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e-Social: o que é e quais os benefícios, desafios e prazos para 2018?

Em 2014, o Governo Federal do Brasil anunciou a criação do sistema e-Social visando melhorias na gestão das informações trabalhistas. Ao unificar informações de diversas obrigações trabalhistas, o sistema trará benefícios para todas empresas, trabalhadores e órgãos públicos.

Porém, como toda grande mudança, o período de adequação à plataforma eSocial e às novas normas trará alguns desafios. Neste texto, você verá…

O que é o e-Social?

O eSocial é uma plataforma desenvolvida pelo Governo Federal, cujo objetivo é fazer com que as informações trabalhistas que precisam ser enviadas para os órgãos responsáveis pela fiscalização sejam unificadas em um mesmo local.

A implantação do sistema teve início em 2014, somente com as informações dos trabalhadores domésticos. Agora, em 2018, todas as empresas e empregadores do país devem se adequar às novas regras.

Ele envolve a Receita Federal do Brasil (RFB), o Ministério Público do Trabalho (MPT), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência Social (MPS) e a Caixa Econômica Federal, responsável pela gestão do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).

Englobando todos os entes públicos citados acima, e-Social unifica 15 obrigações trabalhistas. São elas:

  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • Folha de Pagamento;
  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • GPS – Guia da Previdência Social;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

Cronograma eSocial 2018-2019: prazos para adequação das empresas

A expectativa é que a implantação do e-Social seja concluída em Julho de 2019. O processo foi planejado em 3 etapas. Elas foram divididas por grupos de empresas e órgãos públicos, confira:

  • Etapa 1 (Jan/18 a Jan/19)
    • Grandes empresas (faturamento anual superior a R$78 milhões)
  • Etapa 2 (Jul/18 a Jan/19)
    • Demais empresas (incluindo Simples, MEIs e CPFs empregadores)
  • Etapa 3 (Jan/19 a Jul/19)
    • Órgãos públicos

Para cada uma das etapas acima, serão 5 fases. Veja o cronograma detalhado na imagem abaixo:

Benefícios para empresas, trabalhadores e órgãos públicos

Unificando quinze trâmites trabalhistas, o e-Social contribuirá para a otimização na gestão de todas as partes envolvidas. A adesão ao sistema vai diminuir a burocracia dos processos, eliminar informações duplicadas e facilitar a recuperação de dados.

Além disso, o e-Social traz transparência entre empresas, trabalhadores e órgãos públicos, facilitando a fiscalização, evitando fraudes e garantindo melhorias nos cumprimentos da legislação trabalhista.

 

Desafios do e-Social para PME’s

Rapidamente podemos enxergar os benefícios do e-Social, mas para obtê-los, o uso da plataforma deve ser exemplar. Por isso, não podemos deixar de falar nos desafios da implantação do e-Social. São eles:

  1. Sincronização do trabalho e mudança na rotina;
  2. Garantir consistência dos dados enviados;
  3. Cumprir prazos do e-Social;
  4. Realizar comunicação imediata;
  5. Encontrar suporte técnico adequado.

1. Sincronização do trabalho e mudança na rotina

Toda rotina sofre mudança com a introdução de um novo elemento. Assim, a introdução do e-Social nas empresas mudará a rotina quanto às obrigações trabalhistas. Com uma plataforma integrada, os setores de contabilidade, gestão de pessoas e jurídico devem estar preparados para colaborar entre si e trabalhar em sincronia. 

2. Garantir consistência dos dados enviados

A colaboração no trabalho entre os setores deve refletir na conformidade dos dados enviados aos órgãos públicos. A unificação dos dados facilita a fiscalização e dados corretos é que vão sinalizar o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte das empresas.

Sem contar que, caso haja inconsistência de dados no e-Social, sua empresa pode ser autuada e/ou multada.

3. Cumprir prazos do e-Social

As obrigações trabalhistas vencem mensalmente e as empresas devem estar atentas para conseguir cumprir os prazos. É fundamental que as empresas se adaptem rapidamente ao novo processo e tenham em mente os prazos da plataforma.

4. Realizar comunicação imediata

Como o e-Social é conectado à internet e dá fácil acesso para empresas, trabalhadores e órgãos públicos, Registros de Eventos Trabalhistas (RET*) devem ser comunicados imediatamente.

* são considerados RET, todos os eventos dentro da relação empresa-trabalhador que acontecem esporadicamente.

5. Encontrar suporte técnico adequado

Os dados precisam ser enviados ao eSocial por meio de arquivos. Tabelas e planilhas salvas na extensão XML. Além disso, para acessar o sistema, é preciso que seja obtido um certificado digital, exceto para microempreendedores individuais e micro e pequenos empresários que se enquadrem no Simples Nacional.

Está preparado para se adaptar ao e-Social?

Embora o eSocial pareça complicado em um primeiro momento, após a adaptação, as empresas poderão desfrutar de um sistema único para cumprir com muitas de suas obrigações. O e-Social otimiza uma série de processos inerentes às obrigações trabalhistas.

Esta mudança nos mostra que, cada vez mais, é fundamental que os negócios estejam adaptados a funcionar com auxílio de tecnologia. Por isso, é muito importante que você se adapte a esta nova realidade e busque soluções para otimizar a operação do seu negócio, inclusive no tocante ao e-Social.

Ficou com alguma dúvida sobre o assunto ou quer compartilhar sua opinião conosco? Então deixe um comentário no espaço abaixo! Receber seu retorno é sempre uma satisfação.

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