordo com o vencimento da dívida: quanto mais antiga, maior será a taxa cobrada para recuperar o valor.

Portanto, é sempre bom lembrar que, qualquer investimento a ser feito, é importante analisar o ROI (retorno sobre investimento) e o custo de oportunidade, considerando sempre outras alternativas viáveis.

Assim sendo, para pequenas e médias empresas que trabalham com faturamento recorrente, alertamos para a  importância de ter uma boa estrutura interna, com contratos bem feitos e fluxos de cobrança eficientes. Geralmente, essas questões podem ser resolvidas internamente com menor custo, utilizando um bom sistema para cobranças.

Inclusive nesta etapa de elaboração de estratégia, pode ser contratado um escritório que ajude na estruturação do gerenciamento de cobranças. Depois, a operação roda internamente.

Contudo, após a execução interna, se o resultado não está satisfatório ou começa a fazer sentido terceirizar a operação, recomendamos a contratação de uma empresa de cobrança.

Recapitulando os prós e contras de um escritório de cobrança…

Prós e Contras de uma Empresa de Cobrança

4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é uma ótima alternativa às empresas de cobrança. Esse tipo de sistema é bem acessível, de fácil implantação e possui fluxo de cobrança bem definido, otimizado e automático.

Portanto, apenas por usar o sistema, já é aplicada uma estrutura bem definida e otimizada para a operação das cobranças e faturamento. Isso elimina a necessidade de contratação de mais pessoal ou terceirização da cobrança.

Dessa forma, esses sistemas de gestão com régua de cobrança é ideal para negócios que preferem manter o controle das cobranças e recebimentos internamente, junto ao próprio departamento financeiro. Então, este tipo de solução é apropriado para empresas que emitem uma grande quantidade de cobranças.

Quando contratado um bom sistema de cobrança e feita uma boa implantação (onboarding), essa solução apresenta resultados e custos melhores do que a terceirização da cobrança.

Por exemplo, é assim que trabalha a Fatura Simples, uma alternativa para otimizar a cobrança e o faturamento. Através de um sistema online, inserimos cada um dos seus clientes em um fluxo de cobranças bem definido, com emissão automática de boletos, notas fiscais e faturas de serviço.

Ainda em dúvida sobre o que faz sentido para o seu negócio? Converse com um especialista Fatura Simples e descubra como conseguir ótimos resultados com uma gestão de cobranças bem feita.

Te ajudamos a esclarecer suas dúvidas? O que achou deste artigo? Deixe sua opinião nos comentários!

Recomendamos também, a leitura do artigo “Por que investir em um sistema de cobrança online?”

Régua de cobrança (solução para atingir 0% de inadimplência)

A régua de cobrança é o principal processo da gestão de contas a receber e fundamental para reduzir a inadimplência. Este processo determina que para toda e qualquer venda é importante acompanhar a fatura até que ela seja paga.

É por isso que tanto falamos da régua de cobrança. Então, visando otimizar o setor financeiro, muitos negócios estão investindo em sistemas online para automação do processo. Neste post, vamos esclarecer para você:

  1. O que é uma régua de cobrança?
  2. Qual a importância da régua de cobrança na redução da inadimplência?
  3. Como criar um fluxo de cobrança?
  4. Como fazer um processo automático de cobrança?

Se de início parecer complicado, não se assuste! Ao final, você verá que este assunto é muito simples.

1. O que é uma régua de cobrança?

Régua de cobrança é o processo que estabelece como e quando acontecerá cada etapa da cobrança.

Em outras palavras, a régua de cobrança define o passo a passo que você deve seguir para colocar sua cobrança como prioridade de pagamento nas contas do cliente até que seja quitada.

Dessa forma, uma régua de cobrança tem como objetivo aumentar a velocidade e precisão com que as cobranças são realizadas. Essa eficiência na operação resulta na redução da inadimplência.

2. Qual a importância da régua de cobrança na redução da inadimplência?

Sob a perspectiva do cliente, uma cobrança bem executada, com informações claras e notificações de vencimento, demonstra profissionalismo e facilita o pagamento. Isso é importantíssimo para evitar atrasos de pagamento por esquecimento, desconhecimento da dívida e até má fé.

Dado que o processo de cobrança foi estruturado, o próximo passo é executá-lo fielmente e registrar todas as informações que o envolvem. Isso garantirá acesso rápido e confiável às seguintes informações:

  • Quais foram as faturas emitidas e quais suas respectivas situações de pagamento e vencimento;
  • Quantas cobranças foram realizadas e em que momentos aconteceram;
  • Quem é o contato responsável pelo pagamento da fatura e qual seu nível de comprometimento.

Com as mesmas informações que citamos acima, você poderá analisar:

  • Qual o valor total das faturas em aberto, a vencer e vencidas;
  • Quais são as faturas vencidas;
  • Quais são as faturas a vencer;
  • Quais faturas precisam de um reforço na cobrança, seja um lembrete de vencimento ou notificação de vencido.

Em síntese, registre informações para analisar e tomar decisões.

