Um bom modelo de carta de cobrança é o principal elemento de uma régua de cobrança eficaz. Além disso, é essencial para a gestão de cobranças e faturamento, pois é através desta ferramenta que você estabelece uma comunicação clara e objetiva com o seu cliente.

Você vai precisar de modelos de carta de cobrança para o momento logo após o fechamento de uma venda até os momentos de uma possível cobrança de dívida. Portanto, neste texto escrevemos sobre estes conceitos que envolvem as melhores maneira de fazer uma cobrança através de:

Utilizamos o e-mail como a principal forma de comunicação por considerar o meio mais completo. Eles têm boa estrutura para a visualização e acompanhamento das cobranças.

Porém, lembre-se que as cartas de cobranças podem ser adaptadas para outros formatos que sua empresa ache conveniente, como por exemplo: SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e até mesmo Carta Registrada com AR (aviso de recebimento).

Quer saber mais sobre cartas de cobrança?

Exemplo de Régua de Cobrança

Lembrando que a régua de cobrança é um fluxo de mensagens dividido por etapas. O objetivo desse processo de cobrança é de maximizar o faturamento e reduzir a inadimplência  através de uma comunicação clara e objetiva com o cliente.

O objetivo deste fluxo de cobrança é manter sua fatura em aberta no topo das prioridades de pagamento do seu cliente. Para cada etapa da régua de cobrança, será necessário uma carta com linguagem específica.

Exemplo de Régua de Cobrança/Etapas da Régua de Cobrança

Modelos de Carta de Cobrança

Considerando o modelo de régua de cobrança acima, desenvolvemos as seguintes cartas de cobrança:

  1. Resumo de Venda/Fatura de Serviço;
  2. Alerta de Vencimento;
  3. Cobrança Amigável;
  4. Atraso no Pagamento;
  5. Pagamento Pendente;
  6. Notificação de Inadimplência;
  7. Alerta de Suspensão de Serviço/Ação de Cobrança Judicial.

Portanto, as cartas de cobrança estarão no fluxo de cobrança da seguinte maneira:

Régua de Cobrança relacionada com os modelos de carta de cobrança

Antes de tudo, é importante lembrá-los que em todos os modelos de carta de cobrança devem sempre constar os seguintes dados:

  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis;
  • Data de Vencimento.

Portanto, o que muda em cada carta é sempre o tom da mensagem, levando em consideração cada momento da régua de cobrança.

1. Resumo da Venda/Fatura de Serviço

A fatura de serviço nada mais é do que um documento comercial que representa a compra, uso ou aquisição de algo que deve ser pago. A fatura é emitida sempre pela empresa e geralmente é acompanhada do meio para o pagamento (boleto, conta para depósito ou link para pagamento via cartão de crédito) e nota fiscal eletrônica.

Podemos dizer que este modelo de carta de cobrança é a base para todas as outras cartas. Ao analisar cada exemplo de carta de cobrança neste artigo, você verá que, todas as cartas subsequentes, se baseiam na carta “Resumo da Venda”.

Após o fechamento da venda, o cliente precisa receber o resumo da venda, com detalhes da fatura e guia de cobrança. Assim, seu cliente terá em mãos todas as informações necessárias para identificação da venda e para realizar seu pagamento dentro do prazo.

Resumo da Venda/Carta de Cobrança

2. Alerta de Vencimento | Próximo ao vencimento da Fatura

Antes do vencimento da fatura, deve-se enviar um lembrete de vencimento. Essa etapa é importante para evitar atrasos no pagamento, principalmente por esquecimento da fatura.

Neste momento, a carta de cobrança é enviada de 1 a 2 dias antes da data de vencimento da fatura.

Alerta de Vencimento/Carta de Cobrança

3. Cobrança Amigável | Pequeno atraso no pagamento

Trata-se de um modelo de carta de cobrança sutil. Muitas vezes, o cliente atrasa por distração ou falta de organização. Então, ele pode interpretá-lo mal caso você seja muito incisivo na cobrança ou diga expressamente que ele “está devendo”.

Nesta carta a comunicação deve focar na conciliação, já que é o melhor caminho para ambas as partes. Sendo assim, devem conter também as condições para a quitação dos débitos.

Esse modelo é eficaz com clientes bem intencionados e favorece a manutenção de uma boa relação com o cliente.

Cobrança Amigável/Carta de Cobrança

4. Atraso no Pagamento | Mais de 1 semana de atraso

A segunda notificação de atraso de pagamento, após a cobrança amigável, deve ser mais clara e direta.

Esse modelo deve destacar o atraso no pagamento da fatura, assim como também conter todos os detalhes da fatura e guia de cobrança.

Atraso no Pagamento/Carta de Cobrança

5. Pagamento Pendente | Após 2 ou mais semanas de atraso

Nessa situação, informa-se que os pagamentos referentes a determinado título ainda não foram detectados pela empresa. O remetente enfatiza a importância da quitação do débito e se prontifica a conversar com o responsável a respeito dos motivos pelo atraso.

