Manter a inadimplência sob controle é um desafio para qualquer negócio, especialmente em cenários com grande volume de cobranças ou de crescimento acelerado. São nesses momentos que uma empresa de cobrança e/ou um sistema para gestão de cobranças e faturamento são importantes.

Uma gestão de cobranças e faturamento bem feita é o que vai garantir recebimentos em dia. Para algumas empresas, um escritório de cobrança terceirizada é a solução ideal. Para outras, uma equipe interna com um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é suficiente para garantir a redução da inadimplência. Ainda existem aquelas em que faz sentido uma abordagem mista, com uso de software e terceirização de serviços.

Independente do modelo, ter um processo de cobranças bem definido e seguido à risca é requisito essencial para obter bons resultados. Portanto, neste artigo, vamos comentar sobre os seguintes tópicos:

  1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?
  2. Por que terceirizar as cobranças?
  3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?
  4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

1. O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Uma empresa ou escritório de cobrança é uma organização especializada em maximizar os recebimentos de seus contratantes através da recuperação de dívidas. Desse modo, isso é feito através de um bom planejamento, controle e execução de cobranças.

Assim, um escritório de cobrança poderá atuar em todo o processo ou apenas em parte dele. Isso dependerá da necessidade da empresa contratante e do modelo de trabalho da empresa de cobrança.

O que é uma empresa de cobrança e qual serviço ela oferece?

Portanto, um escritório de cobrança pode atuar em um, vários ou todos os níveis de operação, como:

  1. Elaboração de contratos e planejamento da régua de cobrança;
  2. Recuperação de dívidas e cobrança de inadimplentes;
  3. Execução de ação de cobrança judicial;
  4. Compras de dívidas (em valor reduzido) e tentativa posterior de recuperação;
  5. Assumindo a operação total de cobrança (desde a primeira notificação de pagamento até uma possível cobrança judicial).

2. Por que terceirizar as cobranças?

As organizações terceirizam a cobrança por diversos motivos:

  • Alta taxa de inadimplência e atrasos nos pagamentos;
  • Alta demanda operacional para executar cobranças;
  • Desorganização na gestão financeira;
  • Manter-se distante da cobrança com intenção de preservar a relação com o cliente.

Porém, a inserção de um agente entre a relação da sua empresa com o seu cliente pode ser perigosa. Apesar de muitas vezes ser uma ótima solução para a diminuição da inadimplência, podem surgir questões como:

  • Como a contratação de um escritório de cobrança afetará sua relação com os clientes?
  • Quanto vai custar a contratação de uma empresa de cobrança?
  • A contratação vai trazer o resultado esperado?

Esses questionamentos devem ser levados em consideração, pois uma contratação equivocada pode trazer efeito contrário, piorando os resultados, complicando sua gestão e, até mesmo, afetando negativamente a relação com os clientes e reputação da empresa.

Guia Prático para realizar Cobranças com Sucesso

3. Prós e Contras: Vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

A resposta não é tão simples como sim ou não. Os resultados alcançados com uma empresa de cobrança podem variar já que dependem da competência do escritório contratado e da real necessidade e encaixe da sua empresa com o serviço de cobrança.

Podemos falar que são PRÓS das empresas de cobrança:

  • Cobrança feita de forma organizada e metódica;
  • Inserção do cliente final em uma régua de cobrança;
  • Redução da taxa de inadimplência, consequente aumento do faturamento;
  • Redução da taxa de inadimplência;
  • Assessoria jurídica para formulação de contratos;
  • Assessoria jurídica em casos de cobrança judicial.

À primeira vista, os PRÓS nos enchem os olhos. Afinal, qual é a empresa que não quer receber em dia? No entanto, neste processo podem surgir alguns imprevistos. Então, podemos citar os seguintes CONTRAS:

  • Inserção de um agente na relação da sua empresa com o seu cliente e possível desgaste na relação com o cliente;
  • Falta de controle interno sobre as cobranças, comprometendo a operação da empresa caso seja necessário retomar a operação para execução interna;
  • Baixa qualidade do serviços prestados pela empresa contratada, não gerando os resultados esperados de aumento do faturamento e redução da inadimplência;
  • Alto custo para contratação do serviço.

Vale a pena contratar um escritório de cobrança?

No final das contas, tudo vai depender da sua realidade e da estratégia do negócio. Quanto maior a participação e responsabilidade do escritório de cobrança na sua gestão, maior será o custo do serviço – seja em valor absoluto ou em percentual cobrado por recuperação. Normalmente o percentual é ajustado de acordo com o vencimento da dívida: quanto mais antiga, maior será a taxa cobrada para recuperar o valor.

Portanto, é sempre bom lembrar que, qualquer investimento a ser feito, é importante analisar o ROI (retorno sobre investimento) e o custo de oportunidade, considerando sempre outras alternativas viáveis.

Assim sendo, para pequenas e médias empresas que trabalham com faturamento recorrente, alertamos para a  importância de ter uma boa estrutura interna, com contratos bem feitos e fluxos de cobrança eficientes. Geralmente, essas questões podem ser resolvidas internamente com menor custo, utilizando um bom sistema para cobranças.

Inclusive nesta etapa de elaboração de estratégia, pode ser contratado um escritório que ajude na estruturação do gerenciamento de cobranças. Depois, a operação roda internamente.

Contudo, após a execução interna, se o resultado não está satisfatório ou começa a fazer sentido terceirizar a operação, recomendamos a contratação de uma empresa de cobrança.

Recapitulando os prós e contras de um escritório de cobrança…

Prós e Contras de uma Empresa de Cobrança

4. Qual a melhor alternativa à terceirização da cobrança?

Um bom sistema de controle de cobranças e faturamento é uma ótima alternativa às empresas de cobrança. Esse tipo de sistema é bem acessível, de fácil implantação e possui fluxo de cobrança bem definido, otimizado e automático.

Portanto, apenas por usar o sistema, já é aplicada uma estrutura bem definida e otimizada para a operação das cobranças e faturamento. Isso elimina a necessidade de contratação de mais pessoal ou terceirização da cobrança.

Dessa forma, esses sistemas de gestão com régua de cobrança é ideal para negócios que preferem manter o controle das cobranças e recebimentos internamente, junto ao próprio departamento financeiro. Então, este tipo de solução é apropriado para empresas que emitem uma grande quantidade de cobranças.

Quando contratado um bom sistema de cobrança e feita uma boa implantação (onboarding), essa solução apresenta resultados e custos melhores do que a terceirização da cobrança.

Por exemplo, é assim que trabalha a Fatura Simples, uma alternativa para otimizar a cobrança e o faturamento. Através de um sistema online, inserimos cada um dos seus clientes em um fluxo de cobranças bem definido, com emissão automática de boletos, notas fiscais e faturas de serviço.

Ainda em dúvida sobre o que faz sentido para o seu negócio? Converse com um especialista Fatura Simples e descubra como conseguir ótimos resultados com uma gestão de cobranças bem feita.

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Recomendamos também, a leitura do artigo “Por que investir em um sistema de cobrança online?”

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