O registro das informações e o estabelecimento de uma rotina te permitirá tomar decisões rápidas e inteligentes quanto às cobranças. Para combater a inadimplência é preciso agir rapidamente, acima de tudo. Além do mais, manter sua cobrança nas prioridades do cliente vai aumentar muito a sua chance de ser o primeiro a receber.

3. Como criar um fluxo de cobrança?

O fluxo de cobrança tem seu início logo após a venda e é concluído após confirmação do recebimento. Então, para criá-lo, pense e desenhe todos os momentos em que o cliente deve ser contactado a respeito do pagamento.

Vamos lá!

Concluí uma venda! O que devo fazer?

  1. Envie um resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança

    1. Informações do produto/serviço adquirido
    2. Valor
    3. Meios de pagamento
    4. Data de Vencimento (dica: para pessoa física, vencimento entre os dias 5 e 10. Para pessoa jurídica, entre 10 e 15).
  2. Envie uma notificação 1 dia antes do vencimento.

O cliente não pagou! Quero receber. (exemplo ideal de régua de cobrança)

  1. Notificação de pagamento atrasado a cada 4~5 dias úteis (uma notificação por semana, na prática);

    1. Tarefa manual opcional: Se viável, a partir da segunda notificação de atraso, ligue para o cliente para fazê-lo confirmar o recebimento e assumir o compromisso do pagamento.Repetir essa ligação semanalmente, junto com a notificação de atraso.
  2. A depender do acordo/contrato com o cliente, suspender os serviços o quanto antes e notificá-lo da suspensão. Para empresas de software, essa suspensão ocorre entre 5 e 15 dias de atraso.
  3. Também a depender do acordo/contrato, notificar cliente sobre encaminhamento da fatura em atraso para negativação (SPC / Serasa). Nesse momento é comum que o interesse em pagar aumente.

Concluindo, a régua de cobrança em uma imagem:

Dicas essenciais sobre a cobrança!

Quanto mais longo o atraso, menor a chance de receber o pagamento. Portanto, reforçamos a importância de agir rápido e consistentemente, usando diferentes abordagens ao longo da régua.

Para cada ponto de contato com o cliente, as mensagens enviadas são chamadas de cartas de cobrança. Você pode ver alguns exemplos dessas “cartas” no nosso Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso.

Por exemplo, inicia-se com uma linguagem mais neutra e informativa e, ao longo do fluxo, a linguagem torna-se mais incisiva e séria. Para os casos de atrasos persistentes, além do email, use diferentes canais de comunicação como telefone, whatsapp e SMS.

Esse fluxo funciona bem em [quase] qualquer situação. Então, você pode usá-lo assim como está ou adaptar caso ache necessário.

Para atingir os objetivos da régua de cobrança, é preciso implementá-la à risca. Inclusive, para facilitar sua execução e acompanhamento, desenvolvemos uma planilha para gestão de cobranças que vai te ajudar a dar o pontapé inicial no processo.

Vale lembrar que, uma vez que você tem uma régua de cobrança bem estabelecida e sua carteira de clientes está aumentando, você sentirá a necessidade de automatizar este processo.

4. Como automatizar o processo de cobrança? 

Sua demanda de cobranças aumentou, pois a carteira de cliente está crescendo. Então, finalmente chegou a hora de automatizar. Em outras palavras, é preciso contratar um software que te ofereça uma estrutura para automação de cobranças e gestão de sua régua de cobrança.

Um bom sistema de gestão de faturamento vai te oferecer uma solução completa para:

  • Cadastrar clientes;
  • Emitir faturas, boletos e notas;
  • Receber online por cartão de crédito;
  • Implementar uma régua de cobrança personalizada;

Inclusive, é importante também encontrar sistemas que ofereçam uma gestão financeira básica para que você centralize os recebimentos e pagamentos da empresa.

Nós da Fatura Simples podemos te ajudar a dar o próximo passo. Solicite uma ligação, converse com nossos consultores e descubra se é o momento certo para contratar um serviço como esse.

Caso ainda tenha alguma dúvida, você pode baixar o Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso, onde falamos mais sobre o processo e mostramos 5 modelos prontos de carta de cobrança.

7 motivos para automatizar cobranças na sua empresa!

Sem dúvida, cuidar das cobranças é uma das tarefas mais complexas da gestão de um negócio. E fazer isso de forma manual, além de consumir muito tempo, pode ser arriscado — um boleto errado, por exemplo, pode trazer muitos problemas para a empresa. Assim, para reduzir custos e ter mais segurança, automatizar cobranças é o mais indicado.

Com a régua de cobrança automatizada, você padroniza o processo de mensagens e notificações de cobranças. Assim, o sistema faz esta tarefa para seu negócio conforme a necessidade, sem exigir a avaliação manual de cada caso.

Então, quer saber quais são as outras vantagens de automatizar cobranças? Continue lendo este post e confira:

1. Agilidade na emissão e envio de boletos 

Emitir, enviar e checar boletos de forma manual exige muito tempo e profissionais dedicados. Assim, quando a empresa começa a crescer, um problema comum é a demora ao fazer emissões, o que prejudica a fluidez do negócio. Com a emissão automática, você não precisa contratar novos funcionários ou remanejar equipes para acompanhar a expansão das vendas.