O prazo para regularizar a situação deve ser expresso, assim como as consequências legais do não cumprimento do mesmo. Por ser mais incisivo, esse modelo também pede uma observação ao final de que deve ser desconsiderado caso o pagamento já tenha sido realizado.

Pagamento Pendente/Carta de Cobrança

6. Notificação de Inadimplência | Mais de 1 mês de atraso

Nesse modelo de carta de cobrança, a empresa notifica o cliente de que há um pagamento pendente.

É necessário deixar claro que o contato ou comparecimento do cliente para o acerto é imprescindível, já que a não quitação poderá levar às providências legais, como protesto em cartório ou ação de cobrança judicial, após determinada quantidade de dias passados do vencimento.

É importante também incluir uma observação ao final para que o cliente desconsidere totalmente a carta e também entre em contato caso o título em questão já tenha sido quitado.

Notificação de Inadimplência/Carta de Cobrança

7. Alerta de Suspensão de Serviço e/ou Ação de Cobrança Judicial | Mais de 1 mês e 15 dias de atraso

Chegou o momento de comunicar ao seu cliente sobre o encaminhamento da cobrança judicial ou protesto de título em cartório, além de uma possível negativação em SPC/ SERASA. Nessa etapa da cobrança é comum que o interesse em pagar aumente.

Além disso, pode-se mencionar também a suspensão dos serviços caso seja aplicável ao seu caso. Esta pode acontecer em diferentes momentos a depender do tipo de contratação.

Alerta de Suspensão de Serviço-Ação de Cobrança Judicial/Carta de Cobrança


É importante lembrar que cada etapa na sua empresa pode não ser exatamente a mesma que comentamos aqui, uma vez que alguns aspectos podem variar de acordo com o contrato firmado entre as partes.

Ademais, qualquer que seja o modelo de carta de cobrança, normalmente, elas são enviadas ao cliente via e-mail com solicitação de confirmação. Ou seja, para cada momento do fluxo de cobrança da sua empresa, deve-se usar uma carta específica.

Ferramentas auxiliares para a Gestão de Cobranças

Para te auxiliar na implementação da régua de cobrança e criação das cartas de cobrança, recomendamos duas ferramentas auxiliares. Elas irão fazer toda a diferença na organização e gestão de cobranças. São elas:

  • MailTrack;
  • Planilha de Gestão de Cobranças.

MailTrack

O MailTrack é uma ferramenta extremamente útil e serve para saber se os emails enviados foram abertos. Por meio deste software gratuito, você é habilitado a visualizar em tempo real quando seus e-mails são abertos. Assim, você tem melhor controle de quais mensagens foram entregues e abertas com sucesso.

Planilha de Gestão de Cobranças

A nossa planilha de Gestão de Cobranças não pode faltar! Com ela você aumenta a sua produtividade e controle para sua empresa; além de ter mais praticidade e tempo para você.

Com ela você poderá:

  • Cadastrar clientes e vendas;
  • Ter uma régua de cobrança, controle de vencimentos e um destaque automático de mensalidades vencidas;
  • Controlar boletos e notas fiscais emitidas.

Fatura Simples: solução para automatizar sua régua de cobrança

Imagine uma empresa que tem um bom modelo carta de cobrança e não sabe os melhores momentos para enviá-las. Da mesma forma, imagine uma empresa que tem uma régua de cobrança bem definida mas não tem modelos de carta de cobrança apropriados.

Como você pode ver, uma gestão de cobranças eficaz depende do alinhamento entre estes dois elementos: a carta de cobrança e a régua de cobrança. Portanto, tê-los bem definidos, integrados e otimizados é essencial para garantir o máximo de recebimentos em dia.

Parece complicado, mas pode ser bem simples! Imagine uma solução que já tem todas essas cartas de cobrança prontas e a cada venda que você faz elas são enviadas automaticamente, já com todos os dados preenchidos. Essa mesma solução identifica o pagamento e te envia um relatório com o detalhamento de cada cobrança e em que situação se encontram.

A Fatura Simples é essa solução! Temos um sistema online, acessível de qualquer lugar, e uma equipe especialista para implantar e prestar suporte. Você terá tudo o que é necessário para integrar e otimizar sua gestão de cobranças e faturamento. Assim, tiramos sua preocupação da execução da cobrança e você economiza tempo para que tenha foco nos resultados da sua gestão.

Além disso, nossa plataforma ainda conta com integrações para emissão de nota fiscal eletrônica, boleto bancário e pagamento eletrônico através do cartão de crédito. Quer entender melhor como funciona? Solicite uma conversa com nossos especialistas!


Conseguiu entender qual a função das cartas de cobrança e pensar num modelo ideal para o seu negócio? Faça o download gratuito do nosso Guia Prático de Cobranças de Sucesso e receba um kit com modelos de carta de cobrança.

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