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Categories: Regulação Fiscal

Emissão de Nota Fiscal (processo completo + dicas práticas)

A emissão de nota fiscal é requisito obrigatório para regularização de todas as empresas no país. Portanto, é através deste documento fiscal de venda de produtos ou prestação de serviços que acontece o recolhimento de impostos.

Anteriormente apenas em papel, hoje o nota fiscal já pode ser emitida por meio eletrônico (NF-e). Porém, devido a existência da burocracia, os vários tipos de nota fiscal e regimes tributários, muitos ainda se perguntam: como emitir nota fiscal?

A resposta é simples! O passa a passo para emitir a NF-e é:

  1. Conheça os tipos de Nota Fiscal;
  2. Registre ou verifique a validez do seu CNPJ;
  3. Credencie sua empresa na Secretaria da Fazenda (SeFaz);
  4. Obtenha um certificado digital;
  5. Utilize um sistema de emissão de NF-e;

processo de emissão de nota fiscal: passa a passo para emitir nota fiscal

1. Conheça os tipos de Nota Fiscal

Entender os tipos de nota fiscal é o primeiro passo para descomplicar a emissão do documento. Existem apenas três tipos de NF. São elas:

  • Produto: para mercadorias, geralmente, em transações entre empresas;
  • Serviço: para prestadores de serviço;
  • Consumidor: documento fiscal para venda direta, ou seja, sem identificação do comprador. Utilizada, por exemplo, em supermercados, farmácias e etc.

Lembrando que, atualmente, para cada um dos tipos de nota fiscal, também existe a NF-e (nota fiscal eletrônica).

veja os tipos de nota fiscal

2. Registre ou verifique a validez do seu CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) é o primeiro registro para toda e qualquer empresa. Ele garante a existência legal do seu negócio. Os tipos de CNPJ existentes são:

  • Microempreendedor Individual (Atenção: o processo para emissão de nota fiscal para MEI é diferente!);
  • Sociedade Ltda;
  • Sociedade Anônima;
  • Empresário Individual de Responsabilidade Limitada
  • Sociedade Individual

Para escolher e registrar o CNPJ, é essencial contar com a ajuda de um contador ou de um escritório de contabilidade para auxiliar neste processo, já que este reflete diretamente na situação fiscal da empresa.

Uma vez com CNPJ correto em mãos, ou caso você já o tenha, é necessário verificar junto ao governo, também com o auxílio de um contador ou um escritório de contabilidade, qual é o tipo de enquadramento da empresa e o tipo de nota fiscal que deve emitir.

O enquadramento tributário ou regime tributário nada mais é que um conjunto de regras diferentes e específicas para cada tipo de pessoa (jurídica ou física) as quais regem as normas de tributação. Existem três tipos de regimes tributários mais utilizados no Brasil:

  • Simples Nacional;​
  • Lucro Presumido;
  • Lucro Real.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário que facilita e simplifica a tributação de micro e pequenas empresas. Este regime tributário permite o recolhimento de todos os tributos – federais, estaduais e municipais – através de uma única guia. A base de apuração para estes impostos é a receita bruta. Para estar dentro deste regime tributário, basta que a pessoa jurídica esteja enquadrada na condição de microempresa ou empresa de pequeno porte.

Para enquadrar-se como microempresa, a receita bruta deve ser igual ou inferior a R$360 mil reais. Se a receita bruta anual for superior a R$360 mil reais e igual ou inferior a R$4.8 milhões de reais, a sociedade será enquadrada como empresa de pequeno porte. Já o microempreendedor individual, que é a pessoa que trabalha por conta própria e se legaliza como pequeno empresário optante pelo Simples Nacional, deve ter receita bruta anual de até R$81 mil reais.

Lucro Presumido

Já o Lucro Presumido é uma forma de tributação simples a qual determina a base do cálculo do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL) das pessoas jurídicas. Para optar por este regime de tributação, a receita bruta total da pessoa jurídica, no ano anterior, deve ter sido igual ou inferior a R$48 milhões de reais ou R$4 milhões de reais multiplicado pelo número de meses de atividade do ano-calendário anterior, quando inferior a 12 (doze) meses.