Muito pelo contrário, você pode livrar colaboradores de tarefas repetitivas e contar com eles em partes estratégicas da empresa.

2. Redução de custos

Sem a necessidade de contratar funcionários apenas para emitir e controlar boletos, você vai reduzir seus custos. E, como a probabilidade de erros diminui bastante ao automatizar cobranças, as despesas para solucionar falhas também ficam menores, ou mesmo deixam de existir no negócio.

3. Reduz a inadimplência

A cobrança no momento exato reduz em grande escala a inadimplência.  Um sistema de cobrança cuidará de todo o processo, enviando mensagem específicas para cada situação do cliente. Desde o momento pós venda até o aviso de cobrança judicial, caso seja necessário.

Construindo essa relação com o cliente, ele lembrará mais fácil dos débitos que tem com o seu negócio e estará mais propenso a pagar em dia. Com a automatização do processo, você cuidaria pessoalmente de clientes inadimplentes apenas em casos especiais, como por exemplo longos atrasos ou cobrança judicial.

Procurando meios para reduzir a inadimplência?

4. Melhora no relacionamento com clientes

A tecnologia ainda contribui para a melhora no relacionamento com clientes. Evitando a cobrança direta, por telefone ou pessoalmente, você profissionaliza a relação e garante aos inadimplentes discrição e a oportunidade de fazer o contato no momento apropriado. Dessa forma, a economia de tempo se torna outra aliada, já que é possível acionar vários clientes ao mesmo tempo.

5. Relatórios automáticos e completos

Com tantos aspectos do próprio negócio para controlar, ter acesso a informações corretas e práticas faz toda a diferença. Ao automatizar cobranças, você pode gerar relatórios completos em tempo real, que o ajudam a avaliar a situação do fluxo de caixa e a tomar as melhores decisões.

6. Base de contatos atualizada

Além de contribuir para o relacionamento com clientes, a automação mantém a base de contatos atualizada. Mesmo quando um cliente está inadimplente, ele não deixa de ser uma oportunidade para novas vendas. Logo, com o contato correto em mãos e a melhor abordagem de cobrança, é possível reverter atrasos e dívidas em fidelização.

7. Automatizar cobranças é vantagem competitiva

Com informações em tempo real sobre a situação da emissão, pagamento e cobrança de boletos, o controle financeiro fica mais ágil e seguro. Dessa forma, a tomada de decisão será mais assertiva e a empresa terá uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

Enfim, como vimos, ao usar a tecnologia a seu favor você pode crescer mantendo uma estrutura de custos enxuta e uma gestão eficiente das vendas. Aliás, reduzir os erros na rotina do negócio ainda traz outros ganhos, muitas vezes, difíceis de mensurar, como manter a imagem da empresa junto aos clientes!

Você ganha muitos benefícios automatizando a sua cobrança! Não perca tempo. Entre em contato e vamos te ajudar a crescer com agilidade e segurança.

O que você precisa saber sobre o fim do boleto simples

A forma com que sua empresa envia cobrança aos clientes vai mudar em breve. Anunciado em 2015 e com implementação total prevista para o ano de 2018, o fim do boleto simples está próximo. A mudança vai garantir mais segurança contra fraudes, mas acarretará em maior custo e menor flexibilidade.

A determinação da Federação Brasileira de Bancos (Febraban) pretende conferir mais transparência aos pagamentos efetuados no país, mas enfrenta resistência principalmente de comerciantes que fazem vendas online. Quer entender melhor o que é boleto simples e de que maneira ele será extinto? Confira!

O que é boleto simples?

O boleto simples é emitido pelo beneficiário (recebedor) sem que seja informado ao banco quem é o pagador do título. Ele também não contém valor ou data de vencimento. Apesar de conter poucos dados, o formato simples pode ser vantajoso para empresas em razão do custo. Apenas uma taxa é cobrada exclusivamente em caso de pagamento do boleto. Ou seja, se o cliente desistir da compra, não há cobrança.

Quais são as principais diferenças entre o boleto simples e o boleto registrado?

Enquanto o boleto simples não traz informações prévias, permitindo que valor e data de pagamento, por exemplo, sejam preenchidos no ato da quitação, e tem menos taxas, o boleto registrado contém obrigatoriamente dados como a identificação do pagador na forma de CPF ou CNPJ, valor e vencimento.

Por ser mais burocrático, facilita aos bancos a cobrança de tarifas, análise de fraudes e inteligência para conferência de crédito. Permite ainda eliminação de problemas como recebimento duplicado.

O boleto com registro possibilita a cobrança de taxas múltiplas, como registro, liquidação, protesto, cancelamento ou alteração. Apesar de mais burocracia e custos na emissão dos boletos registrados, ele trará maior segurança.

Qual é o prazo para o fim da emissão?

A Nova Plataforma de Cobrança da Febraban começou a operar em julho de 2017 de maneira gradativa. Entretanto, a implementação total está marcada para setembro de 2018.

