A Fatura de Serviço é item obrigatório para uma Gestão de Cobranças e Faturamento eficiente. Neste artigo você vai aprender do que ela se trata, a importância da sua emissão e como esse documento pode simplificar e melhorar o controle das contas na sua empresa.

Este texto abordará os seguintes tópicos:

  1. O que é uma Fatura de Serviço?
  2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças?
  3. Como é uma Fatura de Serviço completa?
  4. Como a fatura se relaciona com a gestão financeira?
  5. Qual a diferença entre fatura, nota fiscal (NF) e guia de cobrança (boleto)?
  6. Como simplificar o controle financeiro emitindo faturas de serviço?

1. O que é uma Fatura de Serviço?

Uma fatura de serviço nada mais é que o documento que detalha a transação comercial associada a um serviço prestado.

Além de mostrar profissionalismo e boa imagem perante o cliente, uma fatura bem feita é uma importante ferramenta para a Gestão de Cobranças e Faturamento por geralmente estar ligada à uma guia de cobrança, pagamento ou recebimento.

Modelo de Fatura de Serviço

2. A importância da emissão de faturas e como ela impacta na Gestão de Cobranças

Primeiramente, a emissão de faturas é importante para deixar claro entre a empresa e o cliente quais são os serviços contratados. Dessa forma, a fatura de serviço é um elemento de gestão importante em dois aspectos:

  • Para a contratada, a fatura é o elemento que discrimina e registra o serviço a ser prestado, permitindo melhor controle de contas a receber;
  • Para a contratante, com a fatura emitida, ela pode ser inserida nas contas a pagar, facilitando também a gestão de contas.

Como você pode perceber, para ambas as partes, a emissão da fatura é um elemento de “oficialização” do serviço, facilitando o controle de contas e alinhando as expectativas.

Função da Fatura de Serviço na Gestão de Cobranças

Por definição, a Gestão de Cobranças é o acompanhamento feito para cada fatura emitida até que ela seja devidamente paga. É por isso que ela também está ligada ao Faturamento.

Portanto, você pode perceber que, a emissão da fatura de serviço é o pontapé inicial para organizar as cobranças dentro da empresa, completando o ciclo de Gestão de Cobranças e Faturamento.

3. Quais informações devem constar em uma fatura de serviço completa?

Uma fatura deve conter obrigatoriamente:

  • Dados da prestadora de serviço (contratada):
    • Razão social;
    • CNPJ ou CPF;
    • Endereço;
    • Telefone;
    • E-mail.
  • Dados do tomador do serviço (contrante);
  • Informações sobre o serviço a ser prestado.
    • Serviço a ser prestado;
    • Data de aceite do serviço;
    • Início do serviço;
    • Quais e a quantidade de serviços que vão ser prestados (talvez seja em horas, número de consultores, dias trabalhados, módulos do projeto).

Exemplo de Fatura de Serviço

Alguma empresas podem elaborar um modelo de fatura de serviço em conjunto com a guia de cobrança/pagamento. Porém, este não é um caso obrigatório e por isso tratamos de fatura de serviço e guia de cobrança de maneira separadas.

Ainda assim, é possível elaborar ambos os documentos separados e enviá-los juntos, que é o que acontece na maioria dos casos. Por exemplo, quando sua empresa fecha um serviço, você enviará para o cliente uma mensagem (carta de cobrança) com a fatura de serviço e o boleto bancário (guia de cobrança/pagamento) em anexo.

Assista a este vídeo e veja como funciona uma Fatura de Serviço:

4. Como a Fatura de Serviço se relaciona com a Gestão Financeira?

As faturas se relacionam com a gestão financeira como elemento de entrada e saída.

Quando de entrada, o documento é emitido pelo contratado e enviado para o cliente. O documento enviado entra no fluxo de cobrança, sinalizando a conta a receber.

Quando de saída, para realizar qualquer pagamento é preciso ter uma fatura. Então, cada registro de saída (despesa) deve estar associado à uma fatura. Assim, a despesa poderá ser discriminada e pode ser conferida quando for preciso.