Lucro Real

Ao contrário dos regimes anteriores, o Lucro Real não simplifica a apuração dos tributos. Neste regime, a apuração de impostos é baseada no faturamento mensal ou trimestral da empresa e o cálculo dos impostos incide sobre o lucro efetivo desta. Este regime é obrigatório para negócios como: bancos comerciais, sociedades de créditos, corretoras de títulos, factoring, investimentos e financiamentos. Além disso, incluem-se neste regime empresas que possuem um Faturamento Bruto Anual superior a R$48 milhões.

Portanto, o tipo de enquadramento deve ser decidido junto ao contador, onde será possível identificar as possibilidades conforme o faturamento, valores apurados, sazonalidades, limites de faturamento e as atividades permitidas para cada opção de enquadramento.

regimes tributários para empresas brasileiras

3. Credencie sua empresa na Secretaria da Fazenda (SeFaz) ou de Finanças (SEFIN)

Para habilitar a emissão de Nota Fiscal, o seu negócio deve estar credenciado na Secretaria da Fazenda.

Dessa forma, quem vai emitir nota fiscal de produtos ou do consumidor, o registro deve ser feito na Secretaria da Fazenda a nível estadual. Este registro é chamado de Inscrição Estadual, a qual formaliza a comercialização de produtos físicos e permite a emissão de Nota Fiscal de Venda ou de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), regularizando-se perante à Receita Federal.

Já para os prestadores de serviço, a emissão da nota fiscal eletrônica está ligada à esfera municipal. Portanto, é necessário credenciar o seu negócio junto à Prefeitura da sua cidade através da Inscrição Municipal.

A Inscrição Municipal segue a mesma lógica da Inscrição Estadual, porém é de responsabilidade de cada prefeitura. Logo, ao prestar um serviço, seja via internet ou ambiente físico, é imprescindível ter um número de Inscrição Municipal na cidade em que sua empresa é sediada.

Portanto, o processo de emissão de notas fiscais de serviço varia pois cada prefeitura possui suas legislações e particularidades quanto a emissão de nota fiscal de serviço. Procure a prefeitura da sua cidade e informe-se sobre suas legislações referentes ao tema.

Novamente, o auxílio de um contador é fundamental para que não ocorram erros, regularizando a situação da empresa de maneira eficiente.

4. Obtenha um certificado digital

O certificado digital é uma comprovação eletrônica para os seus registros. No caso de empresas, o certificado digital será representado pelo e-CNPJ.

Esta comprovação deve ser adquirida junto a alguma instituição denominada Autoridade Certificadora (AC), que são credenciadas junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A solicitação para a emissão do certificado digital pode ser feita através do site da Autoridade Certificadora escolhida, onde encontra-se informações sobre custos, documentação e esclarecimentos necessários. Você pode ver mais informações sobre o e-CNPJ na Receita Federal.

Essas comprovações são necessárias para habilitar a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e). Essa modalidade te permite economizar recursos, diminuir erros e garantir rapidez na emissão dos documentos.

5. Utilize um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)

A emissão da NF-e envolve a utilização de um software, seja ele gratuito ou pago. As próprias Secretarias da Fazenda disponibilizam gratuitamente seus emissores, porém recomendamos o investimento em um sistema emissor de nota fiscal. Portanto, uma vez apto a emitir notas fiscais, não deixe de contratar uma plataforma para fazer a emissão e gerenciamento delas. Você ganhará tempo e praticidade utilizando uma solução adaptada à sua realidade.

Além disso, ao investir em um emissor, você tem à sua disposição o suporte da empresa que contratou e uma série de funcionalidades bastante úteis para sua gestão. Estas plataformas emissoras de notas fiscais também podem ter funcionalidades de um bom gerenciador financeiro. (Tem dúvidas sobre gerenciador financeiro? Saiba mais aqui).

Sendo assim, utilizar um sistema de emissão ou gerenciador financeiro com emissão de NF-e é o primeiro passo para a otimização dos processos do setor. Como pode-se ver, emitir nota fiscal é um processo relativamente simples, mas que envolve muitos detalhes e burocracia. Por isso, enfatizamos sempre a importância do auxílio de um contador ou de um escritório de contabilidade.

Quer aprender mais? Acesse o nosso blog e confira todos os artigos sobre nota fiscal.

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