A entidade anunciou o fim do prazo de convivência e as novas datas limite para o fim do boleto sem registro. Veja:

Fim dos prazos de convivência:

  • 13 de janeiro – Boletos a partir de R$ 50 mil;
  • 3 de fevereiro – Boletos a partir de R$ 4 mil;
  • 24 de fevereiro – Boletos a partir de R$ 2 mil;
  • 24 de março – Boletos a partir de R$ 800,00.

A partir de 24 de março de 2018, todos os boletos emitidos pela Nova Plataforma de Cobrança terão de seguir as normas do novo sistema de registro, conforme cronograma:

  • 24 de março – Boletos a partir de R$ 800,00;
  • 26 de maio – Boletos a partir de R$ 400,00;
  • 21 de julho – Boletos a partir de R$ 0,01;
  • 22 de setembro – Processo concluído.

O que muda com o fim do boleto simples?

Além da redução de fraudes, o boleto com registro torna-se um documento oficial que registra todo o trâmite da operação de venda. Ele permite ainda a possibilidade de protestar o boleto em cartório em caso de não pagamento ou a tomada de outras ações de cobrança mais rapidamente. Na prática, o mesmo boleto é associado a possíveis cancelamentos ou alterações nas datas de vencimento ou valores.

Entretanto, é necessário se atentar para o fato de que cada cancelamento ou alteração de boleto costumeiramente vem acompanhada de uma tarifa. Esses custos extras são ruins para empresa emissora e o ato de registrar uma emissão/alteração/cancelamento fica ainda mais trabalhoso.

Já para o cliente pagador, com o fim do boleto simples, o que muda com é o ganho de algumas facilidades para pagar os boletos: boletos vencidos podem ser pagos em qualquer banco, DDA, conferência de dados antes do pagamento e fim da possibilidade de pagamento duplicado.

Como mostramos no texto, o fim do boleto simples está próximo e todas as empresas precisarão se adequar para cumprir as regras. Apesar de aumentar o custo e ser inflexível, a mudança para boletos com registro reduzirá os riscos de fraude e facilitará o rastreamento de ações criminosas.

Gostou do nosso texto sobre o fim do boleto simples? Publicamos periodicamente conteúdos sobre gestão de pagamentos, faturamento e finanças. Siga nossos perfis no Facebook e no LinkedIn !

Como gerar boletos bancários? Aprenda aqui!

Boletos bancários são uma importante ferramenta na rotina de cobrança. A boa gestão financeira é essencial  para a prosperidade dos negócios e a automação de cobrança merece uma atenção especial. Gerar boletos bancários podem facilitar sua cobrança e reduzir a inadimplência.

Este método de pagamento/recebimento pode ser a solução ideal para descomplicar a vida de seu negócio, tanto para cobranças avulsas quanto para cobranças recorrentes, como é o caso de mensalidades.

Neste texto, falaremos sobre o assunto para que você entenda como esses boletos podem ser gerados. Confira!

O que é um boleto bancário

Boleto bancário é uma opção de cobrança na qual a pessoa que o emite (beneficiário), recebe o dinheiro diretamente em sua conta corrente. Já a pessoa que vai pagar (pagador), pode realizar o pagamento em qualquer meio disponibilizado pelo sistema bancário, como agências, lotéricas, correspondentes bancários e até pela Internet.

O boleto conta com um código de barras e outro numérico, através do qual o sistema bancário é capaz de processar o pagamento e enviar essas informações para o emitente. O documento também conta com uma data de vencimento, podendo ser acrescentadas informações de multas e juros em caso de pagamento em atraso.

como gerar boletos bancários

Exemplo de boleto bancário

As vantagens do boleto 

As vantagens do boleto bancário são muitas. Quando comparado ao recebimento em espécie, o pagamento por boleto é mais seguro e flexível, já que todo o procedimento é realizado em bancos e seus canais de atendimento.

Já em relação ao cartão de crédito, o recebimento por boletos possui um custo menor e uma maior rapidez na efetivação da transação, já que em até três dias após o pagamento o dinheiro já está disponível na conta do recebedor.

E, ainda, além de utilizar o boleto impresso, é possível enviar o documento em formato digital, agilizando o processo de recebimento e economizando na hora de enviar a cobrança para seu cliente. Isso reduz a inadimplência, uma vez que o pagador possui múltiplas maneiras de realizar o pagamento.

Como gerar boletos bancários

Existem algumas maneiras diferentes para se emitir boletos bancários. Por se tratar de um serviço disponibilizado pelo sistema bancário, em algum momento você precisará de um banco ou uma empresa intermediária.

Para a emissão, é necessário entrar em contato com um banco e habilitar a conta corrente para receber pagamentos através dessa modalidade. As taxas cobradas variam de acordo com o banco. A emissão de um boleto bancário pode ser realizada em software do próprio banco ou de uma empresa especializada, como o Fatura Simples.

Na segunda opção, uma série de facilidades são oferecidas, tais como o serviço de emissão, envio direto do boleto para o e-mail do cliente, notificações de vencimentos e atrasos, dentre outras funcionalidades.