5. Diferença entre fatura de serviço, nota fiscal (NF) e guia de cobrança?

Apesar de serem relacionados, fatura, guia de cobrança e nota fiscal são coisas distintas. Para que esteja claro a função de cada um desses elementos da administração de empresas, definimos cada uma delas:

  • Nota Fiscal – documento fiscal emitido para controle de impostos pelo governo;
  • Guia de Cobrança – detalhamento do pagamento (quanto, como e quando deve ser feito);
  • Fatura de Serviço –  detalhamento da transação comercial (contratante, contratado, serviços, quantidade, data…);

Como comentamos em nosso artigo sobre nota fiscal (NF), este é um documento oficial junto às esferas governamentais para regularização no fisco. Dessa maneira, para cada fatura de serviço, uma NF deve ser emitida a parte.

Podem até existir casos que uma empresa utiliza a nota fiscal como fatura. Assim, enviam a nota fiscal (NF) junto com a guia de cobrança (um boleto bancário ou link para pagamento). Porém, indicamos sempre emitir as faturas, NF e guia de cobrança separadas.

6. Como simplificar a Gestão Financeira do negócio com foco na transação comercial?

A emissão de um fatura, por necessidade de regulação fiscal e organização financeira, requer a emissão conjunta de Nota Fiscal e Guia de Cobrança.

Assim, registrar todas as transações comerciais é o que vai garantir a organização necessária para você simplificar a sua gestão financeira. Quando falamos em simplicidade, não queremos citar o mais básico. Nesse caso, a simplicidade da gestão financeira vem da organização, facilitando as atividades diárias, controle das contas e geração de relatórios financeiros.

Portanto, para ter essa simplicidade que resulta em eficiência e eficácia, indicamos ter sempre como ponto central o controle da transação comercial. Assim, a partir das transações são geradas as faturas, notas fiscais e guias de pagamento.

Com os registros dos documentos citados acima, você terá registros que colaboram com o controle de cobranças e faturamento.

Transação Comercial = Emissão de Fatura -> Conta a Receber -> Cobrança

Fatura Simples é solução perfeita para Emissão e Gestão de Faturas

Durante todo o texto, você percebeu que falamos bastante em emissão de faturas e, associada à ela, a necessidade de também emitir outros tipos de documentos. Porém, vai se dar conta que emitir e controlar manualmente todos esses documentos será bastante trabalhoso e, até mesmo, ineficiente.

Quanto tempo você perde para emitir cada uma das suas faturas, notas e guias de pagamento? Se você perde mais tempo do que gostaria, chegou o momento de conhecer a Fatura Simples.

Somos uma plataforma de Gestão de Cobranças e Faturamento com emissão automática de faturas e todos os documentos acessórios (notas, boletos e cobranças). Dessa forma, eliminamos processos manuais e implementamos uma gestão com ponto central no controle da transação comercial (venda/prestação de serviço).

Através de um sistema online, inserimos cada uma das suas vendas registradas em um fluxo de cobranças (régua de cobrança) bem definido, com emissão de faturas de serviços, boletos e notas fiscais.

Veja como funciona nossa plataforma!

  1. Você realizou uma venda com sucesso!
  2. Registre a venda na Fatura Simples;
  3. A venda entra para seu controle financeiro e é emitido para o seu cliente a fatura, nota fiscal e guia de cobrança;
  4. Para cada venda registrada na Fatura Simples, nossa plataforma aplica a régua de cobrança definida por você em alguns cliques.

Dessa forma, imagine um cenário de uma associação, onde você tem por volta de 100 associados. Para emitir mensalmente 100 faturas (neste caso sua fatura será a mensalidade dos associados) e ainda aplicar a sua régua de cobrança será bastante trabalhoso fará isso manualmente.

Utilizando a Fatura Simples, enquanto você foca seu tempo em fechar novas vendas, nossa solução cuida da Gestão de Cobranças e Faturamento do seu negócio. Além da plataforma, você terá uma equipe de suporte para tirar todas as suas dúvidas.

Ainda não sente a necessidade de contratar uma plataforma para emitir faturas? Baixe nosso modelo de fatura de serviço grátis!

Modelo de Fatura de Serviço

Escreva um comentário

Share This