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Categories: Gestão Financeira

4 dicas para otimizar o controle de contas a pagar e a receber

Ter uma organização sólida, que gere dados para melhores tomadas de decisão é o desafio de qualquer gestor que queira evoluir/crescer o negócio. Fazer o controle de contas a pagar e a receber é essencial para a eficiência do setor financeiro.

Crie um cenário que você possa acompanhar, com fácil acesso, o status de cada compromisso financeiro do seu negócio. Seja na hora de pagar suas contas ou quando for receber por serviços prestados.

Considerando a importância deste controle para a saúde financeira da empresa, comentamos sobre 4 pontos indispensáveis para que você mantenha uma boa gestão de contas no seu negócio. É simples!

1. Registrar e analisar informações

Registrar todas as entradas e saídas sempre é o mínimo que se pode fazer em qualquer negócio que queira crescer. Esta é a base da sua prestação de contas.

Um bom começo é utilizar uma planilha de fluxo de caixa. Com essa ferramenta, você pode monitorar toda entrada e saída de recursos operacionais do negócio. Algumas informações que devem ser registradas:

  • contas pagas;
  • vendas faturadas;
  • Investimentos em marketing;
  • custos de produção ou prestação de serviço;
  • despesas de funcionários.

Além disso, é com o fluxo de caixa que você realiza projeções financeiras. Basta fazer uma análise com base em todo o histórico financeiro da empresa. Com as informações registradas, você se prepara melhor, agindo adequadamente em qualquer situação.

2. Utilizar um gerenciador financeiro

Utilizar as melhores ferramentas disponíveis para administração do negócio facilitará a sua vida. Você pode utilizar desde uma planilha grátis ou, preferencialmente, uma plataforma paga. Assim, você poderá contar com a equipe de suporte.

Além de automatizar diversos processos, utilizar tecnologia adequada te permitirá realizar diversas ações e fornecerá informações essenciais em tempo real. Por exemplo:

  • ser notificado sobre cobranças a fazer ou contas a pagar;
  • ter acesso a gráficos e indicadores de desempenho;
  • emitir faturas e até mesmo atualizar valores com cobrança de juros ou multa;
  • configurar sua régua de cobrança para melhor se ajustar ao seu negócio.

Existe inúmeras soluções, você só precisa saber como escolher a que mais se adequa ao seu perfil. Por exemplo, existem plataformas que trabalham com a gestão de cobranças. A emissão de faturas, boletos e notas fiscais e sua régua de cobrança, nesse caso, é realizada de maneira automática para o cliente.

Por meio de ferramentas de comunicação digital, como e-mail e SMS, a plataforma incorpora no processo as cobranças de cada cliente até o pagamento ser confirmado. Isso, facilita o acompanhamento de cada caso de uma maneira mais ampla, permitindo que a máquina faça todo o controle de contas a pagar e a receber.

3. Definir bem os processos gerenciais

É importante definir cada etapa do processo e acompanhar a execução. Um bom começo é estabelecer prazos para o pagamento de fornecedores e para o recebimento de clientes, pois é uma forma de organizar um cronograma financeiro.

Além disso, é preciso definir qual é o papel dos colaboradores em todo o processo. Eles precisam ter funções bem claras, como os procedimentos de registro, de emissão e coleta de notas fiscais. Para isso, é claro, você deve investir no treinamento de toda a equipe.

Nós disponibilizamos um e-book que fala sobre a régua de cobrança, um processo essencial no controle das contas a receber. Baixe gratuitamente o nosso “Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso”.

4. Criar estratégias de cobrança

É importante falarmos sobre as estratégias de cobrança e como você vai posicionar seu negócio. Nesta questão, você deve pensar como será o método para aquisição do serviço/produto e também quais meios de pagamento serão aceitos.

Além disso, é essencial estabelecer políticas de controle, normas de conduta para os profissionais que vão atuar nos casos mais delicados e como todo o processo de cobrança será realizado. Determine prazos, formas de pagamento, ouvidorias para o cliente, entre outras coisas.

Para otimizar o controle de contas a pagar e a receber, é importante que exista uma união entre tecnologia, processos padronizados e uma equipe qualificada. Com esse tripé, você garante uma gestão financeira mais equilibrada, o que é fundamental para que seu negócio cresça com organização e planejamento.

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