Outra opção é a utilização de uma empresa que ofereça serviços de pagamentos, tais como PagSeguro, Mercado Livre e PayPal, que realizam a intermediação com o banco. Nesses casos, é necessário realizar um cadastro na plataforma desejada para começar a emitir os boletos, sendo que cada empresa oferece diferentes tarifas e prazos.

Descomplicando a gestão de pagamentos

A agilidade nos processos de cobrança é um fator crucial em todo negócio. A utilização de um sistema de gestão cobranças permite otimizar rotinas de faturamento, integrando a realização de suas vendas à emissão de notas fiscais e envio de cobranças.

Dessa maneira, todo o acompanhamento, da venda à conciliação bancária, é realizada em um único software, otimizando o gerenciamento de recebimentos, mesmo com um volume crescente de emissão de boletos.

Pensando nisso, a Fatura Simples, empresa especializada em gestão de cobranças e faturamento, oferece uma solução completa para controle de pagamentos e cobranças; emissão de boletos bancários e notas fiscais; gestão de mensalidades, assinaturas e vendas recorrentes. Conferindo assim maior agilidade e segurança em sua gestão.

Se você gostou de saber mais sobre como gerar boletos bancários, aproveite e entre em contato para obter informações!

Como se preparar para uma ação de cobrança judicial? Aprenda aqui!

Cada vez mais, as empresas precisam se proteger da inadimplência, problema que, de acordo com dados da Serasa, atingiu o recorde no último ano. Uma dessas formas é recorrer à ação de cobrança judicial, uma tentativa de receber, em juízo, valores devidos que não foram espontaneamente pagos pelo devedor.

Neste post, selecionamos informações úteis para quem precisa se preparar para uma ação de cobrança. Não deixe de ler!

Prazos prescricionais

Antes de procurar formas de fazer valer seus direitos, é necessário verificar se ainda é possível fazer isso, ou seja, se você ainda tem prazo para isso.

A Seção IV do Código Civil trata do assunto e, a não ser que a lei estabeleça prazo menor, a prescrição ocorre em dez anos. Dívidas previstas em contratos particulares, em geral, prescrevem em cinco anos. Isso significa que o credor deve entrar com a ação de cobrança dentro desse prazo.

Recomendações preliminares

Antes de iniciar uma ação de cobrança judicial, verifique o que sua empresa pode fazer para reaver o que é devido sem que seja necessário recorrer à Justiça.

Para tanto, podem ser feitas tentativas de negociação — por telefonemas, cartas e e-mails, por exemplo — e cobranças extrajudiciais. O importante é que tudo seja documentado, pois isso ajudará no caso de ajuizamento de uma ação.

No entanto, se a situação se resolver sem o envolvimento da Justiça, será mais vantajoso para sua empresa. Assim, você evitará o desgaste financeiro e pessoal que uma cobrança judicial pode causar.

Não sabe como lidar com clientes inadimplentes?

Tipos de ação

Caso as tentativas extrajudiciais de acordo para pagamento da dívida não tenham tido sucesso, será necessário entrar com a ação de cobrança. Existem três tipos de ação para recuperar o crédito, conforme veremos a seguir.

Ação de execução de título extrajudicial

Essa ação tem como vantagem sua rapidez, mas só pode ser iniciada para a cobrança de determinados títulos de crédito. Por exemplo, cheques, notas promissórias e duplicatas, entre outros mencionados no art. 784 do Código de Processo Civil.

O devedor recebe o prazo de três dias para quitar o débito. Caso isso não ocorra, pode sofrer penhora de bens, bloqueio de contas bancárias e outras medidas que garantam o pagamento do valor reclamado.

No caso dos cheques, você tem até 6 meses para a execução da cobrança. Após este tempo, é necessário entrar com uma ação monitória.

Ação monitória

Essa é a ação para a cobrança de títulos vencidos, ou seja, de dívidas que já prescreveram, de acordo com os prazos estabelecidos em contrato ou pelo art. 206 do Código Civil. Para que ela seja ajuizada, são necessárias provas escritas e documentadas, sendo a mais usual o próprio título vencido.

Ação de cobrança – procedimento comum

Quando se reúnem todos os documentos necessários como prova, recomenda-se entrar com uma das ações anteriores, pelo fato de as duas contarem com um procedimento mais rápido.

Mas, caso não haja documentos que bastem para comprovar a dívida, ainda é possível acionar a Justiça por meio de uma ação de cobrança. Podem ser usadas provas documentais, testemunhais e periciais para ingressar com essa ação. O processo é mais demorado, por seguir todas as fases do procedimento comum, desde a audiência de instrução até a obtenção da sentença.

Documentos necessários

Definido o tipo de ação mais adequado, apresente, ao menos, os seguintes documentos ao advogado responsável pela causa:

  • documentação de identificação da empresa (CNPJ, contrato social);
  • nome e endereço completo do devedor;
  • provas materiais (contrato firmado pelas partes, cópia de cheque devolvido e de nota promissória, acordo de pagamento, protesto em cartório). Nesse momento, é importante demonstrar a existência do vínculo e também todas as tentativas de acordo feitas anteriormente;
  • detalhamento da dívida, com o valor das prestações devidas com as respectivas datas de vencimento e o valor total, acrescido dos juros combinados em contrato.

