A régua de cobrança é um processo fundamental para a boa gestão de cobranças. Apesar disso, o processo é inexistente, e até desconhecido, em grande parte das empresas brasileiras.

São em momentos de inadimplência fora de controle que a existência e importância da régua de cobrança são descobertas. Essa é a ferramenta principal para que você tenha uma previsibilidade de operação e de resultados sobre suas cobranças e recebimentos.

Nesse post, comentamos sobre o que é uma régua de cobrança, por que ela é importante para o seu financeiro e como você pode aplicá-la na sua empresa.

Afinal, o que é a régua de cobrança?

Por definição, a régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira que padroniza o processo de mensagens e notificações de cobranças para os seus clientes. Um guia que orienta o passo a passo a ser executado, desde a primeira notificação de cobrança até o pagamento ser realizado.

Sendo assim, é um dos métodos mais importantes na prevenção da inadimplência.

Qual a importância da régua de cobrança para a gestão financeira?

Colocando a atividade de cobrança dentro de um fluxo bem definido, a empresa tem a garantia que a dívida não seja esquecida. Com a boa execução do processo, a empresa ganha a oportunidade enxergar os gargalos e melhorar sua operação.

Mapear um processo e executá-lo à risca é algo que melhora, e muito, a gestão do negócio. A empresa ganha previsibilidade no resultado da atividade e também no passo a passo de sua operação.

Em outras palavras, uma boa régua de cobrança implica num fluxo de caixa mais saudável, já que a inadimplência é mantida sob controle e os atrasos são minimizados.

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Como criar uma régua de cobrança?

Ao criar uma régua de cobrança, você deve levar em consideração o contexto da empresa. Isso envolve qual o perfil dos seus clientes, como realizam os pagamentos (boleto, cartão, depósito, …) e como a gestão financeira é realizada.

Sua missão é fazer o cliente eleger seu pagamento como o mais importante e conveniente dentre todos os fornecedores. Com isso em mente, estar no lugar certo e na hora certa é um diferencial altamente eficaz. [1]

Aqui temos algumas sugestões para cada forma de pagamento:

Régua de cobrança para boletos bancários

O pagamento por boleto exige uma ação do cliente. Por isso, além de lembrá-lo continuamente do pagamento pendente, é importante facilitar ao máximo a ação de pagar.

É importante que a cobrança seja enviada levando em consideração as datas em que o cliente teria mais condições para efetivar o pagamento – geralmente entre os dias 5 e 15 do mês. Para evitar atrasos, enviar um lembrete um ou dois dias antes do vencimento é uma estratégia bastante eficaz e pode ser, por exemplo, uma das primeiras atividades de uma régua de cobrança.

Além da primeira cobrança e lembrete de vencimento, o cliente deve receber repetidas notificações até que realize o pagamento. Após um período de 30 a 45 dias, o serviço deve ser suspenso. Se o atraso chegar a 60 dias, a cobrança pode ser feita juridicamente.

Sugestão de régua de cobrança:

1. A primeira cobrança é enviada no primeiro dia do mês com vencimento entre os dias 5 e 15 do mês.
2. Um ou dois dias antes do vencimento, um lembrete é enviado para o cliente.
3. Em caso de não pagamento, a cobrança é repetida a cada 7 dias (corridos).
4. Após 4 repetições, o serviço deve ser suspenso.
5. Após 8 repetições, a cobrança deve ser feita judicialmente.

Notificações de vencimento por SMS podem ser bastante eficazes, principalmente para clientes pessoa física. No corpo da mensagem deve receber o essencial para que consiga realizar o pagamento e um link para que veja os detalhes da fatura.

Ao dialogar com o cliente, seja neutro e mantenha sua firmeza. O bem mais importante que você tem é sua boa relação com seus clientes, logo tome cuidado para não desgastá-la.

Régua de cobrança para cartão de crédito

No caso do pagamento pagamento online por cartão de crédito – como se paga pelo netflix ou spotify, por exemplo – é comum que aconteça algum problema relacionado ao limite mensal do cartão, vencimento do cartão ou suspeita de fraude.

Cada caso de insucesso na cobrança exige um caminho específico para resolução. Se o cartão estiver vencido, é preciso notificar o cliente para que seja feita a atualização para o novo cartão ou para que modifique o meio de pagamento.

Se houver suspeita de fraude, as próximas tentativas de cobrança devem ser feitas conforme regras da operadora do cartão ou do banco emissor. O mesmo vale para quando a recusa ocorre devido ao limite insuficiente.

A cobrança por cartão deve seguir fielmente as regras impostas pelo banco emissor e operadora. Caso contrário você pode perder o direito de realizar esse tipo de cobrança. Por isso é importante que você tenha esse processo muito bem definido ou contrate uma ferramenta que já tenha isso.

Régua de cobrança para depósito ou transferência

O mesmo fluxo do boleto se aplica no depósito ou transferência. A dificuldade maior é na cobrança de multa e juros, já que o cliente tem liberdade para preencher o valor no pagamento. Nesse caso, pode-se cobrar o valor excedente não pago no mês seguinte.

Resumindo…

A régua de cobrança é uma ferramenta fundamental e ignorá-la é deixar dinheiro na mesa. Controlar as notificações e cobranças de maneira estratégica é essencial para manter seu fluxo de caixa sob controle.

Além de melhorar os rendimentos do seu negócio, definir um passo a passo do que fazer desde a primeira notificação até a conclusão do pagamento colabora com a gestão do conhecimento.

Importante lembrar que executar este processo com o auxílio de tecnologia é muito mais vantajoso, pois além de automatizar diversas etapas, você terá acesso à relatórios e poderá tomar decisões de maneira muito mais assertiva.

Agora que você sabe o que é a régua de cobrança, aprofunde-se no assunto baixando gratuitamente o nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso!

Se você acha que este é o momento para implementar este processo no seu negócio, preencha este formulário e entraremos em contato!

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