Lembrando que, devido à grande burocracia brasileira, o processo pode durar um pouco mais do que o planejado. Contar com uma empresa parceira que assuma as cobranças judiciais ou extrajudiciais é uma boa solução para que o seu negócio mantenha boas relações com clientes e parceiros comerciais.

Assim, antes mesmo de a sua empresa precisar ajuizar uma ação de cobrança, entre em contato com a Fatura Simples. Conheça uma forma eficiente e eficaz para reduzir a sua taxa da inadimplência investindo em um sistema de cobrança online!

Carta de cobrança: entenda o que é e aprenda a fazer!

Estima-se que 61 milhões de brasileiros estarão com contas em atraso até o final do ano. Com um índice tão alto de inadimplência, saber como fazer uma carta de cobrança pode ser a solução para contornar esse problema.

Embora seja uma situação delicada, existem modelos de cobrança amigáveis e que aumentam consideravelmente as chances do pagamento do débito. Neste artigo, separamos algumas dicas para ajudar você a cobrar seus clientes de forma eficaz.

Adote uma postura amigável

Saber o tom que deve ser usado na hora de fazer uma cobrança é uma das grandes dúvidas dos profissionais responsáveis. Seja direto e empático com o seu cliente, jamais use um tom agressivo. Entenda que a situação requer tato e respeito com o consumidor.

Primeiramente, é importante assumir a postura de que seu cliente ainda não realizou o pagamento por não ter condições. Caso a falta de pagamento seja por negligência, o melhor caminho é procurar a justiça. Lembrando-se sempre de tomar ações amigáveis e nunca de confronto.

Esteja aberto para renegociar

É fundamental se manter aberto para negociar com o cliente. Pode-se oferecer desde uma forma de parcelamento maior até um desconto mais atraente, contanto que esteja de acordo com as políticas da empresa.

Quer saber mais sobre carta de cobrança?

Conheça os formatos mais comuns de cobrança

A tecnologia permite usar diferentes meios de comunicação na régua de cobrança. A forma adotada dependerá das políticas internas da sua empresa e também do perfil de seus clientes. Conheça os modelos mais comuns:

SMS

O SMS é ideal para ser usado como lembrete sobre um vencimento ou como forma de guiar o cliente para que entre em contato. O aviso deve ser curto e objetivo. Confira um exemplo:

“Prezado (cliente),
Temos uma excelente proposta de negociação para o senhor.
Solicitamos que entre em contato com a nossa central (telefone).
Aguardamos seu retorno.”

Telefone

As cobranças telefônicas já não são tão comuns e em sua maioria geram muito desconforto para os responsáveis, pois é impossível prever a reação do consumidor.

Não existe um formato ideal para os telefonemas e o profissional deve estar preparado para todo o tipo de situação, só assim poderá ter êxito.

Tente extrair o maior número de informações sobre o cliente e também tenha diferentes formas de pagamento para oferecer. É importante ser empático, mas sem perder o foco inicial que é a cobrança.

Por fim, prepare-se para ouvir desculpas e tenha jogo de cintura para respondê-las, sempre de forma educada.

Carta

A carta é um recurso mais formal e deve ser sempre enviada via Sedex ou carta registrada com AR (aviso de recebimento), para confirmar o recebimento do documento. Esse ainda é o recurso mais comum para notificar o consumidor que uma dívida foi protestada ou enviada ao departamento jurídico para cobrança.

E-mail

Enviar uma notificação por e-mail permite ao setor de cobranças monitorar o recebimento e interagir com os clientes de forma ágil. Além disso, é possível encaminhar aos clientes informações mais detalhadas e oferecer diferentes formatos de pagamento.

Essa é uma ótima solução caso o consumidor esteja aberto à negociação ou pretenda começar a quitar seus débitos.

Crie um modelo de carta de cobrança amigável

Nesses casos, é possível utilizar correspondências via Correios e também cobranças por e-mail. Ambas têm a mesma validade.

Apresentação

No uso da carta, vale ressaltar que apenas o conteúdo no interior da correspondência deve enfatizar que se trata de uma dívida. Isso é muito importante para que terceiros não tomem conhecimento da situação.

Tom da mensagem

De maneira geral é importante manter um tom neutro e ir direto ao ponto, sem palavras ou termos desnecessários. Segundo o Código de Defesa do Consumidor, o inadimplente não deve ser exposto ao ridículo nem constrangido de qualquer forma. Então, tome cuidado com o discurso usado.

Exemplo de e-mail ou carta

A seguir, confira um exemplo simples de cobrança amigável:

“Prezado (nome),

Constatamos uma pendência em nosso sistema referente ao pagamento do (produto/serviço), com vencimento em (data). Segue anexo um boleto de cobrança atualizado. Pedimos a gentileza de realizar o pagamento até a data estabelecida.

Em caso de dúvidas, por favor, entre em contato com a nossa central (telefone).

Atenciosamente,

(nome da empresa).”

A forma de cobrar pode ser determinante para que sua empresa tenha uma dívida quitada ou fique sem o recebimento da quantia. Criar uma carta de cobrança cordial pode ser a melhor saída nessas situações.

Quer se aprofundar neste assunto? Baixe gratuitamente o nosso Guia Prático de Cobranças de Sucessos, aprenda mais sobre o processo e receba um kit com modelos de carta de cobrança!

Por que investir em um sistema de cobrança online?

Uma situação desagradável para os empresários, gestores e até mesmo para os funcionários é cobrar clientes inadimplentes. É por isso que investir em um sistema de cobrança online é uma ótima opção, mesmo para pequenas empresas.

Pensando nos benefícios que um sistema de cobrança online traz para o negócio, escrevemos este artigo para você.

O que é um sistema de cobrança online?

São sistemas que emitem cobranças, notas e faturas automáticas. Com ele, é possível reduzir os custos e os erros do trabalho manual, trazendo eficiência para sua régua de cobrança. Esses sistemas também permitem a utilização de vários meios de pagamento.

A grande vantagem é que são uma ferramenta escalável, assim seu negócio poderá realizar um grande número de cobranças da mesma maneira. Além disso, um sistema online de cobrança, provavelmente terá ferramentas fundamentais para a gestão financeira da empresa. Por exemplo, o registro de fluxo de caixa e relatórios.

Veja os benefícios…

1. Agilidade na operação

Ter que realizar manualmente a conferência mensal dos pagamentos que foram realizados e daqueles que não foram é uma tarefa cansativa e que consome muito tempo, não é mesmo?

Com a ajuda de um sistema de cobrança online, você não precisará mais fazer isso. Ele vai controlar a data de pagamento de cada cliente e ainda pode ser possível extrair todas as informações em relatórios. Em casos de atraso, será possível enviar lembretes e 2ª via das contas com atualização dos juros.

Além disso, é possível emitir automaticamente a Nota Fiscal e o boleto de cobrança. Ambos disponibilizados para o cliente por meio eletrônico.

2. Melhor organização das informações

Com a utilização da cobrança online, é possível ter acesso a tudo o que está acontecendo em uma só tela. Facilmente, será possível separar todas as movimentações de acordo com a data.

Além do controle das finanças, este processo deixa tudo mais organizado. Facilidades, tanto a localização das informações quanto a gestão da empresa. Com um layout simples, você também conseguirá visualizar tudo de forma rápida e precisa. Isso facilitará a tomada de decisões e as ações internas.

Não sabe lidar com a inadimplência?

3. Redução de custos

Como a plataforma realiza cobranças e cálculos de forma automática, com ela é possível reduzir os erros do trabalho manual. É bastante comum erros nos cálculos dos juros, da correção monetária e das multas.

Sem contar com a possibilidade de reduzir os custos com funcionários que antes tinham que se dedicar somente à função de cobrança. Com a utilização do método online de cobrança, esses colaboradores podem ser realocados para realizarem outras atividades importantes da empresa.

4. Melhor controle de fluxo de caixa e gestão de cobranças

Os relatórios são gerados automaticamente e de forma bem discriminada e explicada. Com eles, é possível saber quem realizou o pagamento e os clientes que ainda não pagaram. Você também poderá ver o dinheiro disponível em caixa, o total a receber e várias outras informações importantes.

Com isso, ficará bem mais fácil para você e sua equipe terem noção das receitas da empresa e dos problemas que podem vir a surgir em razão de eventuais atrasos nos pagamentos.

5. Agenda de pagamentos

Isso mesmo! Além de otimizar as cobranças, o uso de uma plataforma de cobrança online, que tenha outras funções financeiras, como o fluxo de caixa, também permite que você agende todos os seus pagamentos de forma simples e descomplicada.

Para isso, basta que você registre quais são as despesas e as datas de vencimento que o sistema registra o seu pagamento na data escolhida.

Assim, você também evita dores de cabeça por esquecimento e, claro, ganha um lembrete para realizar o seu pagamento dentro do prazo de vencimento.

6. Melhor relacionamento com os clientes inadimplentes

Manter um relacionamento saudável com os clientes é muito importante para as empresas. Por isso, a cobrança pode ser uma situação complicada. Dependendo do valor da dívida, do tempo de atraso ou da justificativa apresentada, a comunicação será difícil.

Com a utilização de um sistema de cobrança online, esse problema será reduzido e o envio de cobranças não vai gerar constrangimento direto para nenhum dos lados.

Como você pode perceber, a simples decisão de investir nesse método com certeza tornará a rotina da sua empresa muito mais fácil, ágil e contribuirá para que você tenha menos prejuízos financeiros.

A utilização de um sistema de cobrança online facilita a implantação de uma régua de cobrança eficiente e eficaz. Isso reduz seus custos, a sua taxa de inadimplência e aumenta os seus rendimentos.

Você pode baixar gratuitamente nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso, se aprofundar nos assuntos de régua de cobrança e receber um kit com modelos de carta de cobrança para utilização no seu processo.

Ainda restaram dúvida sobre a importância da utilização de um software? Então, entre em contato conosco e vamos conversar!

Como resolver os problemas da cobrança manual?

Fazer cobranças é responsabilidade de todo setor financeiro. Sem dúvidas, é uma atividade que requer muita atenção e qualquer descuido pode gerar problemas com inadimplência ou desgaste com clientes. Principalmente se você escolheu fazer a cobrança manual.

A crescente percepção da importância das cobranças dentro do setor financeiro criou uma demanda por processos bem definidos e bem executados. Olhando pro mercado, conseguimos notar também o surgimento de várias ferramentas com foco em gestão, otimização e metrificação de todo o fluxo de cobranças.

Gerir e executar bem seu fluxo de cobranças é requisito obrigatório para eliminar gargalos no setor financeiro e maximizar sua receita já conquistada.

Neste post, comentamos sobre os problemas e limitações da cobrança manual, a importância da otimização do processo de cobrança e a necessidade de utilizar a tecnologia.

Cobrança manual: problemas e limitações

Infelizmente, com a dificuldade da cobrança manual, é bastante comum que uma empresa veja sua taxa de clientes inadimplentes crescer até que a situação fuja do controle.

Esse método de cobrança possui muitos gargalos e problemas que acabam contribuindo ainda mais para a desorganização do seu setor financeiro. Os principais problemas da cobrança manual são:

1. Difícil organização

Manter a organização das cobranças é uma tarefa que exige muito tempo e atenção. Alimentar manualmente planilhas ou sistemas é trabalhoso e também perigoso, pois cria oportunidades para o erro humano.

Quanto maior a quantidade de clientes faturados e funcionários envolvidos na cobrança, mais difícil manter o controle.

Na hora da cobrança, se o seu negócio não estiver munido de informações essenciais e precisas sobre a situação, um possível erro na cobrança pode desgastar a sua relação com o cliente.

2. Requer muito tempo

A cobrança é uma tarefa muito trabalhosa. Muito tempo é gasto com atividades repetitivas. Por exemplo, emissões de boletos/notas, envios de emails e ligações telefônicas.

Quanto mais clientes, mais complexa e trabalhosa essa operação se torna. Se a taxa de inadimplência aumenta, o processo se tornará ainda mais custoso.

3. Erros

É muito comum acontecerem erros durante o processo de cobrança manual. Quanto pior a organização, mais absurdos podem ser os erros e maior o desgaste com o cliente. Também é comum que cobranças passem em branco.

4. Atividades diárias X Atividades da cobrança

Quanto maior a quantidade de clientes, mais tempo é gasto com as atividades de cobrança. Toda empresa tem recursos limitados e para fazer uma cobrança bem feita – com dados confiáveis e inadimplência sob controle – gasta-se muito tempo.

Cada minuto gasto com cobrança é um minuto a menos dedicado ao crescimento da sua empresa.

5. Alto custo

Erros, tempo gasto, inadimplência fora do controle, falta de dados para tomada estratégica de decisões… Tudo isso custa dinheiro e não é pouco!

Quer aprender as regras de uma cobrança de sucesso?

Otimize o processo de cobrança

O primeiro passo para a boa organização de um negócio é ter processos bem definidos. Isso faz com que o conhecimento esteja na organização e não apenas com a pessoa que exerce aquela determinada atividade ou função (gestão do conhecimento).

Conhecer o processo é o primeiro passo para defini-lo. Definir o processo é o primeiro passo para segui-lo e, assim, diminuir os riscos de cair na desorganização. No dia a dia da empresa, com a execução do processo, vem a oportunidade de observação dos gargalos e otimização.

A régua de cobrança é um processo valioso para melhorar a organização da cobrança manual, e minimizar os problemas citados acima. Ainda assim, o fator manual é um verdadeiro perigo para a organização, principalmente quando se trata de cobrança.

Tecnologia é a solução!

A inserção de tecnologia na régua de cobrança garante o bom fluxo do processo, já que em alguns passos você automatiza todas as cobranças. Diminuindo os riscos de erro uma vez que a informação estará armazenada no programa e não com o funcionário que executa a ação.

Uma solução infalível para executar o processo à risca é utilizar um software de gestão de faturamento. Com essa ferramenta todo o fluxo de cobranças é feito de forma automática. São garantidos os ganhos com economia de tempo, redução da inadimplência, eliminação de erros e melhoria de gestão.

Além disso, a utilização de um sistema contribui para a gestão do conhecimento na organização, o que garante uma boa operação independente de quem esteja na função.

Você ganhará facilidade no controle e na gestão do conhecimento, agilidade na execução, reduzirá seus custos e, principalmente, a sua taxa de inadimplência.

Se ainda resta alguma dúvida sobre o sério perigo que se corre ao cobrar manualmente, veja alguns motivos para investir em um sistema de cobrança online.

Se você acha que este é o momento de otimizar sua operação de cobranças, nós vamos te ajudar. Entre em contato conosco. Estamos prontos para eliminar, de uma vez por todas, a cobrança manual da sua empresa!